Qu’est-ce que la reconnaissance optique de caractères et comment ça fonctionne ?

Qu’est-ce que l’OCR ?

La Reconnaissance Optique de Caractères (OCR) est une technologie qui convertit le texte imprimé ou manuscrit, ou les images, en formats numériques. Cela signifie que si vous écrivez sur une page et la scannez, vous pouvez toujours rechercher, stocker et modifier ces notes comme si vous les aviez rédigées dans un simple traitement de texte.

Imaginez que vous avez un document imprimé que vous souhaitez scanner et mettre en ligne au format numérique. Cependant, il ne suffit pas de scanner la copie papier pour rendre votre écriture manuscrite lisible par un ordinateur. Vous ne pourrez pas modifier vos griffonnages – juste les regarder avec nostalgie.

Sauf si vous aimez bricoler en ajoutant des zones de texte à la place d’un véritable outil d’annotation (et si vous tombez sur ce blog, c’est probablement que ce n’est pas le cas), il vous faudra utiliser la technologie OCR.

Les atouts de l’OCR

Rendez vos documents consultables

Comme évoqué plus haut, éditer ou annoter du texte manuscrit sur ordinateur est une tâche ingrate. Sans la technologie OCR, vous ne pourrez pas utiliser les outils d’édition PDF qui rendent des logiciels comme Lumin si pratiques. Les outils comme la signature, les annotations et les champs à remplir simplifient la gestion administrative. Ils éliminent le temps, l’effort et le coût liés à la saisie manuelle des données et des textes.

Si vous passez vos documents par un convertisseur OCR, vos notes manuscrites peuvent soudainement être lues et modifiées par des machines ! Vous pouvez maintenant utiliser Ctrl+F sur votre carnet pour retrouver la note précise que vous recherchez.

Rendez les images éditables

Des éléments de design comme des photos, graphiques et nuages de mots rendent les PDF plus attrayants, mais peuvent être codés en dur. Cela signifie qu’ils ne sont pas lisibles par un traitement de texte, rendant difficile la détection d’erreurs ou la lecture efficace du texte. 

La technologie OCR peut extraire et identifier ces éléments codés en dur, rendant possible l’édition des éléments graphiques directement sans devoir revenir au fichier d’origine et le recharger.

Continuez à prendre vos notes à la main

Bien que le lieu de travail numérique soit désormais largement adopté, le manuscrit a toujours sa place. Prendre des notes et des idées à la main peut être très bénéfique. Cela paraît plus naturel, et de nombreuses études montrent que l’écriture manuscrite favorise la concentration et améliore la mémorisation par rapport à la frappe. 

Mais il y a un inconvénient majeur : intégrer ses notes manuscrites dans des flux de travail de plus en plus (voire totalement) numériques. Retaper ses notes manuscrites prend du temps et les erreurs sont fréquentes, ce qui peut décourager.

Un des grands avantages de l’OCR est qu’elle peut reconnaître et extraire les données des textes manuscrits pour qu’ils soient lisibles au format électronique – vous pouvez donc continuer à dessiner et annoter à volonté.

Comment fonctionne l’OCR ?

Le fonctionnement précis de l’OCR est un peu complexe. Mais il y a deux grandes façons de procéder pour les logiciels OCR : 

Reconnaissance de formes

L’algorithme OCR a été préalablement programmé avec une variété de polices, d’images et d’échantillons de textes afin de reconnaître, isoler et convertir les caractères. Cette méthode fonctionne mieux pour les textes manuscrits, car le logiciel peut ne pas reconnaître des polices personnalisées.

Détection de caractéristiques

La plupart des logiciels OCR modernes utilisent la détection de caractéristiques, où l’utilisateur peut programmer le logiciel pour qu’il détecte des éléments spécifiques des lettres ou caractères (lignes courbes ou droites, lignes inclinées, etc.) afin de scanner et convertir le texte avec précision.

La technologie OCR existe sous forme de logiciel autonome ou intégrée à des programmes comme des navigateurs web ou des lecteurs de documents. Cela signifie que, tant que vous disposez d’une solution qui peut ouvrir des fichiers documents et intégrer la technologie OCR, vous possédez tout ce dont vous avez besoin pour démarrer.

OCR et la boîte à outils Lumin

En plus d’être un éditeur PDF en ligne (et hors ligne) et une solution de stockage cloud, Lumin utilise la technologie OCR pour :

• Modifier les documents plus rapidement et plus efficacement
• Rendre les PDF consultables et faciliter l’édition de fichiers longs et denses en texte
• Scanner et télécharger des documents qui pourront ensuite être modifiés et enregistrés dans vos dossiers Lumin

Tous les utilisateurs Lumin peuvent accéder à l’outil OCR en se rendant sur notre sous-site Lumin Tools. Inscrivez-vous simplement pour créer votre compte gratuit puis sélectionnez l’onglet « OCR » dans le menu supérieur. Cliquez sur « Commencer » et chargez votre PDF depuis votre disque local ou une plateforme cloud de votre choix pour lancer le processus OCR. Une fois le traitement terminé, cliquez sur « télécharger » ou enregistrez le fichier sur Google Drive ou Dropbox.

Maintenant que votre document PDF est entièrement activé, vous pouvez profiter de toute la suite d’outils d’annotation et d’édition de Lumin. Consultez notre boîte à outils complète pour découvrir comment Lumin peut décupler l’efficacité documentaire pour votre équipe ou votre organisation.