Como proteger documentos online

O compartilhamento de arquivos é uma parte fundamental e inevitável da vida da maioria de nós. Seja ao assinar um contrato de aluguel, integrar novos clientes ou baixar um boletim informativo – está mais fácil do que nunca compartilhar arquivos com pessoas de sua confiança, e até mesmo com quem você não confia.

Alguns desses arquivos podem ser confidenciais. Não se preocupe! Você pode protegê-los.

Como proteger seus arquivos

Documentos internos, registros financeiros e quaisquer outros arquivos que contenham informações pessoais identificáveis devem sempre ser mantidos em segurança. Aqui estão cinco práticas que você deve adotar para proteger seus documentos:

1. Proteja arquivos importantes com senha

É possível criptografar um documento do Word, mas um PDF protegido por senha é ainda mais seguro. Adobe Acrobat é o software mais conhecido por essa funcionalidade, mas para quem acha caro (no momento da escrita, custa US$19,99 por mês), existem opções gratuitas: CleverPDF e PDFEncrypt são dois exemplos.

2. Faça cópias de segurança

Às vezes, o perigo não são crimes cibernéticos, mas sim desastres naturais. Caso o disco rígido do seu computador estrague, seja por obra do acaso, arrombamento ou erro humano, você precisará ter backups dos seus arquivos.

Um sistema de armazenamento em nuvem como Google Drive, Dropbox ou Lumin é o ideal, pois permite acompanhar quem acessou seus arquivos e se foram compartilhados. No entanto, se você preferir uma opção mais física, é possível copiar seus arquivos para outro HD e armazená-lo em um local diferente.

3. Use assinaturas eletrônicas

Lembra quando era necessário a assinatura do cliente e você precisava imprimir, escanear e enviar o documento; depois ele tinha que imprimir, assinar e devolver? Eram várias oportunidades para que informações sensíveis fossem acessadas por e-mail ou se perdessem em papéis por aí.

Com as assinaturas eletrônicas, agora você pode manter seus documentos em servidores seguros na nuvem e assiná-los eletronicamente sem precisar baixar nada.

4. Implante políticas internas

Políticas corporativas para compartilhamento de arquivos são ótimas para garantir a segurança da empresa de forma padronizada. Exemplos de políticas que você pode adotar:

• Todos os documentos sensíveis devem estar protegidos por senha
• Ex-funcionários terão o acesso a arquivos revogado
• Devem ser feitos backups de toda documentação importante

Como proteger um PDF

Existem centenas de serviços para PDF: Adobe Acrobat, Sejda, DocuSign, Lumin, entre outros. Temos certeza de que criar um PDF não é um problema para você. Mas como mantê-los protegidos?

1. Protocolo de Transferência de Arquivos (FTP)

FTP foi um dos primeiros métodos para transferência de dados em redes e ainda é utilizado hoje em razão da eficiência e confiabilidade. Para utilizá-lo, é necessário um servidor FTP, como o Hostinger. Remetente e destinatário precisam ter os dados de acesso do servidor para trocar os arquivos.

FTPs são especialmente úteis para arquivos grandes, formatos incomuns ou dados antigos.

2. Armazenamento em nuvem

Os serviços de armazenamento em nuvem são, provavelmente, o método mais comum para compartilhamento de arquivos atualmente. Você provavelmente já usa algum: Google Drive, Dropbox e Amazon Web Services são exemplos. Basta subir seus arquivos à plataforma e outros usuários poderão baixar os PDFs em seus próprios dispositivos. Embora seja possível definir níveis de permissão para os arquivos, os dados ficam hospedados por terceiros.

3. E-mail

Esse método quase passa despercebido, mas você pode compartilhar arquivos por e-mail! Toda vez que você anexa um documento, está transferindo dados pela internet.

Enviar arquivos por e-mail é ótimo para documentos menores ou que precisam de informações complementares.

4. Armazenamento removível

Aqui, vamos à moda antiga. Quando o envio pela rede não é opção, sempre dá para contar com o bom e velho USB, também chamado de pen drive. Bem mais simples do que um disquete, certo? Basta copiar os dados para o USB, desconectar e conectar no computador de destino.

Mantenha-se seguro

Se você ainda não pensou na segurança de dados e documentos, agora é o momento. Os clientes estão exigindo isso e é essencial para proteger a integridade do seu negócio. Se hackers tiverem acesso aos seus documentos ou dos seus clientes, sua reputação profissional pode ser comprometida.

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