Comment sécuriser les documents en ligne

Le partage de fichiers fait partie intégrante et incontournable de notre quotidien. Que vous signiez un contrat de location, intégriez de nouveaux clients ou téléchargiez une newsletter, il n'a jamais été aussi simple de partager des fichiers avec des personnes de confiance… ou pas.

Certains de ces fichiers peuvent être sensibles. Pas de panique ! Vous pouvez les protéger.

Comment sécuriser vos fichiers

Les documents internes, relevés financiers et tout autre fichier contenant des informations personnelles doivent absolument être protégés. Voici cinq actions à adopter pour garder vos documents protégés par mot de passe :

1. Protégez les fichiers importants par mot de passe

Il est possible de chiffrer un document Word, mais un PDF protégé par mot de passe est encore plus sûr. Adobe Acrobat est le logiciel le plus connu pour cette fonction de protection, mais si vous le trouvez trop cher (au moment de rédiger ce texte, il coûte 19,99 $ par mois), il existe des alternatives gratuites : CleverPDF et PDFEncrypt en sont deux exemples.

2. Faites des copies de sauvegarde

Parfois, ce n’est pas la cybercriminalité qu’il faut craindre, mais les catastrophes naturelles. Si le disque dur de votre ordinateur est endommagé, que ce soit à cause d'un incident naturel, d’un cambriolage ou simplement d’une erreur humaine, il vous faudra des sauvegardes de vos fichiers.

Un système de stockage dans le cloud comme Google Drive, Dropbox ou Lumin est idéal, car il permet de savoir qui a accédé à vos fichiers et s’ils ont été partagés. Si vous privilégiez une option physique, copiez vos fichiers sur un autre disque dur et stockez-le dans un lieu différent.

3. Utilisez les signatures électroniques

Vous souvenez-vous de l’époque où il fallait imprimer, scanner et envoyer un document pour qu’un client le signe, puis qu’il le réimprime, le signe et vous le renvoie ? Tant d’opportunités pour que vos données sensibles soient interceptées par e-mail ou traînent sur papier.

Grâce aux signatures électroniques, vous pouvez désormais conserver vos documents sur des serveurs cloud sécurisés et les signer électroniquement sans rien avoir à télécharger.

4. Mettez en place des politiques internes

L’établissement de politiques internes partagées sur la gestion des fichiers renforce considérablement la sécurité à l’échelle de l’entreprise. Parmi les mesures à appliquer :

• Tous les documents sensibles doivent être protégés par mot de passe ou disposer d’un filigrane ajouté au PDF
• L’accès aux fichiers sera révoqué pour les anciens employés
• Des sauvegardes des documents importants doivent être réalisées

Comment sécuriser un PDF

Il existe des centaines de services pour les PDF : Adobe Acrobat, Sejda, DocuSign, Lumin, et bien d’autres. Créer un PDF n'a rien de compliqué, mais comment garantir leur sécurité ?

1. Protocole de transfert de fichiers (FTP)

Le FTP est l’un des moyens originaux de transférer des données sur des réseaux, et il reste utilisé aujourd’hui pour son efficacité et sa fiabilité. Il vous faudra un serveur FTP comme Hostinger. L’expéditeur et le destinataire doivent disposer des identifiants de connexion pour accéder aux fichiers.

Le FTP est particulièrement utile pour les gros fichiers, les formats atypiques ou les données anciennes.

2. Stockage cloud

Les services de stockage cloud sont sans doute la méthode de partage de fichiers la plus courante de nos jours. Vous en utilisez probablement déjà un : Google Drive, Dropbox et Amazon Web Services en sont des exemples. Il vous suffit de téléverser vos données sur le service, et d’autres utilisateurs peuvent alors télécharger vos PDF sur leur propre appareil. Même s’il existe différents niveaux d’autorisations sur les fichiers, les données restent hébergées par un tiers.

3. E-mail

Souvent oublié, l’e-mail peut aussi servir au partage de fichiers ! À chaque fois que vous joignez un document à un e-mail, vous transférez des données sur internet.

Envoyer des fichiers par e-mail est idéal pour les fichiers légers ou ceux nécessitant des informations complémentaires.

4. Stockage amovible

Là, on fait un bond dans le passé. Lorsque le transfert réseau n’est pas possible, il reste la bonne vieille clé USB (ou flash drive). Plus pratique qu’une disquette, non ? Il suffit de copier les données sur la clé, de la débrancher, puis de la brancher sur l'ordinateur de destination.

Restez vigilant

Si vous n’avez pas encore réfléchi à la sécurité de vos données et documents, c’est le moment. Vos clients l’exigent, et c’est indispensable pour maintenir la crédibilité de votre entreprise. Si un pirate a accès à vos documents ou à ceux de vos clients, votre réputation professionnelle pourrait en souffrir.

Pour tester Lumin comme solution de protection de vos données, cliquez ici.