Resolvido em 30 segundos: Como a Lodg simplificou a fiscalidade com uma assinatura fácil

Para trabalhadores independentes e prestadores de serviços na Nova Zelândia, a fiscalidade é um desafio constante. Entre calcular quanto têm de pagar, efetuar os pagamentos atempados à IRD e manter os registos em dia, é uma distração permanente que os afasta da sua atividade principal.

A Lodg foi criada para resolver este problema. Esta plataforma sediada em Christchurch permite que os trabalhadores independentes depositem os seus rendimentos na Lodg, que calcula e retém o imposto automaticamente, faz o pagamento diretamente à IRD e transfere o restante para o cliente. Vincent Holloway, cofundador da Lodg, resume: "A missão da Lodg é ajudar trabalhadores independentes e pequenas empresas a concentrarem-se, finalmente, no que é realmente importante para eles."

A facilidade de utilização está no centro de todas as ações da Lodg. Por isso, o sistema de assinatura de documentos era um entrave. Imprimir, assinar à mão, digitalizar e enviar novamente os documentos por email era um processo lento e aborrecido.

Outras plataformas online também não eram totalmente adequadas. A equipa utilizava até então o DocuSign, mas pretendia encontrar um parceiro neo-zelandês, disponível para reuniões presenciais neste aspeto crucial do negócio. A Lodg encontrou esse parceiro na Lumin.

De 30 minutos para 30 segundos

Os utilizadores da Lodg — freelancers, gestores de pequenas empresas — têm agendas muito preenchidas. Não têm tempo a perder com burocracias. Por isso, o processo de assinatura tinha de ser rápido e simples.

Com o Lumin Sign, o processo passou a ser totalmente automatizado. A Lodg gera o documento, o utilizador recebe um email, abre o link e assina em poucos cliques. "Utilizar o Lumin Sign melhorou realmente o nosso processo. Reduziu significativamente o tempo necessário para que um utilizador assine um documento através da Lodg", explica Luke Kilworth, cofundador.

O ganho de tempo é verdadeiramente significativo. "Antes, o utilizador precisava de cerca de 30 a 45 minutos para imprimir, assinar e devolver-nos um documento. Agora, demora entre 15 e 30 segundos", acrescenta Luke.

O seu cofundador Oliver Hickman reforça: "A diferença entre o processo atual com a Lumin e o que tínhamos antes é do dia para a noite. Agora é extremamente simples, basta um clique."

Esta rapidez é também uma vantagem para o negócio. Luke explica que a Lodg perdia potenciais clientes que desistiam do processo de assinatura apenas porque era demasiado demorado. "O maior problema do nosso método anterior era o tempo que levava. Isso fazia com que perdêssemos muitas oportunidades, porque as pessoas não conseguiam assinar e devolver um documento facilmente."

O Lumin Sign também oferece à Lodg um painel centralizado para monitorizar todas as assinaturas de documentos, permitindo à equipa ter uma visão global do progresso. A possibilidade de personalizar os documentos com o logótipo da Lodg reforçou a confiança dos utilizadores e a visibilidade da marca num momento crucial da experiência do cliente.

Desenhado para conformidade, suportado por um apoio de excelência

A Lodg atua no setor fiscal, onde a conformidade e a segurança são absolutamente obrigatórias. Todos os parceiros de software têm de cumprir os mesmos requisitos que a Lodg.

"Na Lodg existem muitos processos de conformidade e segurança que temos de seguir, e é fundamental que os nossos parceiros sigam as mesmas políticas. O Lumin Sign cumpre claramente esses critérios", refere Luke.

A fiscalidade é também complexa na prática. A Lodg precisava de um parceiro de assinatura capaz de se adaptar às especificidades da sua plataforma. Oliver refere que a equipa tinha total confiança na capacidade de a Lumin lidar com esta complexidade: "Temos esta estrutura fiscal que funciona em segundo plano e é bastante complexa. Confiávamos na Lumin para a gerir, e assim foi."

A implementação foi igualmente rápida. A API Lumin Sign foi integrada em cerca de uma semana, e Luke salienta que tanto o lançamento como o apoio prestado durante o processo o tornaram simples.

Uma equipa que vai mais longe

A equipa da Lodg sentiu-se apoiada pela Lumin desde o primeiro contacto. Luke sublinha que a sua primeira impressão foi a de uma equipa cordial e acessível, e essa perceção manteve-se sempre.

Trabalhar com um parceiro local sediado na Nova Zelândia foi também uma grande vantagem. As reuniões presenciais, o contacto direto com a equipa e a facilidade em agendar sessões face a face reforçaram a relação.

"O facto de haver sempre alguém contactável, e sempre que entramos em contacto eles querem mesmo ajudar. Vão mesmo mais além", diz Luke.

Quando a Lodg pediu novas funcionalidades, a equipa Lumin reagiu sempre de forma rápida. Para Luke, é "uma das poucas empresas que, mesmo com mais de 130 milhões de utilizadores em todo o mundo, mantém uma mentalidade de startup para avançar rapidamente e apoiar os clientes."

Vincent partilha esta confiança nas diferentes áreas: "A Lumin faz-nos sentir completamente apoiados, com assinaturas de documentos extremamente fáceis e simples, não só para nós, mas também para os nossos clientes."

Perguntado se recomendaria o Lumin Sign a outra empresa, Luke não hesita: "Diria sem hesitação: avancem! É uma plataforma incrível suportada por uma equipa extraordinária."

Pronto para simplificar o seu processo de assinatura?

A Lodg precisava de uma solução de assinatura capaz de responder à rapidez e simplicidade que os seus utilizadores esperam. O Lumin Sign respondeu a esse requisito, oferecendo ainda um apoio ágil, implementação rápida e uma verdadeira parceria.

Para o Vincent, o balanço é claro: "É realmente muito mais rápido e simples para o cliente, e também nos custa consideravelmente menos."

Se a sua empresa procura uma API de assinatura digital segura e adaptada ao seu modo de trabalho, contacte a equipa Lumin Sign.