Hóa đơn chưa được thanh toán giống như những quân cờ domino. Cái đầu tiên ảnh hưởng đến số dư tài khoản ngân hàng của bạn. Cái tiếp theo làm xao nhãng sự tập trung của bạn. Không lâu sau đó, thời gian, năng lượng và sự an tâm của bạn cũng lần lượt bị cuốn đổ.

Nếu bạn từng phải tranh cãi với khách hàng về việc thanh toán trễ hạn, bạn không hề đơn độc. Thực tế, 85% freelancer trên toàn cầu từng gặp phải tình trạng thanh toán trễ ít nhất một vài lần, và hơn 21% gặp phải điều này hơn một nửa số lần họ hợp tác. Nếu không giải quyết, các khoản thanh toán bị bỏ lỡ này có thể đe dọa nghiêm trọng tới hoạt động kinh doanh tự do của bạn.

May mắn thay, với những hệ thống phù hợp, bạn có thể ngăn chặn hiệu ứng domino này ngay từ đầu. Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ phân tích lý do vì sao các khoản thanh toán bị trễ, cách ngăn chặn và các bước đơn giản giúp bạn bảo vệ bản thân cũng như doanh nghiệp của mình.

Vì sao việc được thanh toán lại khó khăn

Chúng ta đều đồng ý rằng việc thanh toán đúng hạn là một vấn đề lớn đối với freelancer. Nhưng vì sao lại như vậy?

Góc nhìn từ phía freelancer thì khá rõ ràng. Giữa các cuộc họp với khách hàng, deadline, bán hàng, marketing, sáng tạo nội dung và các việc hành chính… freelancer làm sao có thời gian thở, chứ đừng nói tới việc hỏi lại về một hóa đơn chưa được thanh toán?

Freelancer cũng dễ gặp phải tình trạng làm việc mà không có hợp đồng, điều này tạo cơ hội cho vô vàn vấn đề liên quan đến thanh toán. Không có một thỏa thuận rõ ràng, phạm vi công việc và điều khoản thanh toán sẽ bị hiểu sai lệch. Hạng mục bàn giao mơ hồ khiến khách hàng có lý do trì hoãn, còn “scope creep” (phát sinh công việc ngoài những gì đã thống nhất) có thể làm chậm việc thanh toán. Nếu hợp đồng không đề cập phí phạt trễ hạn hoặc ưu đãi khuyến khích khách hàng thanh toán sớm, họ cũng ít có động lực để trả tiền đúng lịch.

Kết hợp tất cả những điều này, dễ hiểu tại sao ngay cả freelancer tổ chức tốt nhất cũng phải vật lộn để được trả đúng hạn.

Về phía khách hàng, các tập đoàn lớn có thể có hàng trăm phòng ban với vô số thủ tục rườm rà. Với dạng doanh nghiệp như vậy, hóa đơn tự do của bạn sẽ dễ dàng trôi xuống cuối danh sách ưu tiên. Khách hàng nhỏ hơn thì lại có thể làm việc chưa chuyên nghiệp, hay quên hoặc không rõ về trách nhiệm thanh toán.

Bí quyết để freelancer được trả đúng hạn

Bây giờ chúng ta đã hiểu vì sao việc được thanh toán có thể khó khăn, hãy cùng đảo ngược tình thế.

Bạn không cần chấp nhận việc thanh toán trễ hay bị bỏ lỡ là “một phần của nghề freelancer”. Khi xây dựng được thói quen và hệ thống hợp lý, bạn có thể giảm đáng kể nguy cơ làm việc miễn phí. Sau đây là một số chiến lược hiệu quả giúp freelancer duy trì dòng tiền ổn định:

1. Yêu cầu đặt cọc trước

Một trong những cách đơn giản nhất để tự bảo vệ bản thân là yêu cầu khách hàng mới đặt cọc trước khi bắt đầu công việc. Việc khách trả trước một khoản đặt cọc khiến bạn trở nên chuyên nghiệp hơn trong mắt họ, đồng thời họ cũng nghiêm túc hợp tác với bạn hơn. Chỉ cần yêu cầu đặt cọc 25% cũng đã thể hiện sự cam kết của khách hàng và giúp giảm rủi ro cho bạn nếu dự án xảy ra trục trặc.

