¿Qué es un formulario W-2? Una guía para empleados en EE. UU.

Si eres empleado en EE. UU., el W-2 es uno de los formularios fiscales más importantes que recibirás. Como contribuyente, entender qué es un W-2, cuándo esperarlo y cómo leerlo es fundamental para asegurarte de presentar tu declaración correctamente y evitar pagar de más.

¿Qué es el Formulario W-2, Declaración de Salarios e Impuestos?

El Formulario W-2 del IRS es un documento que informa tus salarios anuales y la cantidad de impuestos retenidos de esos ingresos. Proporciona la información necesaria para presentar tu declaración federal de impuestos. Los W-2 se envían a los empleados y también al IRS, a la Administración del Seguro Social y a las autoridades fiscales estatales y locales. Compartir esta información garantiza que todas las partes tengan un registro de tus ingresos y pagos de impuestos.

¿Cuándo recibiré mi W-2?

Por ley, los empleadores deben enviar los W-2 antes del 31 de enero de cada año, correspondientes a los ingresos del año anterior. Por ejemplo, antes del 31 de enero de 2026, los empleadores deben haber enviado todos los W-2 por correo o electrónicamente para el año fiscal 2025. Debes recibir un W-2 de cada empleador con el que hayas trabajado durante el año fiscal.

Si para principios de febrero no has recibido tu W-2, contacta al departamento de RR. HH. de tu empleador para solicitar una copia. Si para finales de febrero aún no lo has recibido, contacta con el IRS al 800-829-1040.

¿Qué información aparece en un formulario W-2?

El W-2 contiene 20 casillas numeradas, además de casillas con información sobre el empleador y el empleado identificadas con letras. Aquí tienes lo que puedes esperar:

Información del empleador y del empleado

Encontrarás la información del empleador y del empleado en las casillas de la A a la F del W-2.

• Tu número de Seguro Social (SSN)
• Tu nombre y dirección
• Número de identificación del empleador (EIN)
• Nombre y dirección del empleador
• Un número de control opcional que algunos empleadores utilizan para el seguimiento

Información sobre ingresos y retenciones

La información sobre ingresos y retenciones se encuentra en las casillas 1 a 6 del W-2:

• Casilla 1: Salarios federales, propinas y otras compensaciones que constituyen tus ingresos sujetos a impuestos federales
• Casilla 2: Impuesto federal retenido de tus salarios
• Casilla 3: Salarios sujetos a Seguro Social (si tienes deducciones antes de impuestos como contribuciones a 401(k) o primas de seguros médicos, esta cantidad puede diferir de la casilla 1)
• Casilla 4: Impuesto de Seguro Social retenido
• Casilla 5: Salarios y propinas sujetos a Medicare
• Casilla 6: Impuesto de Medicare retenido

Información adicional

Las casillas 7 a 20 del W-2 recogen otros tipos de ingresos y beneficios:

• Casilla 7: Propinas sujetas a Seguro Social
• Casilla 8: Propinas asignadas (para trabajadores en restaurantes)
• Casilla 10: Beneficios de cuidado de dependientes
• Casilla 11: Planes de jubilación no calificados
• Casilla 12: Contribuciones a 401(k), contribuciones a cuenta de ahorros para salud (HSA) y seguro de vida colectivo
• Casilla 13: Casillas de verificación para indicar si eres un empleado estatutario, has participado en un plan de jubilación o has recibido pagos por enfermedad de terceros
• Casillas 15-20: Información fiscal estatal y local como salarios estatales, ingresos estatales, impuestos retenidos, salarios locales e impuestos locales retenidos

¿Dónde está la casilla 9? La casilla 9 del W-2 siempre está en blanco porque el IRS ya no requiere la información que solía recopilar.

¿Necesitas ayuda? Consulta nuestra guía sobre cómo completar un W-2.

W-2 vs Formulario 1040

Tu W-2 y el Formulario 1040 trabajan juntos durante la temporada de impuestos. El W-2 es un formulario que tu empleador emite para informar cuánto has ganado y los impuestos retenidos. Utilizarás la información del W-2 para completar tu declaración de la renta, normalmente usando el Formulario 1040, que es el que se envía al IRS.

W-2 vs Formulario 1099

Tanto el W-2 como el 1099 son formularios para informar ingresos, pero se diferencian en el estatus laboral. Los empleados reciben W-2, mientras que los contratistas independientes y autónomos reciben 1099. Los W-2 muestran los impuestos ya retenidos por el empleador, mientras que quienes reciben 1099 por lo general deben pagar sus propios impuestos durante el año.

Problemas comunes con el W-2 y cómo solucionarlos

Los errores ocurren. Aquí te explicamos cómo manejar los más comunes:

• Errores en tu W-2: Si ves un SSN incorrecto, nombre mal escrito, dirección errónea o salarios o impuestos inapropiados, contacta inmediatamente a tu empleador para solicitar un Formulario W-2c (Declaración de salarios e impuestos corregida). No presente la declaración hasta recibir la corrección.
• Pérdida o daño del W-2: Si pierdes tu W-2 o se daña, solicita otra copia a tu empleador.
• Antiguo empleador inlocalizable: Si tu antiguo empleador ha cerrado o no puedes contactarlo, puedes usar el Formulario 4852 para presentar tu declaración. Utilizarás tu nómina final como referencia para completar la información.
• No has trabajado pero recibiste un W-2: Recibir un W-2 de una empresa en la que no has trabajado es una señal de posible robo de identidad. Contacta de inmediato al empleador para informar la situación y presenta un aviso ante el IRS al 800-908-4490. Considera también poner una alerta de fraude en tus informes de crédito.

¿Qué debo hacer con mi W-2?

Mantén todos los W-2 que recibas guardados de forma segura y organizados junto a tus documentos fiscales. Una vez presentada la declaración, el IRS recomienda guardar los formularios fiscales durante al menos tres años en caso de auditoría. Considera almacenar copias digitales de tus formularios fiscales en un lugar seguro para un fácil acceso y respaldo.

Tu W-2, explicado de forma sencilla

El formulario W-2 es un documento fiscal esencial para cualquier persona que trabaje como empleado en Estados Unidos. Tu empleador lo debe emitir antes del 31 de enero de cada año e informa sobre tus salarios anuales y los impuestos ya retenidos. Usarás el W-2 para preparar y presentar tu declaración de impuestos.

Tanto si es la primera vez que presentas la declaración como si solo necesitas recordarlo, comprender formularios como el W-2 te ayuda a tomar el control de tus finanzas. Si ya estás listo para presentar tus impuestos de 2025, encuentra los formularios del IRS que necesitas y complétalos rápidamente con Lumin.