La mort du PDF ? Pourquoi les documents dynamiques sont l'avenir des entreprises

Comme un vieil ami, le PDF est toujours là quand vous en avez besoin. Vous l'ouvrez, vous le signez (si vous utilisez le bon logiciel) et vous le renvoyez sans rien imprimer.

Cependant, vous ne pourrez pas faire grand-chose d'autre. C'est parce qu'Adobe, son créateur, a conçu le PDF pour une époque complètement différente : 1993, et non 2025.

Le problème majeur est que les PDF sont totalement statiques. Une fois créé, il peut être difficile de modifier un fichier ou son contenu. C'est comme si tout était figé dans le temps.

Alors, quelle est l'alternative ?

Comment les PDF sont devenus un problème

Les PDF peuvent sembler anodins aujourd'hui, mais ils étaient tout à fait révolutionnaires lorsqu'ils sont apparus. Grâce à son format universel et à la fiabilité de son affichage, le PDF garantit que tous les éléments d'un document – texte, images, mise en page, etc. – s'affichent de la même manière sur tous les écrans.

Cependant, au fil des ans, les besoins des entreprises ont évolué bien au-delà de ce qu'offrent les PDF. En effet, la mise à jour d'un PDF, qui est un format de fichier statique, peut être délicate et prendre du temps.

Les éditeurs de fichiers PDF, tels que Lumin, peuvent certainement être utiles dans de nombreuses circonstances, mais même ces outils présentent certaines limites, et vous ne pourrez probablement pas modifier des mises en page ou des formatages plus complexes. De plus, passer trop de temps à éditer manuellement des PDF est tout simplement une mauvaise gestion des documents, qui représente 21,3 % des pertes de productivité.

Un autre problème des PDF est qu'ils ne disposent pas de contrôle de version intégré, ce qui rend difficile le suivi des modifications apportées par votre équipe.

Qu’est-ce qui rend un document dynamique ?

Un document dynamique peut être mis à jour en permanence par plusieurs utilisateurs sur plusieurs appareils, les modifications apparaissant toujours en temps réel. Pensez à un article de Wikipédia ou à un document Google, qui sont des exemples de documents dynamiques. Tous deux sont facilement modifiables et partageables, et disposent de fonctionnalités de contrôle de version qui permettent de suivre chaque modification effectuée.

Comment les documents dynamiques fonctionnent-ils dans la pratique ?

Imaginons que vous souhaitiez mettre à jour un contrat ou un autre accord juridique. Au lieu de recréer laborieusement le document à partir de zéro, vous pouvez y apporter autant de modifications que vous le souhaitez, qu'il s'agisse d'ajuster quelques lignes de texte ou de modifier l'ensemble de la mise en forme.

Tous ces éléments permettent une plus grande flexibilité, ainsi que des économies potentielles de temps et d'argent.

Les documents statiques et les documents dynamiques ne s'excluent pas mutuellement. Les concepts de « statique » et de « dynamique » existent plutôt sur un spectre, et certains documents combinent des éléments des deux. Il s'agit de documents semi-dynamiques.

Pour qu'un document soit réellement dynamique, il doit :

• Être facile à éditer sans logiciel supplémentaire ni beaucoup de compétences techniques.
• S'intégrer à toutes sortes de systèmes différents dans votre entreprise.
• Disposer de fonctions de collaboration, telles que la possibilité de laisser des commentaires.
• Incorporer l'assistance intelligente pour la création et l'édition de documents.
• Suivre les modifications et conserver un historique de ces modifications.

Avantages des documents dynamiques

Voici quelques-uns des avantages des documents dynamiques :

• Gain de temps : le passage aux documents dynamiques est un moyen d'automatiser votre processus de gestion des documents. Les études montrent que l'automatisation des documents peut vous faire gagner jusqu'à 82 % de temps lors de la création de contrats et d'autres documents juridiques.
• Réduction des erreurs : les mises à jour automatiques, le suivi des modifications et d'autres caractéristiques des documents dynamiques pourraient réduire l'erreur humaine dans une certaine mesure.
• Cohérence : les documents dynamiques sont automatiquement alimentés par les informations les plus récentes, ce qui garantit la cohérence de tous les documents liés à la même source de données.
• Collaboration : plusieurs membres de l'équipe peuvent travailler simultanément sur le même document dynamique.
• Intégration : les documents dynamiques peuvent être synchronisés avec les systèmes de gestion de la relation client (GRC) et d'autres outils, ce qui signifie que tout le monde a accès aux informations les plus récentes.

Transformer des documents statiques en documents dynamiques

Désormais, vous pouvez convertir des documents statiques et non modifiables en documents dynamiques, et les mettre à jour et les personnaliser comme vous le souhaitez.

Les outils de création et d'édition d'accords dotés d'IA, comme AgreementGen de Lumin, font tout le travail à votre place, en identifiant et en convertissant automatiquement le texte statique en champs de formulaire interactifs. Un assistant par IA vous guidera lorsque vous modifierez des documents tels que d'anciens PDF, ce qui rendra la gestion des documents bien plus facile qu'auparavant.

Ainsi, vous pouvez retravailler, réaffecter et remodeler tous les documents hérités de votre entreprise au fil des ans, même si vous n'avez pas les compétences techniques nécessaires.

L'avenir des documents commerciaux

Les outils dotés d'IA ne se contentent pas de convertir des PDF statiques en documents vivants, interactifs et intelligents. Ils peuvent notamment créer des accords juridiques professionnels à partir de zéro, y compris des accords de confidentialité et des contrats de service. Les assistants par IA fournissent des suggestions intelligentes pour les termes, les clauses et la langue afin que vous puissiez respecter les normes commerciales et vous conformer aux exigences de votre secteur d'activité.

Et ce n'est qu'un début. Imaginez ce que l'IA pourrait faire pour l'édition et la création de documents dans cinq ou dix ans. Personne ne sait ce que l'avenir nous réserve, mais attendez-vous à davantage de collaboration, d'interaction et d'automatisation.

Passez de documents statiques à des documents dynamiques

Les PDF n'ont pas encore disparu, mais les documents dynamiques sont de plus en plus prisés par les sociétés qui recherchent la collaboration, la personnalisation et la flexibilité. Et avec le bon outil, vous pouvez convertir tous vos anciens PDF non éditables en documents bien plus précieux et intelligents pour votre entreprise. Vous pourrez conserver vos anciens contenus sans avoir à gérer des formats rigides et des flux de travail trop complexes.

AgreementGen, actuellement en version bêta, transforme les documents statiques en moteurs de croissance pour les entreprises. Vous pouvez importer vos PDF existants dans son espace de travail intelligent et les transformer en documents dynamiques facilement modifiables et personnalisables.

Nous souhaitons connaître l'avis des utilisateurs sur leurs expériences avec AgreementGen et sur la manière dont nous pouvons l'améliorer.

Essayez gratuitement AgreementGen aujourd'hui et voyez combien de temps vous pouvez gagner.