Khấu trừ thuế cho doanh nghiệp nhỏ: 10 khoản chi bạn không muốn bỏ lỡ

Danh sách kiểm tra đơn giản này giúp chủ doanh nghiệp nhỏ xác định các khoản khấu trừ thuế phổ biến, hiểu được thế nào là chi phí hợp lệ để được khấu trừ và cảm thấy tự tin hơn khi bước vào mùa thuế.

Năm mới là thời điểm của những quyết tâm, mục tiêu tham vọng và những khởi đầu mới. Nhưng đó cũng là mùa thuế, và đối với chủ doanh nghiệp nhỏ, có một quyết tâm đáng giữ: đừng trả nhiều thuế hơn mức bạn phải nộp.

Bước đi thông minh nhất cho việc khai thuế năm 2025 là làm việc với một kế toán viên uy tín. Tuy nhiên, việc bước vào những buổi làm việc đó với hiểu biết chắc chắn về các khoản khấu trừ thuế phổ biến sẽ giúp bạn không bỏ lỡ cơ hội và tránh nộp thừa thuế.

Hãy dùng danh sách kiểm tra khấu trừ thuế cho doanh nghiệp nhỏ này để giữ mọi thứ ngăn nắp trong mùa thuế năm nay.

Văn phòng tại nhà

Bạn có thể áp dụng khoản khấu trừ văn phòng tại nhà nếu điều hành doanh nghiệp nhỏ từ nhà hoặc một công trình riêng biệt tại bất động sản của bạn, với một không gian hoàn toàn dành riêng cho công việc kinh doanh.

Có hai phương pháp để xác định số tiền bạn có thể được khấu trừ cho văn phòng tại nhà.

• Phương pháp thông thường: Phân chia chi phí vận hành nhà ở cho mục đích sử dụng cá nhân và kinh doanh. Các chi phí riêng cho kinh doanh có thể được khấu trừ hoàn toàn; các chi phí gián tiếp như tiền điện nước được phân bổ theo tỷ lệ phần diện tích dùng cho công việc kinh doanh.
• Phương pháp đơn giản: Nhân diện tích phòng làm việc với mức chuẩn 5 đô la Mỹ cho mỗi foot vuông. Ví dụ, nếu văn phòng tại nhà bạn rộng 200 foot vuông thì 200 nhân với 5 đô la Mỹ sẽ là 1.000 đô la.

Đừng bỏ lỡ! Nếu bạn thường xuyên gặp khách hàng bên ngoài văn phòng, nhưng vẫn điều hành doanh nghiệp ở văn phòng tại nhà, bạn vẫn có thể đủ điều kiện áp dụng khoản khấu trừ này.

Hồ sơ cần lưu giữ cho khoản khấu trừ văn phòng tại nhà

• Hóa đơn điện nước
• Bảng sao kê hoặc biên nhận thế chấp hoặc thuê nhà
• Hóa đơn hệ thống báo động an ninh
• Hóa đơn thuế bất động sản
• Hóa đơn bảo hiểm nhà ở
• Hóa đơn sửa chữa nhà
• Bản sơ đồ mặt bằng

Khi nào không được áp dụng khoản khấu trừ văn phòng tại nhà

Nếu không gian đó không được dùng riêng cho kinh doanh (ví dụ: bàn bếp hoặc phòng ngủ dành cho khách).

Văn phòng phẩm và chi phí văn phòng

Các vật dụng, dù nhỏ nhất, và những chi phí văn phòng dùng cho doanh nghiệp nhỏ của bạn thường được khấu trừ thuế. Bao gồm:

• Giấy và cước phí bưu điện
• Các phần mềm hoặc dịch vụ đăng ký ứng dụng sử dụng cho công việc
• Phụ kiện máy tính
• Nội thất văn phòng
• Bảo hiểm doanh nghiệp nhỏ (trách nhiệm chung, trách nhiệm nghề nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động…)
• Kế hoạch điện thoại di động

Đừng bỏ lỡ! Ngay cả các công cụ số như Lumin PDF, Canva, Zoom và ChatGPT cũng được khấu trừ nếu sử dụng cho mục đích kinh doanh.

