Como a Sage Properties largou o papel e ganhou 30 minutos por contrato

Quando a Mackenzie e o marido assumiram a Sage Properties há menos de um ano, não herdaram apenas um portefólio de imóveis — herdaram também um verdadeiro quebra-cabeças documental. O sistema da antiga proprietária baseava-se, segundo a Mackenzie, em «muitos vai e vens». Contratos enviados por correio. Acordos baseados na boa-fé. Alguns contratos de arrendamento nunca chegaram a ser assinados.

Para uma empresa assente na confiança dos clientes, gerindo propriedades para proprietários que muitas vezes vivem fora do estado e nunca conheceram a Mackenzie pessoalmente, isto deixou de ser uma opção viável.

O simples inventário dos documentos fala por si: contratos de arrendamento, dossiês de integração, NDA, contratos de prestadores para decoração ou jardinagem, aditamentos anuais de renovação. Tudo precisava de ser seguro, rastreável e fácil de completar, mesmo para clientes pouco habituados à tecnologia.

A solução: Assinar sem conta e garantir que cada passo foi validado

A Mackenzie descobriu o Lumin quando procurava simplificar o processo de assinatura — e o que a convenceu foi simples: os clientes não precisam de criar conta para assinar.

Para uma empresa que gere imóveis em diferentes estados, com proprietários que na maioria das vezes nunca conheceu, eliminar essa barreira faz toda a diferença. As pessoas podem abrir um documento, ver campos de assinatura coloridos para cada signatário, adicionar as suas iniciais e a data, e recebem uma cópia segura assim que todos concluírem. Acabaram-se as religações. Acabaram-se as dúvidas sobre se o documento foi assinado ou não.

«Gostei mesmo de o facto de as pessoas não precisarem de uma conta Lumin para ver e assinar um documento. A assinatura é muito simples, com campos coloridos para os diferentes inquilinos ou proprietários. É uma assinatura segura e cada um recebe logo a sua cópia.»

Além da assinatura, a Mackenzie usa o editor de PDF do Lumin para personalizar rapidamente modelos padrão. Altera cláusulas conforme a data ou a localização do imóvel antes de enviar, permitindo manter um modelo principal flexível para toda a carteira, sem ter de começar do zero em cada ocasião.

Com cerca de 20 documentos Lumin por semana, o tempo poupado acumula depressa. A Mackenzie estima poupar cerca de 30 minutos por documento só por eliminar a fase de idas e vindas — impressão, digitalização, seguimento e reenvio demoravam-lhe um tempo considerável.

Mas aquilo que mais valoriza não é o tempo poupado: são os avisos automáticos.

Quando um contrato de renovação é enviado e um inquilino não assina, o Lumin envia o lembrete automaticamente, evitando que a Mackenzie o faça. Nada de SMS incómodos ou telefonemas para lembrar. O aviso é enviado, o documento é assinado, e todos seguem em frente.

Para os proprietários à distância que nunca conheceram a Mackenzie pessoalmente, a experiência é muito mais profissional. Recebem um documento limpo, colorido, podem assinar sem criar ou descarregar nada, e recebem uma confirmação assim que fica tudo fechado.

«O Lumin Sign simplifica o processo documental do início ao fim. Todos têm a garantia de receber de imediato uma cópia assinada. Não precisam voltar ao email para guardar, ela já lá está.»

Por que razão a Mackenzie recomenda o Lumin

O marido da Mackenzie não tem formação tecnológica e aderiu desde o início. Esta facilidade de utilização faz do Lumin uma solução escalável para a Sage Properties à medida que a equipa cresce.

Para uma empresa que mudou de mãos há apenas oito meses e já lida com centenas de documentos todas as semanas, ter uma ferramenta que simplesmente funciona — e que todos podem aprender depressa — não é apenas uma vantagem. É a chave para crescer sem deixar nada escapar.