Qu'est-ce qu'un formulaire W-2 ? Guide pour les employés américains

Si vous êtes salarié(e) aux États-Unis, le formulaire W-2 est l’un des documents fiscaux les plus importants que vous recevrez. En tant que contribuable, il est essentiel de comprendre ce qu’est un formulaire W-2, quand l’attendre et comment le lire pour remplir votre déclaration sans erreurs et éviter de payer plus que ce que vous devez.

Qu'est-ce qu'un formulaire W-2 : déclaration de revenus et d’impôt ?

Le formulaire W-2 de l’IRS est un document qui indique votre salaire annuel et le montant des impôts retenus sur ce salaire. Il fournit les informations dont vous avez besoin pour remplir votre déclaration de revenus fédérale. Les W-2 sont envoyés aux employés ainsi qu’à l’IRS, à la Social Security Administration et aux autorités fiscales des États et des collectivités locales. Ce partage d’informations garantit que toutes les parties disposent d’un relevé de vos revenus et de vos paiements fiscaux.

Quand vais-je recevoir mon W-2 ?

Les employeurs sont tenus par la loi d’envoyer les W-2 au plus tard le 31 janvier de chaque année pour les revenus de l’année précédente. Par exemple, au 31 janvier 2026, tous les W-2 pour l’année fiscale 2025 devraient avoir été envoyés, que ce soit par courrier ou sous format électronique. Vous recevrez un W-2 de chaque employeur pour lequel vous avez travaillé durant l’année fiscale.

Si vous n’avez pas reçu votre W-2 début février, contactez le service RH de votre employeur pour en demander un exemplaire. Si vous ne l’avez toujours pas reçu fin février, contactez l’IRS au 800-829-1040.

Quelles informations figurent sur un formulaire W-2 ?

Le formulaire W-2 comporte 20 cases numérotées ainsi que des champs lettrés pour les informations de l’employeur et de l’employé. Voici ce à quoi vous attendre :

Informations sur l’employeur & l’employé

Vous trouverez les informations sur l’employeur et l’employé dans les cases A à F du W-2.

• Votre numéro de sécurité sociale (SSN)
• Votre nom et votre adresse
• Le numéro d’identification de l’employeur (EIN)
• Le nom et l’adresse de l’employeur
• Un numéro de contrôle facultatif utilisé par certains employeurs pour le suivi

Informations sur les revenus et prélèvements

Les cases 1 à 6 présentent les informations sur les revenus et les retenues :

• Case 1 : Salaires fédéraux, pourboires et autres rémunérations constituant votre revenu imposable au niveau fédéral
• Case 2 : Impôt fédéral sur le revenu retenu à la source
• Case 3 : Salaire soumis à la sécurité sociale (ce montant peut différer de la case 1 si vous avez des déductions avant impôt comme des cotisations 401(k) ou des primes d’assurance santé)
• Case 4 : Impôt sur la sécurité sociale retenu
• Case 5 : Salaire et pourboires soumis à Medicare
• Case 6 : Impôt Medicare retenu

Informations additionnelles

Les cases 7 à 20 du W-2 concernent d’autres types de revenus et d’avantages :

• Case 7 : Pourboires soumis à la sécurité sociale
• Case 8 : Pourboires alloués (pour les travailleurs de la restauration)
• Case 10 : Avantages pour la garde des personnes à charge
• Case 11 : Régimes de retraite non qualifiés
• Case 12 : Cotisations 401(k), contributions à un Health Savings Account (HSA) et assurance vie collective
• Case 13 : Cases à cocher indiquant si vous êtes un employé statutaire, avez participé à un plan de retraite ou reçu un paiement de maladie par un tiers
• Cases 15 à 20 : Informations fiscales d’État et locales comme le salaire soumis à l’impôt d’État, l’impôt sur le revenu d’État, l’impôt prélevé, le salaire et l’impôt sur le revenu local

Où se trouve la case 9 ? La case 9 du W-2 est toujours vide, car l’IRS ne nécessite plus les informations qui y figuraient auparavant.

Besoin d’un coup de main ? Consultez notre guide sur comment remplir un W-2.

W-2 vs formulaire 1040

Votre W-2 et le formulaire 1040 fonctionnent ensemble lors de votre déclaration fiscale. Le W-2 est un document remis par votre employeur qui montre combien vous avez gagné et combien d’impôts ont été prélevés. Vous utiliserez les informations de votre W-2 pour remplir votre déclaration, souvent sur le formulaire 1040, qui est celui que vous envoyez à l’IRS.

W-2 vs formulaire 1099

Le W-2 et le 1099 sont tous deux des formulaires de déclaration de revenus, mais ils diffèrent selon votre statut professionnel. Les salariés reçoivent des W-2 tandis que les travailleurs indépendants et freelances reçoivent des 1099. Les W-2 indiquent les impôts déjà retenus par l’employeur, alors que les titulaires de 1099 doivent généralement payer eux-mêmes leurs impôts tout au long de l’année.

Problèmes fréquents avec le W-2 et comment les résoudre

Des erreurs peuvent survenir. Voici comment régler les problèmes les plus courants avec le W-2 :

• Erreurs sur votre W-2 : Si vous constatez un SSN incorrect, un nom mal orthographié, une mauvaise adresse ou un montant de salaire ou d’impôt erroné, contactez immédiatement votre employeur pour demander un formulaire W-2c (déclaration rectificative). N’envoyez pas votre déclaration avant d’avoir reçu la correction.
• W-2 perdu ou endommagé : Si vous perdez votre W-2 ou qu’il est abîmé, demandez un nouveau document à votre employeur.
• Ancien employeur injoignable : Si votre ancien employeur a fermé ou ne répond pas, vous pouvez utiliser le formulaire 4852 pour effectuer votre déclaration. Il vous faudra alors utiliser votre dernier bulletin de paie pour compléter les informations nécessaires.
• Vous n’avez pas travaillé mais avez reçu un W-2 : Recevoir un W-2 d’une entreprise pour laquelle vous n’avez jamais travaillé est un signal d’alerte pour un vol d’identité. Contactez immédiatement l’employeur concerné, signalez la situation et contactez l’IRS au 800-908-4490. Vous pouvez également envisager de placer une alerte de fraude sur vos relevés de crédit.

Que faire de mon W-2 ?

Conservez en lieu sûr tous les W-2 reçus, rangés avec vos autres documents fiscaux. Une fois la déclaration effectuée, l’IRS recommande de garder vos documents fiscaux au moins trois ans, au cas où vous feriez l’objet d’un contrôle. Pensez aussi à stocker des copies numériques de vos formulaires fiscaux dans un endroit sécurisé pour un accès facile et une sauvegarde.

Le W-2, tout simplement

Le formulaire W-2 est un document fiscal essentiel pour toute personne employée aux États-Unis. Il doit être transmis par votre employeur avant le 31 janvier de chaque année et indique vos revenus annuels ainsi que les impôts déjà prélevés sur ces revenus. Ce formulaire vous sert à préparer et déposer votre déclaration de revenus.

Que vous déposiez votre déclaration pour la première fois ou que vous ayez besoin d’un rappel, comprendre des formulaires fiscaux comme le W-2 vous permet de mieux gérer vos finances. Si vous êtes prêt à déclarer vos revenus 2025, trouvez les formulaires fiscaux IRS dont vous avez besoin et complétez-les rapidement avec Lumin.