2. Đặt điều khoản thanh toán rõ ràng trong hợp đồng

Đừng để có bất kỳ sự nhập nhằng nào. Hãy ghi rõ chi tiết như: mức phí, thời hạn thanh toán, phương thức thanh toán chấp nhận và cách xử lý nếu thanh toán trễ. Thêm phí phạt trễ hạn cũng là động lực mạnh để khách hàng không trì hoãn việc trả tiền cho bạn.

3. Lấy thông tin bộ phận kế toán ngay từ đầu

Đừng chỉ liên hệ với người phụ trách chính của dự án. Hãy yêu cầu tên và email trực tiếp của người hoặc phòng ban kế toán khi bắt đầu hợp tác. Điều này giúp đảm bảo hóa đơn của bạn không biến mất trong “hố đen” doanh nghiệp.

4. Tự động hóa việc nhắc nhở thanh toán

Việc nhắc thanh toán không cần phải ngốn hết thời gian của bạn. Hãy sử dụng phần mềm lập hóa đơn có tính năng nhắc nhở tự động hoặc chuẩn bị sẵn các mẫu email lịch sự nhưng thẳng thắn cho những lần nhắc nhở. Tự động hóa giúp duy trì áp lực mà không làm bạn kiệt sức.

5. Hiểu rõ quyền lợi của bản thân

Mỗi quốc gia đều có luật riêng bảo vệ freelancer và doanh nghiệp nhỏ khỏi các khoản thanh toán trễ. Ví dụ, tại Anh có Đạo luật thanh toán trễ của các khoản nợ thương mại cho phép bạn tính lãi trên các hóa đơn quá hạn. Tại Mỹ, quyền lợi khác nhau giữa các bang. Chẳng hạn, Luật “Freelance Isn’t Free” của bang New York (FIFA) yêu cầu hợp đồng bằng văn bản cho các dự án trị giá từ 800 USD trở lên, đảm bảo thanh toán trong vòng 30 ngày và cho phép freelancer yêu cầu bồi thường, phí và tiền phạt nếu khách hàng không trả đúng hạn.

Hãy tự trang bị kiến thức áp dụng tại khu vực bạn hoạt động – đó chính là sức mạnh bảo vệ vị thế của bạn với vai trò là freelancer.

Vì sao hợp đồng lại giúp freelancer nhận đủ thù lao

Công cụ bị đánh giá thấp nhất trong kho vũ khí của freelancer chính là một hợp đồng được soạn thảo tốt.

Không có gì tệ hơn việc bạn làm việc cật lực cho một dự án rồi lại không nhận được tiền công. Hợp đồng là cách minh bạch nhất để bảo vệ thành quả cũng như đảm bảo quyền lợi thanh toán cho bạn.

Một hợp đồng vững chắc không chỉ dừng lại ở việc xác định phạm vi công việc và điều khoản thanh toán. Nó còn gửi thông điệp rõ ràng tới khách hàng: đây là quan hệ hợp tác chuyên nghiệp, không phải sự thỏa thuận bừa bãi.

Khi có hợp đồng, không còn chỗ cho sự nhầm lẫn. Hợp đồng liệt kê rõ ràng:

• Chính xác những gì bạn sẽ bàn giao
• Thời hạn deadline cụ thể
• Số tiền nào sẽ được trả và trả khi nào
• Những gì được coi là công việc phát sinh (và cách tính phí cho phần này)
• Xử lý phí trễ hạn hoặc ưu đãi cho thanh toán sớm

Đa số freelancer đều biết rằng mình cần có hợp đồng, nhưng lại không biết bắt đầu từ đâu. Tự viết một hợp đồng từ đầu thì quá áp lực, còn dùng mẫu trên mạng lại dễ thiếu sót nghiêm trọng.

