Hồi kết của PDF? Tại sao tài liệu động là tương lai của doanh nghiệp

Giống như một người bạn cũ, PDF vẫn luôn có mặt bất cứ khi nào bạn cần: bạn mở tệp, ký tên (nếu bạn sử dụng phần mềm phù hợp) rồi gửi lại mà không cần in ra.

Tuy nhiên, bạn sẽ không thể làm được nhiều việc khác. Đó là vì Adobe, người tạo ra định dạng này, đã thiết kế PDF cho một thời điểm hoàn toàn khác, đó là năm 1993 chứ không phải năm 2025.

Vấn đề lớn ở đây là PDF có tính chất hoàn toàn tĩnh. Sau khi tạo ra, người dùng có thể rất khó thay đổi tệp hoặc bất kỳ nội dung nào trong tệp. Cứ như là mọi thứ đều bị đóng băng từ khi đó.

Vậy đâu là giải pháp thay thế?

Nguồn cơn khiến PDF trở thành vấn đề

Hiện nay, PDF dường như không quan trọng lắm, nhưng định dạng này đã tạo ra một cuộc cách mạng khá lớn khi mới ra mắt. Nhờ định dạng phổ biến và khả năng hiển thị đáng tin cậy, PDF đảm bảo mọi nội dung trong tài liệu, bao gồm văn bản, hình ảnh, bố cục, v.v., đều hiển thị như nhau trên bất cứ màn hình nào.

Tuy nhiên, theo thời gian, nhu cầu kinh doanh đã phát triển vượt xa những gì PDF có thể mang lại. Đó là do việc cập nhật PDF, một định dạng tệp tĩnh, vừa khó làm vừa tốn thời gian.

Các trình chỉnh sửa PDF như Lumin chắc chắn có thể giúp ích trong nhiều trường hợp, nhưng ngay cả những công cụ này cũng có một số điểm hạn chế và bạn có thể sẽ không thay đổi được bố cục hoặc định dạng phức tạp hơn. Ngoài ra, việc dành quá nhiều thời gian để chỉnh sửa PDF theo cách thủ công đồng nghĩa với khả năng quản lý tài liệu yếu kém (đây là nguyên nhân dẫn đến 21,3% trường hợp mất năng suất).

Một vấn đề khác với PDF là loại tệp này không có sẵn khả năng kiểm soát phiên bản, khiến việc theo dõi các nội dung chỉnh sửa do nhóm của bạn thực hiện trở nên khó khăn.

Điều gì khiến một tài liệu có tính động?

Nhiều người dùng có thể liên tục cập nhật tài liệu động trên nhiều thiết bị và các nội dung thay đổi luôn hiển thị theo thời gian thực. Ví dụ về tài liệu động có thể kể đến bài viết trên Wikipedia hoặc tài liệu trên Google Tài liệu. Cả hai thứ này đều dễ chỉnh sửa và chia sẻ. Chúng có khả năng kiểm soát phiên bản giúp theo dõi mọi nội dung chỉnh sửa được thực hiện.

Vậy tài liệu động hoạt động như thế nào trong thực tế?

Giả sử bạn muốn cập nhật một hợp đồng hoặc thỏa thuận pháp lý khác. Thay vì phải mất công tạo lại tài liệu đó từ đầu, bạn có thể sửa đổi bao nhiêu thứ cũng được, từ việc điều chỉnh một vài dòng văn bản đến việc thay đổi toàn bộ định dạng.

Tất cả những điều này cho phép bạn xử lý tài liệu linh hoạt hơn, cũng như có thể tiết kiệm thời gian và chi phí.

Tài liệu tĩnh và tài liệu động không loại trừ lẫn nhau. Thay vào đó, các khái niệm "tĩnh" và "động" cùng tồn tại và một số tài liệu có cả hai yếu tố này. Chúng được gọi là tài liệu bán động.

Một tài liệu thực sự có tính động phải đáp ứng những tiêu chí sau:

• Dễ chỉnh sửa mà không cần đến phần mềm bổ sung hoặc đòi hỏi nhiều kỹ năng kỹ thuật
• Tích hợp với tất cả các loại hệ thống trong doanh nghiệp của bạn
• Có tính năng cộng tác, chẳng hạn như người dùng có thể để lại bình luận
• Kết hợp khả năng hỗ trợ dựa trên AI để tạo và chỉnh sửa tài liệu
• Theo dõi các thay đổi và duy trì lịch sử của các thay đổi đó

Lợi ích của tài liệu động

Tài liệu động có một số ưu điểm như sau:

