¿La muerte del PDF? Por qué los documentos dinámicos son el futuro de las empresas

Como un viejo amigo, el PDF sigue estando ahí para cuando lo necesites: lo abres, lo firmas (si utilizas el software adecuado) y lo envías sin imprimir nada.

Sin embargo, no podrás hacer mucho más. Esto se debe a que Adobe, su creador, diseñó el PDF para una época completamente distinta: 1993, no 2025.

El gran problema aquí es que los PDF son completamente estáticos. Una vez creados, puede resultar difícil cambiar un archivo o cualquiera de sus contenidos. Es como si todo estuviera congelado en el tiempo.

Entonces, ¿cuál es la alternativa?

Cómo los PDF se convirtieron en un problema

Puede que los PDF no parezcan gran cosa ahora, pero fueron bastante revolucionarios cuando aparecieron por primera vez. Gracias a su formato universal y a su visualización confiable, un PDF garantiza que todo lo que hay en un documento –texto, imágenes, diseño, etc.– aparezca igual en cualquier pantalla.

Sin embargo, con el paso de los años, las necesidades empresariales han evolucionado mucho más allá de lo que ofrecen los PDF. Esto se debe a que actualizar un PDF, que es un formato de archivo estático, puede ser complicado y llevar mucho tiempo.

Los editores de PDF como Lumin pueden ayudar en muchas circunstancias, pero incluso estas herramientas tienen algunas limitaciones, y probablemente no podrás cambiar diseños o formatos más complejos. Además, pasar demasiado tiempo editando manualmente los PDF no es más que una mala gestión de los documentos, responsable del 21.3% de la pérdida de productividad.

Otro problema de los PDF es que no incorporan control de versiones, lo que dificulta el seguimiento de las ediciones realizadas por tu equipo.

¿Qué hace que un documento sea dinámico?

Un documento dinámico puede ser actualizado continuamente por múltiples usuarios a través de múltiples dispositivos, y los cambios siempre aparecen en tiempo real. Piensa en un artículo de Wikipedia o en un documento de Google, que son ejemplos de documentos dinámicos. Ambos se pueden editar y compartir fácilmente, y tienen funciones de control de versiones que rastrean cada edición realizada.

Entonces, ¿cómo funcionan los documentos dinámicos en la práctica?

Supongamos que quieres actualizar un contrato u otro acuerdo legal. En lugar de recrear minuciosamente el documento desde cero, puedes hacer tantas modificaciones como quieras, desde ajustar unas pocas líneas de texto hasta alterar todo el formato.

Todo esto permite una mayor flexibilidad, así como un ahorro potencial de tiempo y costos.

Los documentos estáticos y los documentos dinámicos no son mutuamente excluyentes. Más bien, los conceptos de "estático" y "dinámico" existen en un espectro, y algunos documentos combinan elementos de ambos. Son los llamados documentos semidinámicos.

Para que un documento sea realmente dinámico, debe:

• Ser fácil de editar, sin software adicional ni muchos conocimientos técnicos.
• Integrarse con todo tipo de sistemas de tu empresa.
• Tener funciones de colaboración, como la posibilidad de dejar comentarios.
• Incorporar asistencia de inteligencia para la creación y edición de documentos.
• Realizar un seguimiento de los cambios y mantener un historial de los mismos.

Ventajas de los documentos dinámicos

Algunas de las ventajas de los documentos dinámicos son:

• Ahorro de tiempo: pasarte a los documentos dinámicos es una forma de automatizar tu proceso de gestión de documentos. Los estudios demuestran que la automatización de documentos puede ahorrarte hasta un 82% de tu tiempo al generar contratos y otros documentos legales.
• Reducción de errores: las actualizaciones automáticas, el seguimiento de cambios y otras funciones de los documentos dinámicos podrían reducir en cierta medida los errores humanos.
• Coherencia: los documentos dinámicos se completan automáticamente con la información más reciente, lo que garantiza la coherencia en todos los documentos vinculados a la misma fuente de datos.
• Colaboración: varios miembros del equipo pueden trabajar a la vez en el mismo documento dinámico.
• Integración: los documentos dinámicos pueden sincronizarse con los sistemas de gestión de relaciones con los clientes (GRC) y otras herramientas, lo que significa que todo el mundo tiene acceso a la información más reciente.

Transformar documentos estáticos en dinámicos

Ahora puedes convertir documentos estáticos no editables en documentos dinámicos, y actualizarlos y personalizarlos a tu gusto.

Las herramientas de creación y edición de acuerdos basadas en IA, como AgreementGen de Lumin, hacen todo el trabajo duro por ti, identificando y convirtiendo automáticamente el texto estático en campos de formato interactivos. Un asistente de IA te guiará mientras editas documentos como viejos PDF, con lo que la gestión de documentos será mucho más fácil que antes.

Todo esto significa que puedes reelaborar, reutilizar y rediseñar todos esos documentos antiguos de tu empresa a lo largo de los años, aunque carezcas de conocimientos técnicos.

El futuro de los documentos empresariales

Las herramientas potenciadas por IA hacen algo más que convertir PDF estáticos en documentos vivos, interactivos e inteligentes. Entre otras cosas, pueden crear acuerdos legales profesionales desde cero, incluidos acuerdos de confidencialidad y contratos de servicios. Los asistentes de IA ofrecen sugerencias inteligentes sobre términos, cláusulas y lenguaje, para que puedas cumplir las normas empresariales y los requisitos de tu sector.

Y esto es solo el principio. Imagina lo que la IA podría hacer por la edición y creación de documentos dentro de cinco o diez años. Nadie sabe qué nos deparará el futuro, pero cabe esperar más colaboración, interacción y automatización.

Paso de los documentos estáticos a los dinámicos

Los PDF aún no se van a ir a ninguna parte, pero los documentos dinámicos se están convirtiendo en la opción preferida de las empresas que anhelan la colaboración, la personalización y la flexibilidad. Y con la herramienta adecuada, puedes convertir todos tus viejos PDF no editables en documentos mucho más valiosos e inteligentes para tu empresa. Podrás conservar tu antiguo contenido sin tener que lidiar con formatos rígidos y procesos de trabajo demasiado complejos.

AgreementGen, actualmente en fase beta, transforma los documentos estáticos en motores de crecimiento empresarial. Puedes importar tus PDF actuales a su espacio de trabajo inteligente y transformarlos en documentos dinámicos fácilmente editables y personalizables.

Estamos buscando comentarios de los usuarios sobre sus experiencias con AgreementGen y sobre cómo podemos mejorarlo.

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