Como a Bayleys revolucionou a gestão imobiliária com o Lumin Sign

Há mais de cinquenta anos, a Bayleys é referência no setor imobiliário neozelandês. Sua atuação abrange compra, venda, desenvolvimento e gestão de imóveis nos principais segmentos do país: residencial, comercial e rural.

O mercado imobiliário é conhecido por ser tradicional, mas a Bayleys provou que tradição não precisa ser sinônimo de atraso.

A equipe de gestão imobiliária da Bayleys administra cerca de 12.000 propriedades em todo o país, com aproximadamente 140 gestores cuidando de quase 7.000 clientes, de Northland a Invercargill. Até pouco tempo, grande parte desse trabalho ainda era feito com papel e caneta. Agora, a empresa migrou para processos digitais.

Will Alexander, diretor de gestão imobiliária da Bayleys, é um grande defensor de soluções modernas e foi o responsável por levar à equipe ferramentas de assinatura digital como o Lumin Sign.

Infraestrutura em primeiro lugar

O compromisso da Bayleys com tecnologias modernas se reflete em sua infraestrutura. “A Bayleys está 100% na nuvem,” explica Alexander. “Tudo é online e seguro. É uma arquitetura moderna.”

Essa abordagem cloud-first permitiu que a Bayleys adotasse facilmente novas soluções digitais para enfrentar desafios operacionais, especialmente na integração de novos clientes.

O desafio: Simplificar os contratos com os clientes

A primeira impressão é fundamental, especialmente na gestão imobiliária. No entanto, o processo tradicional de contratar novos clientes estava longe do ideal. “Historicamente, o contrato era enviado por e-mail, impresso, assinado, depois escaneado ou até mesmo fotografado no celular”, explica Alexander.

“Estamos tentando passar a melhor imagem possível e simplesmente não é uma boa experiência em 2024.”

Assinaturas digitais transformam a experiência

Após avaliar várias opções, a Bayleys escolheu o Lumin Sign. O impacto foi imediato e significativo. “Usar o Lumin Sign para cadastrar clientes faz com que um processo que poderia levar até uma semana seja resolvido em apenas uma hora”, destaca Alexander. Em um único mês, eles podem receber 200 novos clientes — só em Auckland. “Se multiplicar isso por uma semana por cliente, seria um trabalho imenso.”

Esse desafio era ainda mais evidente quando se tratava de imóveis com múltiplos proprietários ou administrados por trusts, situações em que coletar as assinaturas poderia atrasar muito o onboarding.

Com o Lumin Sign, o processo ficou bem mais prático hoje. “Cada pessoa assina na ordem, você acompanha o status e, em uma hora, o documento retorna com todas as assinaturas necessárias.”

Alexander se surpreende que outros gestores imobiliários ainda não recorram tanto a ferramentas como o Lumin Sign, que aceleram as rotinas de contratos. “Não entendo por que ainda insistem em imprimir documentos, colher assinaturas e receber aquele PDF escaneado torto de volta. Isso ficou para trás.”

“É uma solução simples.”

Adoção facilitada

Um dos fatores cruciais para o sucesso da transformação digital da Bayleys foi apostar em ferramentas fáceis de usar.

“Acredito que se uma tecnologia precisa de manual, não é uma boa tecnologia”, afirma Alexander. O tempo em que adotar tecnologia exigia diploma em informática já passou. A acessibilidade é essencial para qualquer solução digital.

E os colaboradores da Bayleys — dos 20 aos 60 anos — aprenderam rapidamente a usar o Lumin Sign. “Depois de enviar um ou dois contratos para clientes, já se sentiam seguros”, conta Alexander.

Priorizando o lado humano

A equipe de gestão imobiliária da Bayleys não perdeu de vista seu propósito. “Não se trata apenas de dinheiro, números ou cálculos”, explica Alexander. “Trata-se também de oferecer um lar para quem precisa.”

“Ajudamos pessoas a conquistar seus objetivos patrimoniais e encontramos moradia para quem está buscando. Isso é, provavelmente, o mais recompensador.”

Ao tornar os processos de assinatura mais rápidos com ferramentas como o Lumin Sign, os gestores imobiliários da Bayleys podem se dedicar mais ao atendimento humano — provando que uma transformação digital bem-sucedida deixa o trabalho mais próximo das pessoas, e não mais distante.