Astrea IT reduz a assinatura de documentos a poucos cliques com Lumin Sign e Salesforce

Quando toda a sua empresa opera dentro do Salesforce, a última coisa que você deseja é um processo de assinatura que aconteça fora dessa plataforma. A Astrea IT sabe disso melhor do que ninguém.

A Astrea IT é uma parceira de consultoria Salesforce com sede na Índia, atendendo clientes nos Estados Unidos, Austrália, Arábia Saudita, Cingapura, Canadá e Reino Unido. A equipe tem expertise aprofundada nos principais clouds da Salesforce (Sales, Service, Marketing, Agentforce, Data Cloud e Revenue Cloud) e já publicou quase 50 aplicativos na AppExchange.

A Astrea começou usando o Lumin Sign para assinar documentos internamente. O time gostou tanto que passou a recomendar para os clientes também. Para uma consultoria cuja reputação depende da qualidade das recomendações, isso só acontece com uma ferramenta realmente confiável e usada no dia a dia.

Uma dupla de peso: automação Salesforce + assinatura fácil do Lumin

O Salesforce cuida da lógica de negócios e automação via fluxos. O Lumin Sign administra os documentos, gera-os a partir de modelos reutilizáveis e coleta a assinatura eletrônica. Juntos, esses recursos eliminam o trabalho manual de gestão de documentos do processo inteiro.

“O Salesforce é muito bom em automação de negócios, e o Lumin é excelente para gerar documentos a partir de modelos e obter assinaturas eletrônicas”, explica Naveen Gabrani, CEO da Astrea IT. “Juntos, são uma combinação vencedora.”

Um projeto recente mostra bem a força dessa solução em larga escala. A Astrea IT organiza um programa de treinamentos de verão, ensinando Salesforce e Agentforce a estudantes de engenharia em parceria com nove instituições do norte da Índia.

Todas as informações, desde registros de aulas e dados dos alunos até o progresso dos trabalhos, ficam no Salesforce. Alunos que concluem o programa recebem um certificado assinado. Com mais de 500 participantes, entregar esses certificados manualmente era inviável. Agora, cada certificado é gerado a partir do registro do aluno no Salesforce e enviado automaticamente para assinatura via Lumin Sign.

A mesma abordagem foi adotada para toda a papelada rotineira: NDA e cartas de admissão para novos integrantes, declarações de experiência para colaboradores que estão de saída. Já são mais de 445 documentos enviados via Lumin Sign e Salesforce até agora, e esse número só cresce conforme outros processos são automatizados.

Automação que economiza em escala

Como os documentos são gerados dinamicamente a partir dos dados do Salesforce, ninguém precisa criar arquivos manualmente nem redigitar informações já existentes no sistema. A Astrea IT estima que isso poupa cerca de 10 minutos por documento. Multiplicando pelos mais de 445 documentos já enviados, são dezenas de horas economizadas — e esse ganho cresce a cada novo processo automatizado.

“Quando o volume é grande, o ganho de tempo é enorme”, destaca Naveen. “Quando você escala e um fluxo precisa de várias assinaturas, aí os benefícios ficam evidentes.”

Outro benefício aparece após a assinatura: todo documento finalizado é automaticamente armazenado no Salesforce, vinculado ao caso certo, garantindo à Astrea IT rastreabilidade consultável e verificável, sem precisar arquivar manualmente.

“Tudo fica guardado no Salesforce após a assinatura, então temos toda a documentação sempre à mão”, detalha Naveen. “É muito fácil buscar e encontrar qualquer documento em segundos. Se alguém pedir um documento daqui a três meses, basta acessar o Salesforce, pesquisar a pessoa e o documento assinado já estará lá.”

A equipe Astrea IT.

Uma alternativa mais fácil e econômica

A Astrea IT já havia usado outras ferramentas de assinatura eletrônica, mas nenhuma integrava tão bem. O Lumin foi escolhido por três motivos: integração perfeita com o Salesforce, facilidade de uso e custo muito menor.

“A integração com Salesforce é excelente e o custo é bem mais acessível”, aponta Naveen. “Como empresa offshore, precisamos controlar custos. O Lumin atende nossas necessidades, tem todas as funcionalidades que precisamos por um preço mais competitivo.”

Para clientes já assinantes do Salesforce e de várias aplicações, uma ferramenta de assinatura cara só dificulta a gestão. “O Lumin é muito mais acessível que outros produtos, chega a ser de outra ordem de grandeza.”

A instalação também foi simples. Após breve treinamento, a equipe já configurava novos fluxos de documentos rapidamente. “Em poucas horas dá para configurar a maioria dos processos no Lumin. Hoje, criar um modelo novo leva apenas alguns minutos.” A experiência de assinatura também é fluida: “A usabilidade é perfeita. É só clicar no link, assinar e pronto. Simples assim.”

Segurança e suporte à altura

Os documentos gerados pela Astrea IT costumam conter dados sensíveis, como valores salariais ou de contratos, por isso a confidencialidade é crucial.

“Só funcionário e liderança tratam salários, ou apenas financeiro e cliente veem valores de contrato”, explica Naveen. “A confidencialidade é fundamental e o Lumin garante isso.” O time inclusive checou todos os requisitos de segurança antes de adotar a solução.

O suporte também reforçou essa decisão. Em grandes fornecedores, diz Naveen, uma resposta pode levar dias. “Com o Lumin, em poucas horas já tínhamos solução para nossas dúvidas.” Quando a equipe precisou de um recurso novo, o Lumin mostrou como usar ou informou claramente a previsão de lançamento, caso ainda não estivesse disponível.

Essa agilidade faz a Astrea IT recomendar o Lumin Sign sem hesitar para os clientes. “Se alguém nos perguntar, recomendamos sem pensar duas vezes”, afirma Naveen. “O suporte é excelente, as pessoas são receptivas e o produto é fácil de usar.”

Suficientemente bom para recomendar, não só usar

A Astrea não só usa o Lumin Sign internamente. Como parceira do Lumin, também apresenta a solução a clientes e a implementa sempre que faz sentido, por isso a parceria é tão importante quanto o produto.

É uma relação sólida. “Nossa experiência com o Lumin Partner Program foi excelente”, diz Naveen. “Todos os contatos sempre acessíveis, competentes e realmente atentos às nossas necessidades. Trabalhar com o time do Lumin é um prazer.”

Ter materiais adequados para comercializar também é essencial. O Lumin oferece treinamentos, estudos de caso e outros recursos para a Astrea IT apresentar a potenciais clientes. “Isso deu à nossa equipe a confiança necessária para conversar com clientes de forma eficiente”, completa Naveen.

Para uma consultoria que trabalha com vários parceiros de tecnologia, o envolvimento do Lumin faz a diferença. “O Lumin se destaca de forma muito positiva entre nossos parceiros”, conclui Naveen. “Todos do time são atenciosos, respondem rápido e estão sempre disponíveis. Essa proximidade e colaboração fazem toda a diferença.”

Descubra o que o Lumin Sign para Salesforce pode trazer para a sua equipe

O Lumin Sign transformou a assinatura, que antes era uma etapa à parte, em parte natural do fluxo da Astrea IT: cada documento é gerado diretamente do Salesforce, enviado para assinatura e automaticamente arquivado na pasta certa, independente do volume.

Se sua equipe já trabalha com Salesforce, vocês também podem fazer o mesmo.