Le partage de fichiers fait partie intégrante et incontournable de la vie quotidienne de la plupart d'entre nous. Que vous signiez un contrat de location, intégriez de nouveaux clients ou téléchargiez une newsletter, il est aujourd'hui plus facile que jamais de partager des fichiers avec des personnes de confiance, et même avec celles que vous ne connaissez pas.
Certains de ces fichiers peuvent être sensibles. Pas de panique ! Vous pouvez les protéger.
Les documents internes, les dossiers financiers et tous les autres documents contenant des informations personnelles identifiables doivent être conservés en sécurité. Voici les cinq choses que vous devriez faire pour garder vos documents protégés par mot de passe :
1. Protégez vos fichiers importants par mot de passe
Il est possible de chiffrer un document Word, mais un PDF protégé par mot de passe est encore plus sûr. Adobe Acrobat est le logiciel le plus connu pour son outil de protection par mot de passe, mais pour ceux qui le trouvent trop coûteux (au moment de la rédaction, il coûte 19,99 $ par mois), il existe des alternatives gratuites : CleverPDF et PDFEncrypt en sont deux exemples.
2. Gardez des copies
Parfois, ce n'est pas la cybercriminalité qui est à craindre, mais les catastrophes naturelles. Si le disque dur de votre ordinateur est endommagé, que ce soit par un acte de Dieu, un cambriolage ou simplement par erreur humaine, il vous faudra des sauvegardes de vos fichiers.
Un système de stockage en cloud comme Google Drive, Dropbox ou Lumin est idéal, car vous pouvez suivre qui accède à vos fichiers et s’ils ont été partagés ou non. Pour une option plus physique, il est aussi possible de copier vos fichiers sur un autre disque dur et de le conserver dans un endroit séparé.
3. Utilisez des signatures électroniques
Vous souvenez-vous du temps où il fallait imprimer, scanner puis envoyer un document pour obtenir la signature d'un client, lequel devait ensuite imprimer, signer et renvoyer ce même document ? Les occasions étaient nombreuses pour que vos informations sensibles soient consultées par email ou égarées sur un coin de bureau.
Grâce aux signatures électroniques, vous pouvez désormais conserver vos documents sur des serveurs cloud sécurisés et les signer électroniquement sans rien télécharger.
4. Mettez en place des politiques internes
Imposer des politiques d'entreprise sur le partage de fichiers est un excellent moyen d'uniformiser votre niveau de sécurité. Parmi les règles à adopter, on peut citer :
- Tous les documents sensibles doivent être protégés par un mot de passe
- L’accès aux fichiers des anciens employés sera révoqué
- Des sauvegardes doivent être réalisées pour toute documentation importante
Il existe des centaines de services PDF : Adobe Acrobat, Sejda, DocuSign, Lumin, et bien d'autres encore. Nous sommes convaincus que créer un PDF ne vous pose aucun problème. Mais comment assurer leur sécurité ?
1. File Transfer Protocol (FTP)
FTP était l'une des méthodes initiales pour transférer des données sur un réseau, et il est encore utilisé aujourd'hui pour son efficacité et sa fiabilité. Vous aurez besoin d'un serveur FTP, tel que Hostinger. L'expéditeur et le destinataire doivent disposer des identifiants du serveur pour accéder aux fichiers.
Le FTP est particulièrement utile pour les fichiers volumineux, les types de fichiers inhabituels ou les données anciennes.
2. Stockage cloud
Les services de stockage cloud sont aujourd'hui sans doute la méthode la plus courante pour partager des fichiers. Vous en utilisez probablement déjà un : Google Drive, Dropbox ou Amazon Web Services en sont des exemples. Il suffit de charger vos données sur le service ; les autres utilisateurs peuvent ensuite télécharger vos PDF sur leurs propres appareils. Bien qu'il soit possible de définir différents niveaux d'accès aux fichiers, toutes les données sont hébergées par un tiers.
3. Email
Cette méthode passe souvent inaperçue, mais l’email permet aussi de partager des fichiers ! À chaque fois que vous joignez un document à un courriel, vous transférez des données via Internet.
Envoyer des fichiers par e-mail est idéal pour de petits fichiers ou ceux nécessitant des informations complémentaires.
4. Stockage amovible
Là, on fait dans le classique. Lorsque le transfert par réseau n’est pas possible, on peut toujours compter sur une bonne vieille clé USB, parfois appelée clé flash. Elles sont tout de même plus pratiques qu’une disquette, non ? Il vous suffit de copier vos données sur une clé USB, la débrancher puis la brancher sur l’ordinateur de destination.
Protégez-vous
Si vous ne vous êtes pas encore préoccupé(e) de la sécurité de vos données et documents, le moment est venu de le faire. Les clients sont de plus en plus exigeants sur ce point et c’est essentiel pour préserver l’intégrité de votre entreprise. Si des pirates accèdent à vos documents ou à ceux de vos clients, votre réputation professionnelle pourra être compromise.
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