5 cách AI giúp bạn tiết kiệm thời gian khi chỉnh sửa và quản lý tài liệu

Dù là diễn đạt lại, tái cấu trúc hay sửa lỗi, việc cập nhật các tài liệu PDF tĩnh và các định dạng tệp không linh hoạt khác có thể khiến bạn trở nên cực kỳ hoang mang, nhất là khi phải đối mặt các vấn đề như định dạng cứng nhắc, bố cục lộn xộn và thiếu khả năng kiểm soát phiên bản theo thời gian thực.

May mắn thay, các nền tảng AI giúp đơn giản hóa quá trình chỉnh sửa và tạo tài liệu, tiết kiệm cho doanh nghiệp của bạn nhiều giờ làm việc mỗi tuần. Bạn có thể nhập tệp hiện có vào một trong những công cụ dưới đây và tự động chuyển chúng thành những phần nội dung động, mang lại giá trị cao hơn cho công việc của bạn.

Dưới đây là một số cách AI giúp bạn tiết kiệm thời gian quý báu khi chỉnh sửa tài liệu.

1. Tạo nội dung động, có thể chỉnh sửa

Không chỉ giúp bạn tạo ra các tài liệu mới từ đầu, AI còn giúp bạn tự động chuyển đổi các tệp PDF tĩnh và các định dạng tệp khó chỉnh sửa khác thành các tài liệu hoàn toàn có thể tùy biến và tương tác. Sau đó, bạn có thể điều chỉnh hoặc định dạng lại chúng theo gần như mọi cách bạn muốn. Kết quả là gì? Tiết kiệm thời gian, giảm thiểu tài nguyên và giảm chi phí lao động.

Lấy ví dụ về một hợp đồng khách hàng có định dạng PDF. Việc chỉnh sửa loại tài liệu này thường rất phiền phức, đòi hỏi nhiều thay đổi thủ công tốn thời gian và công sức. Trình chỉnh sửa tài liệu hỗ trợ AI biến tệp thành tài liệu động, giống như loại trên Microsoft Word hoặc Google Docs. This provides your team with new time-saving capabilities such as greater control over structure and formatting and the ability to easily add new content or edit existing content.

Việc quản lý tài liệu giờ đây trở nên nhanh chóng hơn rất nhiều.

2. Trò chuyện với trợ lý AI

Thay vì phải cập nhật tệp thủ công, bạn có thể yêu cầu trợ lý AI thực hiện các thay đổi cần thiết khi chỉnh sửa, giúp giảm đáng kể khối lượng công việc của bạn. Bạn chỉ cần nhập các câu lệnh như khi sử dụng ChatGPT hoặc Google Gemini:

• "Tô đậm tất cả tiêu đề."
• "Thêm điều khoản sở hữu trí tuệ."
• "Gợi ý cách cải thiện phần mở đầu."

Giả sử bạn có một hợp đồng cũ muốn tái sử dụng. Thay vì mất hàng giờ chỉnh sửa từng chi tiết từ đầu, bạn có thể nhờ công cụ trợ lý AI thực hiện tất cả công việc nặng nhọc đó. Ví dụ: yêu cầu AI "Thêm điều khoản bảo mật vào đoạn thứ ba" hoặc "Cập nhật các điều khoản thanh toán trong hợp đồng thể thể hiện hình thức thanh toán theo quý."

3. Chỉnh sửa tài liệu cũ một cách thông minh

Thời gian cộng dồn để tìm kiếm qua các thư mục PDF tĩnh, thay đổi ngôn ngữ trong các tài liệu cũ và kiểm tra lỗi có thể trở nên rất đáng kể, ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng của bạn. Trong lĩnh vực pháp lý, các luật sư chỉ ghi nhận được 2,72 giờ làm việc có tính phí mỗi ngày, chủ yếu vì họ dành phần lớn thời gian vào các công việc hành chính tẻ nhạt và công việc giấy tờ lặp đi lặp lại.

