Mẫu W-2 là gì? Hướng dẫn dành cho nhân viên tại Hoa Kỳ

Nếu bạn là nhân viên tại Hoa Kỳ, W-2 là một trong những mẫu thuế quan trọng nhất bạn sẽ nhận được. Là một người nộp thuế, hiểu W-2 là gì, khi nào nhận được và cách đọc mẫu là điều cần thiết để đảm bảo bạn khai thuế đúng và không phải trả nhiều hơn số tiền phải nộp.

Mẫu W-2, Tờ khai Lương và Thuế là gì?

Mẫu W-2 của IRS là tài liệu ghi lại tổng thu nhập hàng năm của bạn và số thuế bị khấu trừ từ khoản thu nhập đó. Đây là thông tin bạn cần để khai báo thuế liên bang. W-2 sẽ được gửi cho nhân viên, cho IRS, Cơ quan Quản lý An sinh Xã hội, cũng như các cơ quan thuế bang và địa phương. Việc chia sẻ thông tin này giúp tất cả các bên đều có hồ sơ về thu nhập và các khoản thuế mà bạn đã nộp.

Khi nào tôi sẽ nhận được W-2?

Chủ lao động có nghĩa vụ theo luật phải gửi W-2 cho nhân viên trước ngày 31 tháng 1 hàng năm cho thu nhập của năm trước. Ví dụ, trước ngày 31 tháng 1 năm 2026, chủ lao động phải gửi xong tất cả mẫu W-2 qua bưu điện hoặc điện tử cho năm thuế 2025. Bạn sẽ nhận được 1 mẫu W-2 từ mỗi chủ lao động mà bạn đã làm việc trong năm đó.

Nếu sang đầu tháng 2 mà bạn vẫn chưa nhận được W-2, hãy liên hệ phòng nhân sự của công ty để yêu cầu bản sao. Nếu đến cuối tháng 2 bạn vẫn chưa nhận được, hãy liên hệ IRS theo số 800-829-1040.

Trên mẫu W-2 có những thông tin gì?

Có 20 ô được đánh số trên W-2 ngoài các ô có chữ ghi thông tin chủ lao động và nhân viên. Dưới đây là những gì bạn sẽ thấy:

Thông tin về chủ lao động & nhân viên

Bạn sẽ thấy thông tin về chủ lao động và nhân viên trong các ô A đến F trên W-2.

• Số An sinh Xã hội (SSN) của bạn
• Họ tên và địa chỉ của bạn
• Mã số nhận diện doanh nghiệp (EIN) của chủ lao động
• Tên và địa chỉ chủ lao động
• Một số kiểm soát tùy chọn mà một số chủ lao động sử dụng để quản lý hồ sơ

Thông tin về thu nhập và thuế bị khấu trừ

Thông tin về thu nhập và khấu trừ thuế nằm trong các ô 1 đến 6 trên mẫu W-2:

• Ô 1: Tiền lương, tiền tip và các khoản thu nhập khác thuộc diện chịu thuế liên bang
• Ô 2: Số tiền thuế thu nhập liên bang đã bị khấu trừ khỏi lương của bạn
• Ô 3: Tiền lương chịu thuế An sinh Xã hội (có thể khác so với ô 1 nếu có các khoản khấu trừ trước thuế như đóng góp 401(k) hoặc bảo hiểm y tế)
• Ô 4: Thuế An sinh Xã hội bị khấu trừ
• Ô 5: Tiền lương và tiền tip chịu thuế Medicare
• Ô 6: Thuế Medicare bị khấu trừ

Thông tin bổ sung khác

Các ô từ 7 đến 20 ghi nhận những loại thu nhập và phúc lợi khác:

• Ô 7: Tiền tip chịu thuế An sinh Xã hội
• Ô 8: Tiền tip được phân bổ (thường áp dụng với nhân viên nhà hàng)
• Ô 10: Phúc lợi chăm sóc người phụ thuộc
• Ô 11: Các gói hưu trí không đủ điều kiện
• Ô 12: Đóng góp 401(k), đóng góp vào tài khoản tiết kiệm y tế (HSA) và bảo hiểm nhân thọ nhóm
• Ô 13: Các hộp để đánh dấu nếu bạn là nhân viên theo chế độ quy định, tham gia quỹ hưu trí hoặc nhận khoản tiền ốm đau từ bên thứ ba
• Ô 15-20: Thông tin thuế bang và địa phương như tiền lương chịu thuế bang, thu nhập bang, thuế đã khấu trừ, tiền lương địa phương và thuế thu nhập địa phương bị khấu trừ

Ô số 9 ở đâu? Ô 9 trên W-2 luôn được để trống vì IRS không còn yêu cầu thu thập thông tin này nữa.

