Deducciones fiscales para pequeñas empresas: 10 gastos que no querrás pasar por alto

Nuestra sencilla lista de comprobación ayuda a los propietarios de pequeñas empresas a identificar deducciones fiscales comunes, entender qué se considera un gasto deducible legítimo y afrontar la temporada de impuestos con mayor confianza.

El inicio de año es un momento para propósitos, metas ambiciosas y nuevos comienzos. Pero también es temporada de impuestos, y para los dueños de pequeñas empresas hay un propósito que merece la pena mantener: no pagar más impuestos de los que corresponden.

La mejor decisión que puedes tomar para tus impuestos de 2025 es trabajar con un asesor fiscal de confianza. Sin embargo, acudir a esas reuniones con conocimientos sólidos sobre las deducciones fiscales comunes te garantiza no perder oportunidades ni pagar de más.

Utiliza esta lista de deducciones fiscales para pequeñas empresas y mantente organizado durante la temporada de impuestos.

Despacho en casa

La deducción por despacho en casa puede aplicarse si gestionas tu pequeña empresa desde tu domicilio, o en una edificación separada en tu propiedad, siempre que el espacio esté destinado exclusivamente al negocio.

Existen dos métodos para determinar la cantidad que puedes deducir por despacho en casa.

• Método normal: Divide los gastos operativos de la vivienda entre el uso personal y el profesional. Puedes deducir íntegramente los gastos exclusivamente de negocio, y prorratear los costes indirectos como los suministros, según el porcentaje de vivienda dedicado a la actividad.
• Método simplificado: Multiplica los metros cuadrados del despacho por una tarifa estándar de 5 $ por pie cuadrado. Por ejemplo, si tu despacho tiene 200 pies cuadrados, 200 por 5 $ son 1.000 $.

¡No te lo pierdas! Si recibes habitualmente a clientes fuera de tu oficina, pero gestionas el negocio desde tu despacho en casa, aún podrías tener derecho a la deducción por despacho en casa.

Registros que conservar para la deducción por despacho en casa

• Facturas de suministros
• Recibos o extractos de hipoteca o alquiler
• Facturas de alarma de seguridad
• Recibos del impuesto sobre la propiedad
• Facturas del seguro del hogar
• Facturas de reparaciones en la vivienda
• Plano de la vivienda

Cuándo no puedes aplicar la deducción por despacho en casa

Si el espacio no se utiliza exclusivamente para fines empresariales (p.ej., la mesa de la cocina o la habitación de invitados).

Suministros y gastos de oficina

Los suministros, incluso los más pequeños, y los gastos de oficina destinados a tu negocio suelen ser deducibles. Entre ellos se incluyen:

• Papel y franqueo
• Suscripciones de software o apps de uso empresarial
• Accesorios de ordenador
• Mobiliario de oficina
• Seguros para pequeñas empresas (responsabilidad civil general, profesional, accidentes, etc.)
• Planes de telefonía

¡No te lo pierdas! Herramientas digitales como Lumin PDF, Canva, Zoom o ChatGPT también son deducibles si se usan con fines de negocio.

Registros que conservar para deducir suministros y gastos de oficina

• Facturas o recibos de la compra de suministros
• Confirmaciones o recibos de suscripción
• Extractos de tarjeta de crédito que muestren compras empresariales
• Recibos de seguros para pequeñas empresas
• Facturas de planes de telefonía

Cuándo no puedes deducir suministros y gastos

Cuando el artículo se utiliza para fines personales o domésticos (por ejemplo, café que consumes en casa, aunque lo hagas mientras trabajas).

Propiedad y gastos de operación de vehículos

Los vehículos usados para fines de negocio, y los gastos asociados, suelen ser deducibles. Si el coche se utiliza únicamente para la empresa, los gastos pueden ser deducibles al 100%. Si está compartido con uso personal, debes registrar y deducir únicamente la parte empresarial. Los costes deducibles incluyen:

• Compra de vehículos
• Kilometraje profesional
• Combustible
• Costes de mantenimiento
• Seguro del automóvil
• Cuotas de matriculación
• Amortización

¡No te lo pierdas! Los peajes y aparcamientos relacionados con viajes de negocios también son deducibles.

Registros que conservar para deducir propiedad y gastos de vehículos

• Registros de kilometraje
• Recibos de combustible
• Recibos de mantenimiento y reparación
• Documentos de préstamo o leasing
• Póliza de seguro del coche
• Pruebas de uso profesional

Cuándo no puedes deducir propiedad y gastos de vehículos

El uso personal del vehículo nunca es deducible. Los costes de desplazamiento diario no son deducibles.

Alquileres y arrendamientos del negocio

Si alquilas un local o vehículos usados exclusivamente para tu empresa, esos costes son deducibles.

¡No te lo pierdas! ¿Alquilas un trastero o un espacio de coworking para gestionar tu negocio? Esos gastos también pueden ser deducibles.

Registros que conservar para deducir alquileres y arrendamientos

• Contratos de alquiler o arrendamiento
• Facturas o recibos que acrediten los pagos de alquiler o arrendamiento
• Pruebas de uso profesional

Cuándo no puedes deducir alquileres y arrendamientos de empresa

Si eres propietario de la edificación y te pagas un alquiler a ti mismo, esos gastos normalmente no son deducibles. Excepción: si has constituido la propiedad personal como una S.L.; asegúrate de contar con asesoría jurídica para estructurarlo correctamente.

