Fim do PDF? Por que documentos dinâmicos são o futuro dos negócios

Como um velho amigo, o PDF ainda está lá para você sempre que precisar — ​​você o abre, assina (se usar o software certo) e o envia de volta sem imprimir nada.

No entanto, você não poderá fazer muito mais. Isso porque a Adobe, sua criadora, projetou o PDF para uma época completamente diferente — 1993, não 2025.

O grande problema aqui é que os PDFs são completamente estáticos. Uma vez criados, pode ser difícil alterar um arquivo ou qualquer conteúdo nele. É como se tudo estivesse congelado no tempo.

Então, qual é a alternativa?

Como os PDFs se tornaram um problema

Os PDFs podem não parecer um grande problema agora, mas eles foram bem revolucionários no seu lançamento. Devido ao seu formato universal e exibição confiável, um PDF garante que tudo em um documento — texto, imagens, layout, etc. — apareça igual em qualquer tela.

No entanto, com o passar dos anos, as necessidades comerciais evoluíram muito além do que os PDFs oferecem. Isso porque atualizar um PDF, que é um formato de arquivo estático, pode ser complicado e demorado.

Editores de PDF, como a Lumin, certamente podem ajudar em muitas circunstâncias, mas até mesmo essas ferramentas têm algumas limitações, e você provavelmente não conseguirá alterar layouts ou formatações mais complexas. Além disso, gastar muito tempo editando PDFs manualmente é simplesmente um gerenciamento de documentos deficiente, o que representa 21,3% da perda de produtividade.

Outro problema com os PDFs é que eles não têm controle de versão integrado, dificultando o monitoramento das edições feitas pela sua equipe.

O que torna um documento dinâmico?

Um documento dinâmico pode ser atualizado continuamente por vários usuários em vários dispositivos, com as alterações sempre aparecendo em tempo real. Pense em um artigo da Wikipédia ou um Google Doc, que são exemplos de documentos dinâmicos. Ambos são facilmente editáveis ​​e compartilháveis, e têm recursos de controle de versão que monitoram cada edição feita.

Então, como os documentos dinâmicos funcionam na prática?

Bem, digamos que você queira atualizar um contrato ou outro acordo legal. Em vez de recriar meticulosamente o documento do zero, você pode fazer quantas modificações quiser, desde ajustar algumas linhas de texto até alterar toda a formatação.

Tudo isso permite mais flexibilidade, bem como economia potencial de tempo e custo.

Documentos estáticos e documentos dinâmicos não são mutuamente exclusivos. Em vez disso, os conceitos de "estático" e "dinâmico" existem em um espectro, e alguns documentos combinam elementos de ambos. Eles são chamados de documentos semidinâmicos.

Para que um documento seja realmente dinâmico, ele deve:

• Ser fácil de editar sem software adicional ou muitas habilidades técnicas
• Integrar-se com todos os tipos de sistemas diferentes em seu negócio
• Ter recursos colaborativos, como a capacidade de deixar comentários
• Incorporar assistência de inteligência para criação e edição de documentos
• Monitorar alterações e manter um histórico dessas alterações.

Benefícios dos documentos dinâmicos

Algumas das vantagens dos documentos dinâmicos incluem:

• Economia de tempo: mudar para documentos dinâmicos é uma maneira de automatizar seu processo de gerenciamento de documentos. Pesquisas mostram que a automação de documentos pode economizar até 82% do seu tempo ao gerar contratos e outros documentos legais.
• Redução de erros: atualizações automáticas, alterações monitoradas e outros recursos em documentos dinâmicos podem reduzir o erro humano em alguma margem.
• Consistência: documentos dinâmicos são preenchidos automaticamente com as informações mais recentes, garantindo consistência em todos os documentos vinculados à mesma fonte de dados.
• Colaboração: vários membros da equipe podem trabalhar no mesmo documento dinâmico ao mesmo tempo.
• Integração: documentos dinâmicos podem sincronizar com sistemas de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) e outras ferramentas, o que significa que todos têm acesso às informações mais recentes.

Transformando documentos estáticos em documentos dinâmicos

Agora, você pode converter documentos estáticos e não editáveis ​​em documentos dinâmicos — e atualizá-los e personalizá-los como quiser.

Ferramentas de criação e edição de acordos com tecnologia de IA, como o AgreementGen, da Lumin, fazem todo o trabalho duro para você, identificando e convertendo automaticamente texto estático em campos de formulário interativos. Um assistente com tecnologia de IA guiará você durante sua edição de documentos, como PDFs antigos, tornando o gerenciamento de documentos muito mais fácil do que antes.

Isso tudo significa que você pode retrabalhar, redirecionar e redesenhar todos os documentos preexistentes em sua empresa ao longo dos anos, mesmo que não tenha habilidades técnicas.

O futuro dos documentos comerciais

As ferramentas com tecnologia de IA fazem mais do que apenas converter PDFs estáticos em documentos vivos, interativos e inteligentes. Entre outras coisas, elas podem criar acordos legais profissionais do zero, incluindo acordos de não divulgação e contratos de serviço. Os assistentes com tecnologia de IA fornecem sugestões inteligentes de termos, cláusulas e linguagem para que você possa atender aos padrões de negócios e cumprir com os requisitos do seu setor.

E isso é só o começo de tudo. Imagine o que a IA poderia fazer pela edição e criação de documentos daqui a cinco ou 10 anos. Ninguém sabe o que o futuro reserva, mas espere mais colaboração, interação e automação.

Mude de documentos estáticos para dinâmicos

Os PDFs ainda não vão a lugar nenhum, mas os documentos dinâmicos estão se tornando a escolha preferida das empresas que desejam colaboração, personalização e flexibilidade. E com a ferramenta certa, você pode converter todos os seus PDFs antigos não editáveis ​​em documentos muito mais valiosos e inteligentes para o seu negócio. Você ainda poderá preservar seu conteúdo antigo sem lidar com formatos rígidos e fluxos de trabalho excessivamente complexos.

O AgreementGen, atualmente em beta, transforma documentos estáticos em motores de crescimento empresarial. Você pode importar seus PDFs existentes para seu espaço de trabalho inteligente e transformá-los em documentos dinâmicos facilmente editáveis ​​e personalizáveis.

Estamos buscando feedback dos usuários sobre suas experiências com o AgreementGen e como podemos melhorá-lo.

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