Como a Cabin Fever Events gerencia uma empresa de eventos profissional com uma única ferramenta

Meghan Clark comanda a Cabin Fever Events Co de forma independente. Em uma semana, ela gerencia inscrições de fornecedores para um festival na Filadélfia, cuida das inscrições para um torneio de beisebol júnior, faz contratos de patrocínio serem assinados e ajuda um fornecedor a reunir documentos para um pedido de subsídio mensal. É muita coisa, e isso gera uma enorme quantidade de papelada.

Nos dois primeiros anos do negócio, o fluxo de trabalho com documentos de Meghan era totalmente fragmentado, usando o que estava à sua mão. Adobe para algumas tarefas. Google Docs para outras. DocuSign quando precisava de assinatura do cliente. Teve até uma vez que alguém sugeriu que ela migrasse tudo para o Dropbox – aí passou do limite.

Além do cansaço de ter que entrar em várias plataformas, essa gambiarra toda criava muitos atritos. Converter prints de notas fiscais em JPEG para PDF para os relatórios de subsídio era um processo manual usando o Preview no Mac. Juntar documentos de várias fontes para formar um dossiê organizado levava mais tempo do que ela tinha disponível. E, para uma empresa de dois anos que queria mostrar seriedade a patrocinadores e organizadores de festivais, a última coisa de que Meghan precisava era um fluxo de trabalho que parecesse improvisado.

A solução: uma ferramenta única que se adapta ao seu jeito de trabalhar

Meghan conheceu a Lumin por meio da integração com o Google Workspace, e o que chamou sua atenção de cara foi como a ferramenta se encaixava naturalmente na rotina dela.

“Eu precisava de algo simples de usar. A Lumin já está conectada à minha conta Google, então, com um clique, meu documento abre automaticamente na Lumin, e posso começar a editar ou assinar direto ali.”

Ela já havia utilizado Adobe e dominava bem o Google Docs. A Lumin não exigiu que ela recomeçasse do zero; apenas tornou seu sistema atual muito mais prático. Os PDFs abrem direto do Drive. Formulários de fornecedores podem ser preenchidos e devolvidos sem precisar imprimir. Os contratos vão para assinatura enquanto ela ainda está na ligação com o cliente.

Esse último ponto faz toda a diferença. Para uma profissional autônoma trabalhando remotamente, poder enviar um contrato e receber uma assinatura em tempo real, sem pedir para ninguém imprimir nada, é o que separa uma experiência profissional de uma experiência amadora para o cliente.

“Agora eu já aviso para o cliente que vou enviar o contrato na hora – você pode assinar direto. Em vez daquele processo antigo em que tinha que pedir para baixar, imprimir, assinar, escanear e devolver pra mim.”

Para os relatórios mensais dos subsídios, a Lumin agora faz toda a consolidação que antes exigia soluções caseiras no seu Mac. Notas fiscais, fotos da rua, tabelas de despesas… tudo é mesclado em um único PDF, pronto para ser enviado.

Resumo

Para fundadores solos e pequenas agências de eventos, a papelada não desaparece mesmo quando o evento é incrível. Formulários de fornecedores, contratos de patrocínio, relatórios de subsídio… tudo precisa ser resolvido, rápido e direito, sem envolver mais um login para lembrar.

Meghan não precisava de um sistema completo de gestão de documentos. Ela precisava de uma ferramenta única, que funcionasse onde ela já trabalha, eliminasse tarefas manuais e transmitisse seu profissionalismo.

“Com certeza eu recomendaria Lumin. Funciona, é fácil de usar e me livra de toda uma dor de cabeça administrativa com documentos.”