Đó là lý do AgreementGen ra đời. Chỉ mất vài phút, bạn đã có thể tạo một hợp đồng rõ ràng, chuyên nghiệp, dành riêng cho freelancer, không cần ngôn ngữ pháp lý rắc rối hay phải thuê luật sư. Đơn giản chỉ cần tạo hợp đồng khách hàng và làm theo hướng dẫn AI để thêm điều khoản tùy chỉnh.

Làm hóa đơn khó bị lãng quên

Hãy tạm cho khách hàng của bạn sự thông cảm. Họ cũng là những chủ doanh nghiệp bận rộn với danh sách việc cần làm dài như bảng trắng văn phòng.

Phê duyệt, họp, quản lý đội nhóm và những sự cố bất ngờ đều chiếm trọn tâm trí họ, nên dễ hiểu khi hóa đơn của bạn dễ bị bỏ sót giữa bộn bề công việc. Đó là lý do bạn cần biến hóa đơn của mình không thể bị lờ đi.

Bắt đầu bằng cách đảm bảo đầy đủ các thông tin cần thiết: số hóa đơn, thông tin khách hàng, hướng dẫn thanh toán chi tiết và hạn thanh toán cụ thể. Hóa đơn càng rõ ràng chuyên nghiệp thì khách càng khó phớt lờ nó.

Phần mềm lập hóa đơn hiện đại có thể giúp bạn như một đội ngũ Quản lý công nợ chuyên biệt. Phần mềm này tạo hóa đơn chỉn chu, tự động gửi nhắc nhở và thông báo khi đến hạn, giúp bạn bớt áp lực đòi tiền. Nhờ các công cụ như vậy, hóa đơn của bạn sẽ được chú ý, tiền về đúng hạn, và bạn có thể an tâm tập trung nâng cao chuyên môn.

Nếu khách vẫn chưa thanh toán, đừng hoảng loạn. Hãy làm theo quy trình đơn giản: gửi lại hóa đơn, gọi điện xác nhận và nhắc lại điều khoản hợp đồng đã thống nhất. Sự nhất quán, chuyên nghiệp và có quy trình sẽ khiến những lần thanh toán trễ không còn là nỗi ám ảnh cho bạn.

Bảo vệ bản thân và được trả công đúng hạn

Bạn chọn nghề freelancer để có tự do, linh hoạt và được làm công việc mình yêu thích – đừng để các khoản thanh toán trễ làm mất đi điều đó.

Cách tốt nhất để bảo vệ thời gian, năng lượng và thu nhập của bạn là một hợp đồng được xây dựng chỉn chu. Hợp đồng giúp xác định kỳ vọng, phạm vi công việc, điều khoản thanh toán và cả phí phạt nếu khách hàng trả trễ. Nó biến “hy vọng họ sẽ trả tiền cho tôi” thành “tôi chắc chắn sẽ được trả công”.

Bắt đầu có thể khiến bạn choáng ngợp. Nên thêm điều khoản nào? Diễn đạt sao cho chuyên nghiệp? AgreementGen sinh ra để giúp freelancer giải quyết chính vấn đề này. Dễ dàng tạo hợp đồng, để AI tích hợp gợi ý điều khoản phù hợp với từng dự án của bạn. Trải nghiệm ngay hôm nay để mọi hợp tác với khách hàng đều rõ ràng ngay từ đầu, giúp bạn tập trung vào công việc thay vì chạy theo các khoản thanh toán trễ.

Tạo hợp đồng của bạn ngay hôm nay

Xem thêm các hướng dẫn khác dành cho freelancer và chủ kinh doanh cá nhân:

• 3 loại hợp đồng thiết yếu mà mọi chủ kinh doanh cá nhân đều cần
• Làm freelancer mà không có hợp đồng? Đây là lý do thật sự rủi ro
• Top 5 công cụ AI tốt nhất cho freelancer