5 façons de gagner du temps grâce à l'IA dans l'édition et la gestion de documents

Qu'il s'agisse de reformuler, de restructurer ou de corriger des erreurs, la mise à jour de PDF statiques et d'autres formats de fichiers rigides peut vous faire trembler, en particulier lorsque vous êtes confronté à un formatage rigide, à des incohérences de mise en page et à l'absence de contrôle de version en temps réel.

Heureusement, les plates-formes pilotées par l'IA simplifient l'édition et la création de documents, ce qui permet à votre entreprise de gagner des heures de travail chaque semaine. Vous pouvez importer vos fichiers existants dans l'un de ces outils et les transformer automatiquement en éléments de contenu dynamiques qui apporteront une plus grande valeur ajoutée à votre entreprise.

Voici quelques-unes des façons dont l'IA permet de gagner un temps précieux lors de l'édition de documents.

1. Créer un contenu dynamique et modifiable

En plus de vous aider à créer de nouveaux documents en partant de rien, l'IA vous permet de convertir automatiquement des PDF statiques et d'autres formats de fichiers difficiles à éditer en supports interactifs et entièrement personnalisables. Vous pouvez ensuite les modifier ou les reformater complètement de pratiquement n'importe quelle manière. Le résultat ? Gain de temps et réduction des ressources et des coûts de main-d'œuvre.

Prenons l'exemple d'un contrat client au format PDF. L'édition de ce type de document serait normalement un énorme casse-tête, nécessitant de multiples modifications manuelles qui consomment du temps et des ressources. Un éditeur de documents alimenté par l’IA transforme le fichier en un document dynamique, comme celui de Microsoft Word ou de Google Docs. Votre équipe bénéficie ainsi de nouvelles fonctionnalités pour gagner du temps, comme un meilleur contrôle de la structure et de la mise en forme, et la possibilité d'ajouter facilement du contenu ou de modifier du contenu existant.

2. Discuter avec un assistant IA

Plutôt que de mettre à jour manuellement les fichiers, vous pouvez demander à un assistant IA de réaliser les modifications nécessaires lors de l'édition, ce qui réduit nettement votre charge de travail. Pour ce faire, saisissez des invites comme vous le feriez avec ChatGPT ou Google Gemini :

• "Mettez tous les titres en gras."
• "Ajoutez une clause de propriété intellectuelle."
• "Faites-moi des suggestions pour améliorer l'introduction."

Supposons que vous ayez un ancien contrat que vous souhaitez réutiliser. Vous pourriez perdre des heures à l'éditer laborieusement de A à Z ou demander à un assistant piloté par l'intelligence artificielle de faire le gros du travail. Par exemple, demandez à l'IA d'« ajouter une clause de confidentialité au troisième paragraphe » ou de « mettre à jour les conditions de paiement du contrat pour tenir compte de la facturation trimestrielle ».

3. Modifier intelligemment d'anciens documents

Le temps passé à chercher dans des dossiers de PDF statiques, à modifier la langue des anciens documents et à vérifier les erreurs peut s'accumuler rapidement et avoir un impact sur vos résultats. Dans le domaine juridique, les avocats n'enregistrent que 2,72 heures facturables par jour, principalement parce qu'ils consacrent le reste de leur temps à des tâches administratives fastidieuses et à de la paperasserie très répétitive.

L’IA automatise l’édition de documents, ce qui permet de gagner du temps pour des tâches bien plus importantes. Cette technologie permet d'identifier les problèmes posés par les anciens documents et de recommander des améliorations, ce qui peut se traduire par d'importants gains de productivité.

Prenons un exemple concret : l'édition assistée par l'IA peut considérablement améliorer la clarté et la cohérence des documents juridiques, ce qui les rend plus efficaces et plus conformes.

4. Gagner du temps dans la recherche d'informations

Voici une statistique qui pourrait vous surprendre : en moyenne, les employés passent 1,8 heure par jour – soit environ 9,3 heures par semaine – à rechercher et à rassembler des informations lorsqu'ils créent et modifient des documents.

La bonne nouvelle, c'est qu'un assistant de contrat piloté par IA vous permet de repérer toutes les occurrences d'un type d'information particulier dans un document, notamment les noms et les dates. Vous pouvez ensuite mettre à jour, remplacer ou supprimer ces occurrences en un rien de temps.

Voici un exemple : si un contrat contient plusieurs mentions du nom d'une entreprise, vous pouvez les remplacer par le nom d'une autre entreprise dans l'ensemble du document.

5. Intégrer des signatures électroniques à vos documents

Les outils d'assistance pilotés par l'IA tels que AgreementGen rationalisent l'ensemble du cycle de vie des documents, de la rédaction du texte à la collecte des signatures. Vous pouvez ajouter des fonctionnalités de signature électronique à vos contrats et accords, et ainsi gagner un temps précieux.

Supposons que vous ayez un vieux contrat PDF à mettre à jour avant qu'un client puisse le signer. L'IA vous permet d'ajouter de nouvelles clauses et de nouveaux termes au document, de l'envoyer par e-mail à la personne concernée lorsque vous avez terminé et de recueillir une signature juridiquement valable en un seul processus continu, ce qui supprime la nécessité d'utiliser plusieurs logiciels. Imaginez le temps que vous pourriez gagner.

Ajoutez l'IA à votre processus d'édition de documents dès aujourd'hui

Le problème avec les PDF et autres formats de fichiers est qu’une fois créés, ils sont notoirement difficiles à modifier. Bien entendu, vous pouvez utiliser un éditeur PDF comme Lumin pour faciliter ce processus. Mais pour les mises en page et les formatages plus compliqués et plus rigides, l'IA est votre nouvelle meilleure amie. Elle transforme notamment les documents statiques en documents dynamiques, extrait automatiquement les données dont vous avez besoin et améliore considérablement vos flux de travail en matière de signature électronique. Ce qui autrefois nécessitait 45 minutes ou une heure ne prend désormais plus que quelques minutes.

AgreementGen, actuellement en version bêta, prend en charge vos documents statiques et les convertit en un format plus interactif et personnalisable. Vous pouvez communiquer avec un assistant IA dans un espace de travail intelligent de type ChatGPT et personnaliser votre contenu comme vous l'entendez dans un écosystème de gestion de documents unifié.

Nous souhaitons recueillir les avis des utilisateurs sur AgreementGen pour nous aider à l'améliorer davantage, alors n'hésitez pas à nous faire part de vos commentaires.

Essayez gratuitement AgreementGen dès aujourd'hui et constatez par vous-même le nombre d'heures que vous pouvez économiser en éditant des documents.