Compartir archivos es una parte integral e inevitable de la vida de la mayoría de nosotros. Ya sea que estés firmando un contrato de alquiler, incorporando nuevos clientes o descargando un boletín, hoy es más fácil que nunca compartir archivos con personas en quienes confías, e incluso con quienes no.
Algunos de esos archivos pueden ser sensibles. ¡No te preocupes! Puedes protegerlos.
Cómo proteger tus archivos
Los documentos internos, registros financieros y cualquier otro documento que contenga información personal identificable deben mantenerse seguros. Aquí tienes cinco cosas que debes hacer para mantener tus documentos protegidos con contraseña:
1. Protege con contraseña los archivos importantes
Es posible encriptar un documento de Word, pero un PDF protegido con contraseña es incluso más seguro. Adobe Acrobat es el software más conocido por su herramienta de protección con contraseña, pero para quienes lo consideran muy caro (al momento de escribir esto, cuesta $19,99 al mes), existen opciones gratuitas: CleverPDF y PDFEncrypt son dos ejemplos.
2. Guarda copias de seguridad
A veces no es el cibercrimen lo que debemos temer, sino los desastres naturales. Si el disco duro de tu ordenador se rompe, ya sea por una catástrofe, un robo o simplemente un error humano, necesitarás copias de seguridad de tus archivos.
Un sistema de almacenamiento en la nube como Google Drive, Dropbox o Lumin es ideal, porque puedes rastrear quién accedió a tus archivos y si se compartieron o no. Sin embargo, si buscas una opción más física, puedes copiar tus archivos en otro disco duro y guardarlo en una ubicación diferente.
3. Usa firmas electrónicas
¿Recuerdas cuando necesitabas la firma de un cliente y tenías que imprimir, escanear y enviar un documento? Ellos, a su vez, tenían que imprimirlo, firmarlo y devolvértelo. Había muchas oportunidades de que tu información sensible se viera expuesta a través del correo electrónico o se quedara olvidada en papel.
Gracias a las firmas electrónicas, ahora puedes mantener tus documentos en servidores en la nube seguros y firmarlos electrónicamente sin necesidad de descargar nada.
4. Implementa políticas internas
Establecer políticas a nivel empresa sobre el intercambio de archivos es una excelente manera de mantener la seguridad de todos alineada. Algunas políticas que podrías establecer incluyen:
- Todos los documentos sensibles deben estar protegidos con contraseña
- El acceso a archivos será revocado a los exempleados
- Se deberán realizar copias de seguridad de la documentación importante
Cómo proteger un PDF
Existen cientos de servicios para PDF: Adobe Acrobat, Sejda, DocuSign, Lumin, y la lista continúa. Seguro que no tienes problema en crear un PDF. Pero, ¿cómo mantenerlos seguros?
1. Protocolo de Transferencia de Archivos (FTP)
FTP fue uno de los primeros métodos para transferir datos en redes, y sigue utilizándose hoy en día por su eficiencia y fiabilidad. Necesitarás usar un servidor FTP, como Hostinger. Tanto el remitente como el receptor necesitan los datos de acceso al servidor para acceder a los archivos.
El uso de FTP es especialmente útil para archivos grandes, tipos de archivos inusuales o datos heredados.
2. Almacenamiento en la nube
Los servicios de almacenamiento en la nube son, posiblemente, el método más común para compartir archivos hoy en día. Probablemente ya utilices alguno: Google Drive, Dropbox y Amazon Web Services son algunos ejemplos. Simplemente sube tus datos al servicio, y otros usuarios pueden descargar tus PDF en sus propios dispositivos. Aunque los usuarios pueden decidir los niveles de permisos para los archivos, todos los datos están alojados por una fuente externa.
3. Correo electrónico
Este método suele pasar desapercibido, ¡pero el correo electrónico también sirve para compartir archivos! Cada vez que adjuntas un documento a un correo electrónico, estás transfiriendo datos a través de Internet.
Enviar archivos por correo electrónico es ideal para archivos pequeños o aquellos que requieran información adicional.
4. Almacenamiento extraíble
Ahora nos ponemos nostálgicos. Cuando la transferencia a través de red no es una opción, siempre puedes confiar en un buen USB, también conocido como pendrive. Son más fáciles de usar que un disquete, ¿verdad? Simplemente copia los datos en el USB, desconéctalo y conéctalo al ordenador de destino.
Mantente seguro
Si aún no te has planteado la seguridad de tus datos y documentos, ahora es el momento. Tus clientes lo exigen y es fundamental para proteger la integridad de tu empresa. Si los hackers acceden a tus documentos o los de tus clientes, tu reputación profesional podría verse afectada.
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