Cách bảo mật tài liệu trực tuyến

Việc chia sẻ tệp là một phần không thể thiếu và khó tránh khỏi trong cuộc sống của hầu hết chúng ta. Dù bạn đang ký hợp đồng thuê nhà, hướng dẫn khách hàng mới hay tải xuống bản tin – việc chia sẻ tệp với những người bạn tin tưởng, và thậm chí cả những người bạn không quen biết, chưa bao giờ dễ dàng hơn thế.

Một số tệp trong số đó có thể chứa thông tin nhạy cảm. Đừng lo lắng! Bạn hoàn toàn có thể bảo vệ chúng.

Cách bảo mật tệp của bạn

Tài liệu nội bộ, hồ sơ tài chính và bất kỳ tài liệu nào chứa thông tin nhận dạng cá nhân đều cần được giữ an toàn. Dưới đây là năm việc bạn cần làm để bảo vệ tài liệu của mình:

1. Đặt mật khẩu bảo vệ các tệp quan trọng

Bạn có thể mã hóa tệp Word, nhưng một tệp PDF được bảo vệ bằng mật khẩu sẽ an toàn hơn nữa. Adobe Acrobat là phần mềm nổi tiếng nhất với công cụ bảo vệ bằng mật khẩu, tuy nhiên với những ai thấy nó quá đắt đỏ (tại thời điểm viết bài là $19,99 mỗi tháng), vẫn có lựa chọn miễn phí: CleverPDF và PDFEncrypt là hai ví dụ.

2. Lưu trữ bản sao dự phòng

Đôi khi, điều chúng ta cần lo ngại không phải là tội phạm mạng mà là thiên tai. Nếu ổ cứng máy tính của bạn gặp sự cố do thiên tai, bị trộm hoặc đơn giản là do nhầm lẫn, bạn sẽ cần đến những bản sao lưu của tệp.

Một hệ thống lưu trữ đám mây như Google Drive, Dropbox hoặc Lumin là lựa chọn lý tưởng, bởi bạn có thể theo dõi ai đã truy cập tệp và liệu chúng có bị chia sẻ hay không. Tuy vậy, nếu bạn muốn lưu trữ vật lý, bạn có thể sao chép tệp vào một ổ cứng khác và bảo quản ở một nơi an toàn khác.

3. Sử dụng chữ ký điện tử

Bạn có nhớ những lần cần chữ ký của khách hàng và phải in, scan và gửi tài liệu; sau đó họ cũng phải lặp lại quy trình in, ký rồi gửi lại cho bạn? Có quá nhiều khả năng thông tin nhạy cảm bị truy cập qua email hoặc bị thất lạc trên giấy tờ.

Nhờ chữ ký điện tử, bạn giờ đây có thể lưu trữ tài liệu trên máy chủ đám mây an toàn và ký trực tuyến mà không cần tải xuống bất cứ thứ gì.

4. Áp dụng chính sách nội bộ

Thiết lập chính sách chia sẻ tệp trong toàn công ty là cách tuyệt vời để đảm bảo an toàn nhất quán cho dữ liệu của bạn. Một số chính sách bạn có thể thực hiện bao gồm:

• Tất cả tài liệu nhạy cảm đều phải được bảo vệ bằng mật khẩu
• Nhân viên cũ sẽ bị thu hồi quyền truy cập tài liệu
• Các tài liệu quan trọng cần được sao lưu dự phòng

Cách bảo mật PDF

Có hàng trăm dịch vụ PDF ngoài kia: Adobe Acrobat, Sejda, DocuSign, Lumin và nhiều cái tên khác. Chắc chắn bạn không gặp vấn đề trong việc tạo tệp PDF. Nhưng làm thế nào để giữ chúng an toàn?

1. Giao thức truyền tệp (FTP)

FTP là một trong những phương thức truyền dữ liệu qua mạng xuất hiện đầu tiên và vẫn được sử dụng đến ngày nay nhờ hiệu quả và độ tin cậy. Bạn sẽ cần một máy chủ FTP như Hostinger. Người gửi và người nhận cần có thông tin đăng nhập máy chủ để truy cập các tệp này.

FTP đặc biệt hữu ích với các tệp lớn, định dạng không phổ biến hoặc dữ liệu cũ.

2. Lưu trữ đám mây

Các dịch vụ lưu trữ đám mây có lẽ là hình thức chia sẻ tệp phổ biến nhất hiện nay. Có thể bạn đã dùng qua: Google Drive, Dropbox và Amazon Web Services là một số ví dụ. Đơn giản chỉ cần tải dữ liệu lên dịch vụ, người dùng khác có thể tải các tệp PDF về thiết bị của họ. Mặc dù bạn có thể thiết lập mức quyền truy cập cho tệp, toàn bộ dữ liệu đều được lưu trên máy chủ bên thứ ba.

3. Email

Phương pháp này thường bị bỏ qua, nhưng email cũng có thể dùng để chia sẻ tệp! Mỗi lần bạn đính kèm tài liệu vào email, bạn đang truyền dữ liệu qua internet.

Gửi tệp qua email rất phù hợp với các tệp nhỏ hoặc cần gửi kèm thông tin bổ sung.

4. Lưu trữ rời

Bây giờ chúng ta sẽ nói đến phương pháp truyền thống hơn. Khi không thể chuyển tệp qua mạng, bạn luôn có thể trông cậy vào USB, đôi khi còn gọi là ổ đĩa flash. Quá đơn giản so với đĩa mềm, phải không? Chỉ cần sao chép dữ liệu vào USB, rút ra và cắm vào máy tính khác.

Giữ an toàn cho dữ liệu của bạn

Nếu bạn chưa nghĩ đến việc bảo mật dữ liệu và tài liệu thì bây giờ chính là lúc cần cân nhắc. Khách hàng đang yêu cầu điều này và bảo mật cũng đóng vai trò then chốt trong việc bảo vệ uy tín doanh nghiệp của bạn. Nếu hacker có quyền truy cập vào tài liệu của bạn hoặc của khách hàng, danh tiếng nghề nghiệp của bạn có thể bị ảnh hưởng.

Để thử Lumin như một giải pháp bảo vệ dữ liệu, hãy bấm vào đây.