Hồ sơ cần lưu giữ để khấu trừ văn phòng phẩm và chi phí văn phòng

• Hóa đơn hoặc biên nhận mua hàng văn phòng phẩm
• Xác nhận hoặc biên nhận đăng ký dịch vụ
• Bảng sao kê thẻ tín dụng thể hiện các giao dịch phục vụ mục đích kinh doanh
• Bản sao kê bảo hiểm doanh nghiệp nhỏ
• Bảng sao kê cước thuê bao điện thoại

Khi nào không được khấu trừ văn phòng phẩm và chi phí văn phòng

Khi món đồ đó được dùng cho mục đích cá nhân hoặc sinh hoạt gia đình (ví dụ: mua cà phê uống ở nhà dù đang làm việc).

Chi phí sở hữu và vận hành phương tiện

Phương tiện được sử dụng cho doanh nghiệp và các chi phí liên quan đến chúng thường được khấu trừ thuế. Nếu xe chỉ dùng cho công việc, bạn có thể khấu trừ toàn bộ chi phí liên quan. Nếu dùng kết hợp, hãy theo dõi và chỉ khấu trừ phần chi phí sử dụng cho công việc. Các khoản chi phí khấu trừ bao gồm:

• Mua phương tiện
• Số km đi công tác
• Nhiên liệu
• Chi phí bảo dưỡng
• Bảo hiểm xe
• Lệ phí đăng ký xe
• Khấu hao

Đừng bỏ lỡ! Phí cầu đường và gửi xe liên quan đến công việc được phép khấu trừ.

Hồ sơ cần lưu giữ để khấu trừ chi phí sở hữu và vận hành phương tiện

• Sổ ghi nhận số kilomet di chuyển
• Biên nhận mua nhiên liệu
• Biên nhận bảo trì, sửa chữa xe
• Hợp đồng vay hoặc thuê xe
• Chính sách bảo hiểm xe
• Bằng chứng sử dụng xe cho công việc

Khi nào không được khấu trừ chi phí sở hữu và vận hành phương tiện

Sử dụng xe cá nhân không được phép khấu trừ. Chi phí di chuyển từ nhà đến nơi làm việc cũng không được khấu trừ.

Chi phí thuê mặt bằng và hợp đồng thuê

Nếu bạn thuê hoặc thuê mua không gian hoặc phương tiện chỉ dùng cho doanh nghiệp, các khoản này đều được khấu trừ thuế.

Đừng bỏ lỡ! Nếu bạn thuê kho lưu trữ hoặc không gian làm việc chung để điều hành doanh nghiệp, các chi phí này cũng có thể được khấu trừ thuế.

Hồ sơ cần lưu giữ để khấu trừ chi phí thuê mặt bằng và hợp đồng thuê

• Hợp đồng thuê/thuê mua
• Hóa đơn hoặc biên nhận thanh toán thuê/thuê mua
• Bằng chứng sử dụng cho mục đích kinh doanh

Khi nào không được khấu trừ chi phí thuê mặt bằng và hợp đồng thuê

Nếu bạn sở hữu công trình riêng biệt nhưng tự trả tiền thuê cho bản thân thì khoản đó thường không được khấu trừ. Ngoại lệ là bạn đã chuyển quyền sở hữu sang một LLC; tuy nhiên cần phối hợp với luật sư để đảm bảo cấu trúc hợp pháp.

Bữa ăn và hoạt động giải trí kinh doanh

Nếu việc đi ăn ngoài hoặc các hoạt động giải trí là một phần trong kinh doanh, các chi phí này có thể được khấu trừ thuế. Một số ví dụ về chi phí bữa ăn và hoạt động giải trí nên ghi nhận cho mùa thuế:

• Bữa ăn với khách hàng hoặc khách hàng tiềm năng
• Bữa ăn với nhân viên (nếu nhằm mục đích kinh doanh)
• Bữa ăn khi đi công tác, như thăm khách hàng hoặc dự hội nghị
• Tổ chức tiệc cho công ty
• Chuyến đi nghỉ cùng công ty
• Sự kiện xây dựng tinh thần đội nhóm

Đừng bỏ lỡ! Nếu bạn tổ chức sự kiện ẩm thực tại nhà hàng hoặc đặt tiệc cho công việc, chi phí có thể được khấu trừ tối đa 50%. Tiệc cuối năm thường được khấu trừ 100%.