• Tiết kiệm thời gian: Chuyển sang tài liệu động là một cách để tự động hóa quy trình quản lý tài liệu của bạn. Nghiên cứu cho thấy việc tự động hóa tài liệu có thể giúp bạn tiết kiệm tới 82% thời gian khi tạo hợp đồng và các tài liệu pháp lý khác.
• Giảm thiểu lỗi: Tự động cập nhật, theo dõi các thay đổi cùng những tính năng khác trong tài liệu động có thể giảm thiểu lỗi do con người gây ra ở mức độ nào đó.
• Tính nhất quán: Tài liệu động tự động điền thông tin mới nhất, đảm bảo tính nhất quán trong tất cả các tài liệu được liên kết với cùng một nguồn dữ liệu.
• Cộng tác: Nhiều thành viên trong nhóm có thể đồng thời làm việc trên cùng một tài liệu động.
• Tích hợp: Tài liệu động có thể đồng bộ hóa với hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM) và các công cụ khác, đồng nghĩa với việc mọi người đều có thể tiếp cận thông tin mới nhất.

Chuyển đổi tài liệu từ tĩnh sang động

Giờ đây, bạn có thể chuyển đổi tài liệu tĩnh, không thể chỉnh sửa thành tài liệu động, đồng thời cập nhật cũng như tùy chỉnh tài liệu này theo ý muốn.

Các công cụ tạo và chỉnh sửa thỏa thuận dựa trên AI, chẳng hạn như AgreementGen của Lumin, sẽ thực hiện mọi phần việc khó cho bạn, tự động nhận dạng và chuyển đổi văn bản tĩnh thành các trường tương tác trên biểu mẫu. Trợ lý AI sẽ hướng dẫn bạn cách làm khi bạn chỉnh sửa tài liệu như PDF cũ, giúp việc quản lý tài liệu trở nên dễ dàng hơn nhiều so với trước đây.

Tất cả điều này có nghĩa là dù thiếu kỹ năng kỹ thuật, bạn vẫn có thể sửa đổi, biến đổi và thiết kế lại tất cả các tài liệu cũ đã tồn tại nhiều năm trong doanh nghiệp của mình.

Tương lai của tài liệu doanh nghiệp

Các công cụ dựa trên AI không chỉ chuyển đổi PDF tĩnh thành tài liệu động, tương tác và thông minh mà còn có thể xây dựng các thỏa thuận pháp lý chuyên nghiệp từ đầu, bao gồm cả thỏa thuận không tiết lộ (NDA) và hợp đồng dịch vụ. Trợ lý AI sẽ đưa ra các gợi ý thông minh về điều khoản, khoản mục và ngôn từ để bạn có thể đáp ứng các tiêu chuẩn kinh doanh cũng như tuân thủ các yêu cầu trong ngành.

Đây mới chỉ là sự khởi đầu. Thử tưởng tượng những việc AI có thể làm để tạo và chỉnh sửa tài liệu trong 5 hoặc 10 năm nữa. Dù không ai đoán trước được tương lai, chúng ta vẫn có thể mong chờ viễn cảnh về sự gia tăng cộng tác, tích hợp và tự động hóa.

Chuyển từ tài liệu tĩnh sang tài liệu động

PDF vẫn được sử dụng phổ biến, tuy nhiên tài liệu động đang trở thành lựa chọn ưa thích cho những công ty muốn có khả năng cộng tác, tùy chỉnh và sự linh hoạt. Với công cụ phù hợp, bạn có thể chuyển đổi tất cả các tệp PDF cũ, không thể chỉnh sửa thành tài liệu có giá trị và thông minh hơn nhiều cho doanh nghiệp của mình. Bạn vẫn có thể giữ nguyên nội dung cũ mà không cần bận tâm đến các định dạng khó xử lý và quy trình làm việc quá phức tạp.

AgreementGen, hiện đang trong giai đoạn thử nghiệm, biến tài liệu tĩnh thành công cụ thúc đẩy tăng trưởng kinh doanh. Bạn có thể nhập các tệp PDF hiện có vào không gian làm việc thông minh của AgreementGen rồi chuyển đổi tệp thành tài liệu động, dễ chỉnh sửa và tùy chỉnh.

Chúng tôi muốn nhận được ý kiến đóng góp của người dùng về trải nghiệm sử dụng AgreementGen cũng như cách chúng tôi có thể cải thiện sản phẩm này.

Dùng thử AgreementGen miễn phí ngay hôm nay và xem bạn có thể tiết kiệm được bao nhiêu thời gian.