Comidas y entretenimiento de empresa

Si las comidas fuera o los gastos de entretenimiento forman parte de tu actividad, pueden ser deducibles. Algunos ejemplos de gastos a registrar son:

• Comidas con clientes o potenciales clientes
• Comidas con empleados (si hay un motivo profesional)
• Comidas durante viajes de trabajo, como visitas a clientes o congresos
• Fiestas de empresa
• Retiros corporativos
• Eventos de team-building

¡No te lo pierdas! Si organizas un evento en restaurante o una comida con catering por motivos de negocio, puede ser deducible hasta el 50%. Las fiestas navideñas suelen ser 100% deducibles.

Registros que conservar para deducir comidas y entretenimiento

• Recibos detallados
• Nombres y relación con los asistentes
• Motivo profesional del gasto
• Itinerarios de viaje por trabajo

Cuándo no puedes deducir comidas y entretenimiento

No puedes deducir gastos de entretenimiento como conciertos o deportes. Tampoco puedes deducir ninguna parte de una comida personal, ni comidas sin motivo empresarial.

Gastos relacionados con empleados

Si tienes al menos una persona contratada, podrás deducir los siguientes gastos:

• Salarios
• Bonificaciones
• Contribuciones del negocio a planes de jubilación de empleados
• Seguro médico, dental y de visión a cargo de la empresa
• Impuestos aplicados por la empresa a las nóminas
• Ayudas o formación proporcionadas a empleados
• Seguro de accidentes laborales

¡No te lo pierdas! Recuerda que las aportaciones a los planes de jubilación y a los seguros médicos de los empleados son completamente deducibles.

Registros que conservar para deducir gastos relacionados con empleados

• Registros de nóminas
• Contratos de trabajo
• Hojas de control horario
• Formularios fiscales de empleados (W2, W3)
• Declaraciones de impuestos sobre nóminas
• Documentos sobre beneficios a empleados
• Justificantes de las contribuciones a jubilación y seguros médicos

Cuándo no puedes deducir gastos de empleados

No puedes deducir pagos a ti mismo (si eres autónomo), gastos personales gestionados por nómina ni remuneraciones desproporcionadas.

Servicios jurídicos y profesionales

Los servicios profesionales suelen ser deducibles si se usan exclusivamente en la actividad del negocio, como:

• Asesores fiscales
• Abogados
• Gestión de nóminas
• Consultores

¡No te lo pierdas! Si pagas por la preparación de tus declaraciones de impuestos personales y empresariales, la parte correspondiente a la actividad empresarial es deducible.

Registros que conservar para deducir servicios jurídicos y profesionales

• Facturas y detalles de servicios
• Recibos de pagos de servicios
• Prueba del motivo profesional

Cuándo no puedes deducir servicios profesionales

No puedes deducir servicios profesionales que:

• No tengan un vínculo directo con la actividad profesional
• Incluyan gastos legales o costes por actos ilícitos
• Incluyan gastos legales por adquisición de activos fijos

Marketing y publicidad

El marketing y la publicidad suelen ser clave en el éxito de una pyme, y la mayoría de sus costes son deducibles. Entre ellos:

• Cuotas de hosting y dominios web
• Tarjetas de visita
• Material promocional
• Anuncios
• Plataformas de email marketing (por ejemplo, Mailchimp)
• Redes profesionales (como LinkedIn)

¡No te lo pierdas! Los costes de hosting, dominios y mantenimiento web suelen pasarse por alto aunque sean totalmente deducibles.

Registros que conservar para deducir marketing y publicidad

• Todas las facturas y recibos de marketing y publicidad
• Contratos con agencias o autónomos de marketing

Cuándo no puedes deducir marketing y publicidad

Los gastos de marketing con fines personales o políticos no son deducibles en los impuestos de la empresa.

Impuestos y licencias

La mayoría de los impuestos y licencias relacionados directamente con la actividad son deducibles, como:

• Impuestos estatales y locales sobre la renta
• Impuestos de nómina
• Cuotas de licencias y permisos empresariales
• Impuestos sobre bienes inmuebles de empresa

¡No te lo pierdas! ¿Tienes certificaciones sectoriales? La renovación de certificaciones está 100% exenta fiscalmente.

Registros que conservar para deducir impuestos y licencias

• Justificantes de pagos de impuestos
• Copias de todas las licencias y permisos
• Declaraciones del impuesto sobre nóminas
• Recibos del impuesto sobre bienes inmuebles empresariales

Cuándo no puedes deducir impuestos y licencias

No puedes deducir el impuesto sobre la renta federal, sanciones, el impuesto de autónomos ni el IVA sobre compras personales.

Intereses de negocio

Si tienes préstamos bancarios o líneas de crédito de empresa, puedes deducir intereses tales como:

• Intereses de tarjetas de crédito de empresa
• Intereses de préstamos comerciales
• Intereses de líneas de crédito empresariales
• Intereses hipotecarios de propiedades comerciales

¡No te lo pierdas! Si tienes una tarjeta que usas para fines personales y empresariales, documenta los intereses generados por los gastos empresariales por separado y dedúcelos en tus impuestos de empresa.

Registros que conservar para deducir intereses empresariales

• Documentos de préstamo
• Extractos de tarjeta de crédito
• Extractos bancarios
• Prueba del uso para la actividad

Cuándo no puedes deducir intereses de negocio

No puedes deducir intereses de deudas personales, intereses por impuestos atrasados ni intereses que deban capitalizarse como activo fijo a largo plazo.

Que esta temporada de impuestos juegue a tu favor

Llevando un control de los gastos, entendiendo las deducciones disponibles para pequeñas empresas y contando con una buena asesoría fiscal, podrás evitar pagar de más en la declaración y reinvertir ese ahorro en tu negocio, que es donde más te interesa.

Para que la declaración de este año sea sencilla, edita y gestiona todos tus documentos fiscales de forma segura en un solo lugar con Lumin PDF.