Hồ sơ cần lưu giữ để khấu trừ chi phí bữa ăn và giải trí kinh doanh

• Hóa đơn chi tiết
• Tên và quan hệ của người tham dự
• Số liệu minh chứng mục đích kinh doanh
• Lịch trình công tác

Khi nào không được khấu trừ chi phí bữa ăn và giải trí

Các chi phí giải trí như hòa nhạc, sự kiện thể thao không được khấu trừ. Bạn cũng không thể khấu trừ kể cả một phần chi phí bữa ăn cá nhân hoặc bữa ăn không phục vụ mục đích kinh doanh.

Chi phí liên quan đến nhân viên

Nếu bạn có ít nhất một nhân viên hưởng lương, bạn có thể khấu trừ các khoản chi phí sau:

• Lương hoặc tiền công
• Tiền thưởng
• Đóng góp của doanh nghiệp vào quỹ hưu trí cho nhân viên
• Bảo hiểm y tế, nha khoa, nhãn khoa do doanh nghiệp chi trả
• Thuế bảng lương do doanh nghiệp chi trả
• Hỗ trợ giáo dục hoặc đào tạo cho nhân viên
• Bảo hiểm tai nạn lao động

Đừng bỏ lỡ! Đừng quên rằng đóng góp của doanh nghiệp vào quỹ hưu trí và bảo hiểm sức khỏe cho nhân viên được khấu trừ hoàn toàn.

Hồ sơ cần lưu giữ để khấu trừ chi phí liên quan đến nhân viên

• Nhật ký bảng lương
• Hợp đồng với nhân viên
• Bảng chấm công
• Mẫu biểu thuế nhân viên (W2, W3)
• Hồ sơ khai thuế bảng lương
• Tài liệu về quyền lợi cho nhân viên
• Bằng chứng về đóng góp quỹ hưu trí và bảo hiểm sức khỏe

Khi nào không được khấu trừ chi phí liên quan đến nhân viên

Bạn không thể khấu trừ khoản chi trả cho chính mình (nếu là chủ sở hữu duy nhất), các chi phí cá nhân chi qua bảng lương hoặc các khoản đãi ngộ không hợp lý.

Dịch vụ pháp lý và chuyên môn

Các dịch vụ chuyên nghiệp thường là khoản khấu trừ thuế cho doanh nghiệp nhỏ nếu chỉ dùng cho mục đích kinh doanh, bao gồm:

• Kế toán viên
• Luật sư
• Dịch vụ bảng lương
• Tư vấn viên

Đừng bỏ lỡ! Nếu bạn trả tiền cho dịch vụ khai thuế cá nhân và doanh nghiệp, phần chi phí liên quan đến khai thuế doanh nghiệp được khấu trừ thuế.

Hồ sơ cần lưu giữ để khấu trừ dịch vụ pháp lý và chuyên môn

• Hóa đơn và bản kê dịch vụ
• Biên nhận chi trả dịch vụ
• Bằng chứng mục đích kinh doanh

Khi nào không được khấu trừ chi phí dịch vụ chuyên môn

Bạn không thể khấu trừ bất kỳ dịch vụ chuyên môn nào:

• Không có mục đích kinh doanh cụ thể
• Bao gồm phí pháp lý hoặc chi phí liên quan đến hành vi vi phạm pháp luật
• Bao gồm phí pháp lý để mua lại tài sản vốn

Tiếp thị và quảng cáo

Tiếp thị và quảng cáo là các yếu tố quan trọng góp phần thành công cho doanh nghiệp nhỏ, và hầu hết các chi phí này đều được khấu trừ thuế. Bao gồm:

• Phí lưu trữ và đăng ký tên miền website
• Danh thiếp
• Tài liệu quảng cáo
• Chi phí chạy quảng cáo
• Chi phí nền tảng email marketing (ví dụ Mailchimp)
• Mạng xã hội kết nối kinh doanh (ví dụ LinkedIn)

Đừng bỏ lỡ! Các chi phí duy trì, lưu trữ website và tên miền thường bị bỏ qua dù có thể khấu trừ hoàn toàn.

