Việc tạo hợp đồng từ lâu đã là một gánh nặng lớn đối với nhiều tổ chức, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ và vừa (SMB). Quá trình này tiêu tốn tài nguyên, làm phân tán sự tập trung khỏi công việc quan trọng và thường yêu cầu sự hỗ trợ tốn kém từ các chuyên gia pháp lý bên ngoài.
Dù là hợp đồng khách hàng, thỏa thuận lao động hay điều khoản với nhà cung cấp, việc soạn thảo hợp đồng tiêu tốn thời gian và tiền bạc - những thứ mà các doanh nghiệp nhỏ không có (hoặc có thể chi tiêu vào những việc khác có ích hơn).
Vậy ảnh hưởng ở đây là gì? Theo một báo cáo từ Aberdeen Group, trung bình một công ty mất từ 20 đến 30 ngày để tạo, đàm phán và hoàn tất một hợp đồng. Và con số này còn chưa tính đến chi phí tài chính.
Bạn có thể cho rằng với sự cách mạng hóa của AI từ tài chính đến khoa học và giải trí, chỉ là vấn đề thời gian trước khi AI thay đổi cách chúng ta tạo ra và quản lý hợp đồng. Thực ra, thời đại đó đã đến và những doanh nghiệp tiên phong đang sử dụng AI để cắt giảm chi phí và tiết kiệm thời gian đáng kể. Hãy cùng tìm hiểu cách thức hoạt động của chúng.
Cách tạo hợp đồng hiện tại
Hiện tại, bạn có thể tạo hợp đồng theo một trong ba cách sau:
- Soạn thảo từ đầu
- Chỉnh sửa hợp đồng có sẵn
- Bắt đầu với một mẫu hợp đồng.
Lựa chọn đầu tiên mất nhiều thời gian nhất, tốn kém nhất và bạn có thể phải thuê một chuyên gia pháp lý. Điểm tốt của lựa chọn này là bạn có thể tự tin rằng hợp đồng sẽ được điều chỉnh phù hợp với nhu cầu cụ thể của bạn.
Sửa đổi một hợp đồng có sẵn (ví dụ, sử dụng hợp đồng lao động cũ làm cơ sở cho hợp đồng mới) thường dễ dàng và giảm chi phí hơn, nhưng cũng có nhược điểm. Đầu tiên, hợp đồng truyền thống thường ở định dạng PDF - một định dạng tài liệu tĩnh không được thiết kế để chỉnh sửa, khiến việc thay đổi trở nên khó khăn. Bạn cũng có thể do dự khi cập nhật hợp đồng mà không có sự hỗ trợ pháp lý.
Bắt đầu với một mẫu hợp đồng có thể là một lựa chọn tốt, nhưng các bản mẫu thường khá chung chung và thường yêu cầu công sức đáng kể để thêm vào những chi tiết cụ thể mà bạn cần. Bạn cũng có thể tốn khá nhiều thời gian để tìm kiếm mẫu hợp đồng phù hợp ngay từ đầu (chúng tôi giúp làm phần việc này dễ dàng hơn với bộ sưu tập các mẫu hợp đồng được chuẩn bị chuyên nghiệp).
Sự xuất hiện của các công cụ tạo hợp đồng AI
AI đang đưa việc tạo tài liệu sang một kỷ nguyên mới, khiến cho việc tạo lập và quản lý hợp đồng trở nên dễ dàng, nhanh chóng và tiết kiệm chi phí hơn. Sau đây là một số tính năng mang tính đột phá giúp việc tạo hợp đồng bằng AI trở thành lựa chọn mặc định cho nhiều doanh nghiệp.
Tạo tài liệu thông qua cuộc trò chuyện
Nhiều công cụ tạo hợp đồng AI cung cấp giao diện giống như trò chuyện, nơi bạn chỉ cần mô tả những gì mình cần, và AI sẽ tạo ra tài liệu. Từ đó, bạn có thể điều chỉnh và thêm chi tiết theo yêu cầu. Ví dụ, nếu bạn đang tạo một hợp đồng dịch vụ, bạn có thể muốn thêm một điều khoản bảo mật hoặc làm rõ các bảo đảm mà công ty bạn cung cấp và trong những tình huống nào.
Với việc được huấn luyện trên hàng nghìn tài liệu tương tự, AI kết hợp sự hiểu biết của mình với việc xử lý ngôn ngữ tiên tiến để biến yêu cầu của bạn thành một hợp đồng chuyên nghiệp. Kết quả là một phương pháp dễ tiếp cận hơn để tạo hợp đồng trong vài phút, thay vì mất hàng giờ hoặc vài ngày.
Tiết kiệm thời gian với mẫu hợp đồng
Trước đây, chúng ta đã bàn về lý do tại sao các mẫu hợp đồng chung không thể đáp ứng nhu cầu riêng biệt của doanh nghiệp bạn. Vậy còn những mẫu hợp đồng được thiết kế chính xác theo yêu cầu của bạn thì sao?
Một số công cụ tạo hợp đồng AI cho phép bạn lưu các tài liệu đã được tùy chỉnh của mình như tài liệu mẫu để sử dụng trong tương lai. Bạn không cần phải định dạng lại hay sửa đổi - mẫu hợp đồng cá nhân hóa của bạn sẽ sẵn sàng để dùng khi cần. Việc này giúp tiết kiệm thời gian, đảm bảo tính nhất quán và làm cho việc tạo lập hợp đồng mới trở nên dễ dàng hơn nhiều.
Hoàn thành hợp đồng nhanh hơn với chữ ký điện tử
Một số công cụ tạo hợp đồng AI tích hợp tính năng chữ ký điện tử, giúp đơn giản hóa việc thu thập chữ ký khi tài liệu hoàn thành, tiết kiệm thêm thời gian.
Thay vì in ấn các tài liệu để gửi đi, tính năng chữ ký điện tử cho phép bạn gửi hợp đồng qua hình thức kỹ thuật số đến tất cả các bên, thu thập chữ ký trong vài phút. Nền tảng này cũng theo dõi trạng thái chữ ký để bạn có thể thấy ai đã ký và ai chưa ký.
Hơn nữa, chữ ký điện tử có giá trị pháp lý - giống như chữ ký tay- đảm bảo rằng hợp đồng của bạn vẫn an toàn, có hiệu lực và được công nhận theo luật pháp.
Giới thiệu AgreementGen: Tạo hợp đồng thông minh hơn
AgreementGen là một công cụ tạo hợp đồng sử dụng công nghệ AI mới, được thiết kế để thay đổi cách các doanh nghiệp tạo lập, tùy chỉnh và quản lý hợp đồng.
Hiện tại đang trong giai đoạn thử nghiệm, AgreementGen sử dụng giao diện trò chuyện trực quan, cho phép bạn tạo các tài liệu chuyên nghiệp hoặc nhập và chuyển đổi các hợp đồng PDF hiện có thành tài liệu động có thể điều chỉnh chính xác theo nhu cầu của bạn.
Bạn muốn là một trong những người đầu tiên sử dụng AgreementGen và góp phần định hình sự phát triển của giải pháp này? Hãy dùng thử miễn phí ngay hôm nay và chia sẻ phản hồi của bạn.
