Deduções fiscais para pequenas empresas: 10 descontos que você não pode perder

Nosso checklist direto ao ponto ajuda donos de pequenas empresas a identificar deduções fiscais comuns, entender o que é considerado um desconto legítimo e se preparar com confiança para a temporada de impostos.

O ano novo é um momento para resoluções, metas ambiciosas e recomeços. Mas também é época de declarar impostos, e para quem tem uma pequena empresa existe uma resolução essencial: não pague mais imposto do que o necessário.

A melhor decisão que você pode tomar para o seu imposto de 2025 é trabalhar com um contador de confiança. Mas chegar nessas reuniões já sabendo quais deduções fiscais são comuns garante que você não perca oportunidades nem pague imposto a mais.

Use este checklist de deduções fiscais para pequenas empresas e mantenha tudo organizado nesta temporada de impostos.

Escritório em casa

A dedução para escritório em casa pode ser aplicada se você opera seu pequeno negócio de casa, ou em uma estrutura separada na sua propriedade, em um espaço usado exclusivamente para trabalho.

Existem dois métodos para determinar o valor que pode ser deduzido referente ao escritório em casa.

• Método regular: Divida as despesas operacionais da residência entre uso pessoal e uso empresarial. Despesas exclusivamente de negócios podem ser deduzidas integralmente; custos indiretos, como luz e água, devem ser proporcionais à porcentagem do imóvel usada para o negócio.
• Método simplificado: Multiplique a metragem quadrada do escritório em casa por um valor padrão de US$ 5 por pé quadrado. Por exemplo, se o escritório tem 200 pés quadrados, 200 x 5 = US$ 1.000.

Não perca! Se você frequentemente se reúne com clientes fora do escritório, mas ainda assim gerencia a empresa de casa, pode ter direito à dedução do escritório em casa.

Documentos para guardar para a dedução de escritório em casa

• Contas de utilidades
• Recibos ou extratos de aluguel ou financiamento
• Boletos de sistema de alarme
• Boletos de IPTU
• Boletos do seguro residencial
• Notas de manutenção e reparos
• Planta da residência

Quando não é possível usar a dedução para escritório em casa

Quando o espaço não é usado exclusivamente para o negócio (ex.: mesa da cozinha ou quarto de hóspedes).

Fornecimentos e despesas de escritório

Materiais, mesmo os menores, e despesas de escritório usados para o negócio geralmente são dedutíveis. Exemplos:

• Papel e postagem
• Assinaturas de softwares ou apps para uso profissional
• Acessórios de computador
• Móveis para escritório
• Seguro empresarial (responsabilidade civil, profissional, acidentes, etc.)
• Planos de telefone

Não perca! Até ferramentas digitais como Lumin PDF, Canva, Zoom e ChatGPT são dedutíveis se usadas profissionalmente.

Documentos para guardar ao deduzir fornecimentos e despesas de escritório

• Notas fiscais ou comprovantes das compras
• Confirmação de assinaturas ou recibos
• Extratos do cartão mostrando compras do negócio
• Extratos do seguro para pequenas empresas
• Extratos do plano telefônico

Quando não é possível deduzir fornecimentos e despesas

Quando o item é usado para fins pessoais ou domésticos (ex.: comprar café para beber em casa, mesmo que consuma enquanto trabalha).

Custos de propriedade e operação de veículos

Veículos usados no negócio e as despesas relacionadas são geralmente dedutíveis. Se o carro é usado apenas para o trabalho, as despesas podem ser deduzidas integralmente. Se houver uso misto, registre e deduza apenas a parte do negócio. Despesas dedutíveis:

• Aquisição de veículo
• Quilometragem a trabalho
• Combustível
• Manutenção
• Seguro veicular
• Taxas de licenciamento
• Depreciação

Não perca! Pedágios e estacionamentos ligados a viagens pelo negócio são dedutíveis.

Documentos para guardar ao deduzir custos de veículo

• Relatórios de quilometragem
• Notas de abastecimento
• Notas de manutenção e reparo
• Documentos de compra/financiamento ou aluguel
• Apólice de seguro do veículo
• Comprovante de uso profissional

Quando não é possível deduzir custos de veículo

Uso pessoal do veículo não é dedutível. Despesas com deslocamento até o trabalho também não.

Aluguel e arrendamento do negócio

Se você aluga ou arrenda um espaço ou veículos usados exclusivamente para seu negócio, essas despesas são dedutíveis.

Não perca! Aluga espaço de armazenamento ou coworking para gerenciar sua empresa? Estes custos também podem ser dedutíveis.

Documentos para guardar ao deduzir aluguel e arrendamento

• Contratos de locação
• Recibos ou notas comprovando pagamentos
• Comprovação do uso profissional

Quando não é possível deduzir aluguel e arrendamento

Se você é dono de uma estrutura separada e paga aluguel a si mesmo, geralmente não é dedutível. Há exceção se o imóvel está em nome de uma LLC, mas consulte um advogado para garantir a estruturação correta.

Refeições e entretenimento a negócios

Se refeições fora ou entretenimento fazem parte do negócio, estes custos podem ser dedutíveis. Exemplos de despesas para rastrear:

• Refeições com clientes ou potenciais clientes
• Refeições com funcionários (se houver objetivo de negócio)
• Refeições em viagens profissionais, como visitas a clientes ou eventos
• Festas da empresa
• Retiros empresariais
• Eventos de integração de equipe

Não perca! Se você faz um evento em restaurante ou encomenda refeição com finalidade empresarial, pode deduzir até 50%. Festas de fim de ano geralmente são 100% dedutíveis.