Hồ sơ cần lưu giữ để khấu trừ chi phí tiếp thị và quảng cáo

• Tất cả hóa đơn và biên nhận cho hoạt động tiếp thị và quảng cáo
• Hợp đồng với các agency/quản lý quảng cáo hoặc nhà thầu độc lập

Khi nào không được khấu trừ chi phí tiếp thị và quảng cáo

Các khoản chi cho tiếp thị hoặc quảng cáo nhằm mục đích cá nhân hoặc chính trị không được khấu trừ thuế doanh nghiệp nhỏ.

Thuế và giấy phép

Đa số các loại thuế và giấy phép liên quan trực tiếp đến doanh nghiệp đều được khấu trừ, bao gồm:

• Thuế thu nhập tiểu bang và địa phương
• Thuế bảng lương
• Lệ phí giấy phép kinh doanh
• Thuế bất động sản liên quan đến doanh nghiệp

Đừng bỏ lỡ! Bạn có các chứng chỉ ngành nghề? Chi phí gia hạn chứng chỉ ngành được khấu trừ thuế 100%.

Hồ sơ cần lưu giữ để khấu trừ thuế và giấy phép

• Biên nhận nộp thuế
• Bản sao các giấy phép, giấy phép con
• Tờ khai thuế bảng lương
• Hóa đơn thuế bất động sản doanh nghiệp

Khi nào không được khấu trừ thuế và giấy phép

Bạn không thể khấu trừ thuế thu nhập liên bang, tiền phạt, thuế tự doanh hoặc thuế bán hàng đối với các khoản mua sắm cá nhân.

Lãi vay kinh doanh

Nếu doanh nghiệp của bạn có khoản vay hoặc hạn mức tín dụng, bạn có thể được khấu trừ tiền lãi, bao gồm:

• Lãi thẻ tín dụng kinh doanh
• Lãi vay kinh doanh
• Lãi hạn mức tín dụng doanh nghiệp
• Lãi thế chấp bất động sản doanh nghiệp

Đừng bỏ lỡ! Nếu bạn có thẻ tín dụng vừa dùng cho mục đích cá nhân vừa dùng cho doanh nghiệp, hãy ghi nhận riêng phần lãi phát sinh từ các khoản chi tiêu kinh doanh để khấu trừ vào thuế doanh nghiệp nhỏ của bạn.

Hồ sơ cần lưu giữ để khấu trừ lãi vay kinh doanh

• Hợp đồng vay
• Bảng sao kê thẻ tín dụng
• Sao kê ngân hàng
• Bằng chứng sử dụng cho mục đích kinh doanh

Khi nào không được khấu trừ lãi vay kinh doanh

Bạn không thể khấu trừ lãi phát sinh từ nợ cá nhân, tiền lãi do trễ hạn thuế hoặc lãi phải ghi vốn vào tài sản dài hạn.

Khiến mùa thuế năm nay trở thành cơ hội cho doanh nghiệp nhỏ của bạn

Bằng cách theo dõi chi phí, hiểu các khoản khấu trừ thuế dành cho chủ doanh nghiệp nhỏ và hợp tác với chuyên gia thuế có kinh nghiệm, bạn có thể tránh nộp thừa thuế mùa này và tái đầu tư phần tiết kiệm trở lại doanh nghiệp – nơi điều đó thật sự quan trọng.

Để mùa thuế thêm nhẹ nhàng, hãy chỉnh sửa và quản lý mọi tài liệu thuế an toàn tại một nơi duy nhất với Lumin PDF.