Como a Montessori School of Wellington se tornou totalmente digital após 30 anos

A Montessori School of Wellington faz parte de sua comunidade desde 1996. Fundada originalmente pela mãe de Rayna Lew com apenas uma turma e muita papelada, hoje a escola oferece vários programas, atividades antes e depois das aulas em três escolas públicas e conta com 29 colaboradores para administrar.

Antes de conhecer o Lumin, cada documento que precisava de assinatura seguia o mesmo ciclo demorado: imprimir, assinar, escanear, enviar.

Rayna cresceu acompanhando essa rotina. Sua mãe se responsabilizava manualmente por pilhas de contratos de funcionários, avaliações de desempenho e inscrições de alunos, dia após dia.

“Minha mãe fundou a escola, e lembro dela comentando que sua mão começava a doer de tanto assinar documentos.”

Quando Rayna assumiu a gestão, o processo continuou exatamente igual. Com a equipe dividida entre vários locais, uma impressora lenta no escritório e períodos de pico de demanda em setembro e na temporada fiscal, o ciclo imprimir-assinar-escanear não só era trabalhoso, mas passou a ser um verdadeiro gargalo. E como única pessoa autorizada a assinar pela instituição, todo documento acabava chegando à sua mesa.

Achado no Google, fixado na barra de tarefas

Rayna encontrou o Lumin numa pesquisa no Google, enquanto buscava uma forma mais prática para lidar com assinaturas eletrônicas — e não demorou para adotar a ferramenta.

Já usuária do Google Workspace, ela precisava de uma solução que se integrasse ao seu fluxo de trabalho sem curva de aprendizado ou necessidade de acionar suporte. Acabou encontrando uma ferramenta que agora deixa fixada no navegador — pronta para ser usada toda vez que surge um novo documento.

“O Lumin é muito rápido e prático. Deixo sempre aberto em uma aba no meu computador, ele está sempre lá.”

O fluxo é simples e consistente. Rayna faz o upload de um contrato ou documento de equipe no Lumin, adiciona sua assinatura salva com um clique e envia — sem imprimir, sem escanear, sem idas e vindas. O arquivo original fica salvo em seu computador, e a cópia assinada, no Lumin, pronta para ser consultada a qualquer momento.

“Gosto muito de ter minha assinatura salva. Posso colocá-la no lugar certo com um clique. E consigo manter o original e uma cópia assinada no Lumin — então tenho as duas opções.”

Para uma escola que lida com contratos de funcionários, avaliações e acordos de programas em múltiplos locais, a gestão de versões é fundamental. Cada documento tem um histórico claro, e nada se perde seja numa caixa da impressora ou numa caixa de entrada de e-mail.

5 minutos ganhos por documento

Economizar “cinco minutos por documento” com o Lumin pode parecer pouco à primeira vista, mas o volume de documentos na Montessori School of Wellington é grande e varia conforme a época do ano.

Setembro traz uma onda de contratos de funcionários com o início das aulas. O período fiscal traz outra. Para a única signatária de uma instituição com 29 membros e quatro programas distintos, cinco minutos por documento, multiplicados por dezenas de contratos, representa um grande tempo recuperado — tempo que era gasto na impressora e agora pode ser dedicado à gestão da escola.

Fim das dores

Aquela repetição de assinaturas que cansava tanto a mãe de Rayna ficou no passado. As assinaturas salvas e o preenchimento com um clique substituíram o esforço cansativo das validações manuais em grandes volumes de documentos.

Acesso permanente

Com o original e a cópia assinada armazenados no Lumin, Rayna tem, para cada contrato, um histórico confiável — sem precisar buscar em e-mails ou depender da qualidade de um escaneamento.

Pronta para crescer

Rayna descobriu recentemente que seu plano anual permite adicionar colaboradores ilimitados no Workspace. À medida que a escola cresce, ela já conta com a estrutura necessária para integrar a equipe, sem custos extras.

Por que Rayna recomenda o Lumin

Fácil de usar

Rayna nunca precisou acionar o suporte do Lumin. Aprendeu a usar sozinha, achou a ferramenta intuitiva e não teve nenhum problema desde que começou. “É bem autoexplicativo. Nunca tive dor de cabeça, é fácil de entender.”

Confiabilidade

Para uma diretora de escola que precisa gerenciar documentos entre vários locais e programas, confiabilidade é essencial. O Lumin está sempre acessível no navegador da Rayna, pronto para ser usado sempre que necessário.

“É ótimo saber que está sempre disponível.”

A ferramenta certa para escolas

A Montessori School of Wellington começou usando papel e caneta em 1996. Agora trabalha com Google Workspace e Lumin — uma mudança que mostra o quanto o lado administrativo da educação evoluiu, e quanto tempo as ferramentas certas podem poupar.

O essencial

Para gestores e diretores de escola que lidam com grandes volumes de documentos em diversos locais e períodos, o ciclo imprimir-escanear-enviar é um peso constante (e pouco notado). Ele toma tempo, provoca desgaste físico e complica tanto o controle de versões que ninguém consegue acompanhar tudo.

Rayna herdou um processo em papel com 30 anos de uso e substituiu tudo por uma solução que cabe em uma aba do navegador. “O Lumin nos faz ganhar tempo, e em um mundo digital, precisamos de ferramentas que nos ajudem a causar mais impacto.”