Documentos para guardar ao deduzir refeições e entretenimento

• Notas detalhadas
• Nomes dos participantes e relação com o negócio
• Declaração da finalidade empresarial
• Itinerários de viagem de trabalho

Quando não é possível deduzir refeições e entretenimento

Despesas de entretenimento como shows e jogos esportivos não são dedutíveis. Também não é possível deduzir refeições pessoais ou refeições sem objetivo profissional.

Despesas relacionadas a funcionários

Se você tem pelo menos um funcionário registrado, pode deduzir:

• Salários
• Bônus
• Contribuições empresariais para previdência dos funcionários
• Planos de saúde, odontológico e visão pagos pelo empregador
• Impostos trabalhistas pagos pela empresa
• Auxílio educação ou treinamentos dos colaboradores
• Seguro de acidentes de trabalho

Não perca! As contribuições da empresa para previdência e planos de saúde dos funcionários são totalmente dedutíveis.

Documentos para guardar ao deduzir despesas com funcionários

• Relatórios de folha de pagamento
• Contratos de trabalho
• Ponto dos funcionários
• Formulários fiscais de funcionários (W2, W3)
• Declarações de impostos de folha de pagamento
• Documentação de benefícios
• Comprovação das contribuições para previdência e saúde

Quando não é possível deduzir despesas com funcionários

Não é possível deduzir pagamentos a si próprio (caso seja MEI/empresário individual), despesas pessoais pagas via folha de pagamento ou remunerações excessivas.

Serviços legais e profissionais

Serviços profissionais podem ser dedutíveis se usados somente para fins do negócio, como:

• CPAs
• Advogados
• Serviço de folha de pagamento
• Consultores

Não perca! Se você paga para declarar impostos pessoais e empresariais, apenas os custos referentes à declaração empresarial são dedutíveis.

Documentos para guardar ao deduzir serviços legais e profissionais

• Notas fiscais e relatórios de serviços
• Recibos de pagamentos pelos serviços
• Comprovação de finalidade profissional

Quando não é possível deduzir serviços profissionais

Não é possível deduzir serviços profissionais que:

• Não tenham finalidade de negócio específica
• Incluam custos legais relacionados a condutos ilegais
• Incluam custos legais para aquisição de ativo de capital

Marketing e publicidade

Marketing e publicidade são fundamentais para pequenas empresas, e a maioria dessas despesas é dedutível. Exemplos:

• Hospedagem e domínios de sites
• Cartões de visita
• Materiais promocionais
• Anúncios
• Plataformas de e-mail marketing (Mailchimp, por exemplo)
• Redes sociais de networking profissional (ex.: LinkedIn)

Não perca! Custos de hospedagem, domínio e manutenção do site costumam ser esquecidos, mas são totalmente dedutíveis.

Documentos para guardar ao deduzir marketing e publicidade

• Todos os recibos e notas de marketing/publicidade
• Contratos com agências ou freelancers

Quando não é possível deduzir marketing e publicidade

Despesas de marketing para fins pessoais ou políticos não são dedutíveis nos impostos da empresa.

Impostos e licenças

Impostos e licenças diretamente ligados ao negócio são dedutíveis, por exemplo:

• Impostos estaduais e municipais
• Impostos sobre folha de pagamento
• Taxas de licença e alvará
• IPTU de imóvel comercial

Não perca! Possui certificações profissionais ou de atividade? A renovação dessas certificações é 100% dedutível.

Documentos para guardar ao deduzir impostos e licenças

• Comprovante dos pagamentos de impostos
• Cópias de todas as licenças e alvarás
• Declarações de folha de pagamento
• Boletos de IPTU do imóvel comercial

Quando não é possível deduzir impostos e licenças

Não é possível deduzir imposto de renda federal, multas, imposto do MEI nem imposto sobre compras pessoais.

Juros empresariais

Se a empresa tem empréstimos ou linhas de crédito, é possível deduzir os juros, incluindo:

• Juros de cartão de crédito empresarial
• Juros de empréstimos empresariais
• Juros de linha de crédito empresarial
• Juros de financiamento imobiliário empresarial

Não perca! Se utiliza o cartão tanto para uso pessoal quanto profissional, registre separadamente os juros sobre despesas do negócio e deduza esse valor.

Documentos para guardar ao deduzir juros do negócio

• Contratos de empréstimo
• Extratos do cartão de crédito
• Extratos bancários
• Comprovação do uso profissional

Quando não é possível deduzir juros do negócio

Não é possível deduzir juros de dívidas pessoais, juros sobre impostos atrasados ou juros que precisam ser capitalizados em ativos de longo prazo.

Faça a temporada de impostos trabalhar a favor da sua pequena empresa

Com controle de despesas, conhecimento das deduções fiscais disponíveis e acompanhamento de um contador experiente, você evita pagar impostos a mais nesta temporada e pode reinvestir essa economia no que mais importa: seu negócio.

Para simplificar ainda mais, edite e gerencie todos os seus documentos fiscais em um só lugar, com segurança, usando o Lumin PDF.