O que é o formulário W-2? Um guia para funcionários nos EUA

Se você é funcionário nos EUA, o W-2 é um dos formulários fiscais mais importantes que receberá. Como contribuinte, entender o que é um W-2, quando esperar por ele e como interpretá-lo é essencial para garantir o envio correto da sua declaração e evitar pagar mais impostos do que o necessário.

O que é o formulário W-2, Declaração de Salário e Imposto?

O formulário W-2 do IRS é um documento que informa seus salários anuais e o montante de impostos retidos desses salários. Ele proporciona as informações necessárias para preencher sua declaração de imposto de renda federal. Os W-2s são enviados aos funcionários e também ao IRS, à Administração da Previdência Social (Social Security Administration) e às autoridades fiscais estaduais e locais. Esse compartilhamento de informações garante que todas as partes disponham de um registro da sua renda e dos impostos pagos.

Quando vou receber meu W-2?

Os empregadores têm, por lei, a obrigação de enviar os W-2s até 31 de janeiro de cada ano, referentes aos rendimentos do ano anterior. Por exemplo, até 31 de janeiro de 2026, todos os W-2s referentes ao ano fiscal de 2025 deverão ter sido enviados por correio ou eletronicamente. Você deve receber um W-2 de cada empregador para quem trabalhou no ano fiscal.

Se você não recebeu o W-2 até o início de fevereiro, entre em contato com o RH do seu empregador para solicitar uma cópia. Caso ainda não tenha recebido até o fim de fevereiro, entre em contato com o IRS pelo 800-829-1040.

Quais informações constam no formulário W-2?

O W-2 possui 20 campos numerados, além de campos com letras para informações do empregador e do funcionário. Veja o que esperar:

Informações do empregador & do funcionário

As informações do empregador e do funcionário estão nos campos A a F do W-2.

• Seu número do Social Security (SSN)
• Seu nome e endereço
• Número de Identificação do Empregador (EIN)
• Nome e endereço do empregador
• Número de controle opcional que alguns empregadores usam para controle interno

Informações sobre renda e retenção de impostos

Essas informações estão nos campos 1 a 6 do W-2:

• Campo 1: Salários federais, gorjetas e outras remunerações que compõem sua renda tributável a nível federal
• Campo 2: Imposto de renda federal retido do seu salário
• Campo 3: Salários sujeitos ao Social Security (se houver descontos antes do imposto, como contribuições para 401(k) ou planos de saúde, esse valor pode ser diferente do campo 1)
• Campo 4: Imposto do Social Security retido
• Campo 5: Salários e gorjetas sujeitos ao Medicare
• Campo 6: Imposto do Medicare retido

Informações adicionais

Os campos 7 a 20 incluem outros tipos de renda e benefícios:

• Campo 7: Gorjetas sujeitas ao Social Security
• Campo 8: Gorjetas atribuídas (para trabalhadores de restaurantes)
• Campo 10: Benefícios de assistência com dependentes
• Campo 11: Planos de aposentadoria não qualificados
• Campo 12: Contribuições para 401(k), conta de poupança de saúde (HSA) e seguro de vida coletivo
• Campo 13: Marcadores indicando se você é funcionário estatutário, participa de plano de aposentadoria ou recebe auxílio doença de terceiros
• Campos 15-20: Informações sobre impostos estaduais e locais, como salários estaduais, imposto estadual, imposto retido, salários locais e imposto de renda local retido

Onde está o campo 9? O campo 9 no W-2 fica sempre em branco, pois o IRS não exige mais a informação que era solicitada anteriormente.

Precisa de uma ajudinha? Veja nosso guia sobre como preencher um W-2.

W-2 versus Formulário 1040

O seu W-2 e o formulário 1040 atuam juntos na época do imposto de renda. O W-2 é fornecido pelo seu empregador, mostrando quanto você ganhou e os impostos retidos. Você usará os dados do W-2 para preencher sua declaração de imposto, geralmente usando o Formulário 1040, que é o documento enviado ao IRS.

W-2 versus Formulário 1099

O W-2 e o 1099 são ambos formulários de declaração de renda, mas se aplicam a situações de trabalho diferentes. Funcionários recebem W-2s, enquanto autônomos e freelancers recebem 1099s. O W-2 informa os impostos que já foram retidos pelo empregador, enquanto quem recebe o 1099 normalmente deve pagar os próprios impostos ao longo do ano.

Problemas comuns com o W-2 e como resolvê-los

Erros acontecem. Veja como lidar com os problemas mais comuns no W-2:

• Erros em seu W-2: Se você notar um SSN incorreto, nome com erro de digitação, endereço errado ou salário/imposto equivocado, contate seu empregador imediatamente para solicitar um formulário W-2c (Declaração de Salário e Imposto Corrigida). Não envie sua declaração até receber a correção.
• W-2 perdido ou danificado: Se perder seu W-2 ou ele for danificado, solicite outra cópia ao seu empregador.
• Empregador antigo está inacessível: Se seu ex-empregador fechou ou não pode ser localizado, você pode usar o formulário 4852 para declarar seus impostos. Use seu último contracheque para preencher as informações.
• Você não trabalhou, mas recebeu um W-2: Receber um W-2 de uma empresa para a qual você não trabalhou é sinal de possível roubo de identidade. Avise imediatamente o empregador, faça um relatório ao IRS pelo 800-908-4490 e considere colocar um alerta de fraude nos seus relatórios de crédito.

O que fazer com seu W-2?

Guarde todos os W-2s recebidos de forma segura e organizada juntamente com seus outros documentos fiscais. Após declarar, o IRS recomenda que você mantenha esses formulários por pelo menos três anos, caso seja auditado. Considere armazenar versões digitais dos seus formulários fiscais em local seguro para fácil acesso e backup.

Descomplicando o seu W-2

O formulário W-2 é um documento fiscal essencial para quem trabalha como funcionário nos Estados Unidos. Ele será emitido pelo seu empregador até 31 de janeiro de cada ano, informando seus salários anuais e os impostos já retidos desses salários. Você utilizará o W-2 para preparar e enviar sua declaração de imposto de renda.

Seja sua primeira declaração ou se você só precisa de um reforço, entender formulários como o W-2 ajuda você a ter mais controle sobre sua vida financeira. Se está pronto para declarar seus impostos de 2025, encontre os formulários fiscais do IRS de que precisa e preencha-os rapidamente com a Lumin.