AI tự động hóa việc chỉnh sửa tài liệu, giúp bạn dành ra thời gian để làm các công việc quan trọng hơn. Công nghệ này nhận diện các vấn đề trong các tài liệu cũ và đề xuất cải tiến, từ đó mở ra tiềm năng nâng cao đáng kể năng suất làm việc.

Ví dụ điển hình: Việc chỉnh sửa với sự hỗ trợ của AI có thể cải thiện đáng kể tính rõ ràng và nhất quán trong các tài liệu pháp lý, giúp chúng trở có tác động mạnh mẽ hơn và tuân thủ tốt hơn.

4. Tiết kiệm thời gian tìm kiếm thông tin

Dưới đây là một thống kê có thể khiến bạn bị sốc: Trung bình, nhân viên mất 1,8 giờ mỗi ngày( - khoảng 9,3 giờ mỗi tuần - để tìm kiếm và thu thập thông tin khi tạo và chỉnh sửa tài liệu.

Tin vui là trợ lý hợp đồng AI sẽ giúp bạn xác định tất cả các lần xuất hiện của một loại thông tin cụ thể trong tài liệu như tên và ngày tháng. Sau đó, bạn có thể nhanh chóng cập nhật, thay thế hoặc loại bỏ những thông tin này.

Ví dụ: Nếu một hợp đồng có nhiều lần đề cập đến tên của một công ty, bạn có thể thay thế tất cả các tên đó bằng tên của một công ty khác trong toàn bộ tài liệu.

5. Tích hợp chữ ký điện tử vào tài liệu

Các công cụ trợ lý AI như AgreementGen giúp tối ưu hóa toàn bộ vòng đời của tài liệu, từ việc soạn thảo văn bản đến thu thập chữ ký. Bạn có thể thêm chức năng chữ ký điện tử vào các hợp đồng và thỏa thuận, giúp tiết kiệm thời gian quý báu.

Giả sử bạn có một hợp đồng PDF cũ cần cập nhật trước khi khách hàng có thể ký. AI giúp bạn có thể thêm các điều khoản và điều kiện mới vào tài liệu, gửi email cho khách hàng khi bạn làm xong và thu thập chữ ký hợp pháp trong một quy trình liên tục, không cần sử dụng vài phần mềm khác nhau. Hãy nghĩ xem bạn có thể tiết kiệm bao nhiêu thời gian.

Thêm AI vào quy trình chỉnh sửa tài liệu của bạn ngay hôm nay

Vấn đề với các tệp PDF và các định dạng tệp khác là một khi đã tạo ra, chúng cực kỳ khó chỉnh sửa. Dĩ nhiên, bạn có thể sử dụng một trình chỉnh sửa PDF như Lumin để làm cho quá trình này trở nên dễ dàng hơn. Nhưng với các bố cục và định dạng cứng nhắc hơn, AI chính là người bạn mới tốt nhất của bạn. Ngoài việc biến các tài liệu tĩnh thành tài liệu động, AI còn tự động trích xuất dữ liệu bạn cần và cải thiện đáng kể quy trình làm việc với chữ ký điện tử. Những công việc trước đây mất 45 phút hoặc một giờ thì hiện chỉ còn mất vài phút.

AgreementGen, hiện đang ở phiên bản beta, sẽ biến các tài liệu tĩnh của bạn thành một định dạng có tính tương tác và tùy biến cao hơn. Bạn có thể giao tiếp với trợ lý AI trong một không gian làm việc thông minh giống ChatGPT và cá nhân hóa nội dung theo ý muốn trong một hệ sinh thái quản lý tài liệu thống nhất.

Chúng tôi mong nhận được ý kiến phản hồi của người dùng về AgreementGen để giúp chúng tôi cải thiện công cụ này hơn nữa. Vì vậy, đừng ngần ngại cho chúng tôi biết suy nghĩ của bạn.

Hãy dùng thử AgreementGen miễn phí ngay hôm nay và khám phá bạn có thể tiết kiệm bao nhiêu giờ khi chỉnh sửa tài liệu.