Cần trợ giúp? Xem hướng dẫn của chúng tôi về cách điền mẫu W-2.

So sánh W-2 và Mẫu 1040

Mẫu W-2 và Mẫu 1040 hoạt động song hành trong mùa khai thuế. W-2 là mẫu báo cáo thu nhập do chủ lao động cấp, cho biết số tiền bạn kiếm được và thuế đã bị khấu trừ. Bạn sẽ dùng thông tin trên W-2 để điền vào tờ khai thuế, thường sử dụng mẫu 1040, mẫu này sẽ nộp cho IRS.

So sánh W-2 và Mẫu 1099

Cả W-2 và 1099 đều là những mẫu báo cáo thu nhập, nhưng dành cho các đối tượng khác nhau. Nhân viên nhận W-2, còn nhà thầu độc lập và freelancer nhận 1099. W-2 thể hiện các khoản thuế đã bị khấu trừ bởi chủ lao động, còn người nhận 1099 thường tự chịu trách nhiệm đóng thuế trong năm.

Các vấn đề thường gặp với W-2 và cách khắc phục

Sai sót có thể xảy ra. Dưới đây là cách xử lý những lỗi phổ biến trên W-2:

• Lỗi trên mẫu W-2: Nếu bạn phát hiện số SSN sai, tên bị viết sai, địa chỉ nhầm hoặc số liệu về tiền lương/thuế không chính xác, hãy liên hệ ngay với chủ lao động để yêu cầu Mẫu W-2c (Bảng lương và thuế đã sửa). Đừng khai thuế cho đến khi bạn nhận được bản sửa.
• Mất hoặc hỏng mẫu W-2: Nếu bạn bị mất hoặc làm hỏng W-2, hãy yêu cầu chủ lao động cung cấp bản sao khác.
• Không thể liên hệ với công ty cũ: Nếu công ty cũ của bạn đã đóng cửa hoặc không thể liên lạc, bạn có thể dùng Mẫu 4852 để khai thuế, sử dụng bảng lương cuối cùng để điền thông tin.
• Không làm việc nhưng vẫn nhận được W-2: Việc nhận được W-2 từ công ty bạn chưa từng làm việc là dấu hiệu báo động về việc đánh cắp danh tính. Hãy thông báo ngay cho công ty, đồng thời báo cáo với IRS theo số 800-908-4490. Bạn cũng nên cân nhắc đặt cảnh báo gian lận trên báo cáo tín dụng của mình.

Tôi nên làm gì với mẫu W-2 của mình?

Giữ các mẫu W-2 bạn nhận được ở nơi an toàn, cùng với các giấy tờ liên quan đến thuế. Sau khi đã khai thuế, IRS khuyến nghị lưu giữ các mẫu thuế ít nhất 3 năm đề phòng trường hợp bị kiểm tra. Hãy cân nhắc lưu bản điện tử của các mẫu thuế ở nơi bảo mật để tiện truy cập và dự phòng.

Đơn giản hóa mẫu W-2 của bạn

Mẫu W-2 là tài liệu thuế không thể thiếu cho bất kỳ ai làm việc dạng nhân viên tại Hoa Kỳ. Chủ lao động sẽ phát hành vào mỗi năm trước ngày 31/1, báo cáo tổng thu nhập và các khoản thuế đã bị khấu trừ. Bạn sẽ dùng W-2 để chuẩn bị và khai thuế.

Dù bạn mới khai thuế lần đầu hay chỉ cần ôn lại kiến thức, hiểu về các mẫu thuế như W-2 sẽ giúp bạn chủ động nắm rõ tình hình tài chính của mình. Nếu bạn sẵn sàng khai thuế năm 2025, hãy tìm các mẫu thuế IRS cần thiết và hoàn thiện nhanh chóng với Lumin.