Cách bảo vệ tài liệu trực tuyến

Chia sẻ tệp là một phần không thể thiếu trong sinh hoạt hàng ngày của chúng ta. Cho dù là ký hợp đồng thuê nhà, tiếp nhận khách hàng mới hay tải xuống một bản tin, giờ đây chia sẻ tệp với người bạn tin tưởng — hay thậm chí không hoàn toàn tin tưởng — chưa bao giờ dễ dàng đến thế.

Một số tệp trong số này có thể chứa thông tin nhạy cảm. Đừng lo lắng! Bạn hoàn toàn có thể bảo vệ chúng.

Cách bảo vệ tệp của bạn

Tài liệu nội bộ, bảng sao kê tài chính và bất kỳ tệp nào chứa thông tin cá nhân đều cần được bảo vệ. Dưới đây là năm hành động giúp bạn giữ tài liệu luôn được bảo vệ bằng mật khẩu:

1. Đặt mật khẩu cho các tệp quan trọng

Bạn có thể mã hóa một tài liệu Word, nhưng PDF được bảo vệ bằng mật khẩu lại còn an toàn hơn nữa. Adobe Acrobat là phần mềm nổi tiếng nhất để làm việc này, nhưng nếu bạn cảm thấy giá thành quá cao (tại thời điểm viết bài này là 19,99$ mỗi tháng), vẫn có các lựa chọn miễn phí: CleverPDF và PDFEncrypt là hai ví dụ.

2. Sao lưu tài liệu

Đôi khi vấn đề không phải do tội phạm mạng, mà là do thiên tai. Nếu ổ cứng của bạn gặp sự cố, dù nguyên nhân do thời tiết, trộm cắp hay lỗi con người, bạn sẽ cần sao lưu các tệp tin một cách chủ động.

Một hệ thống lưu trữ đám mây như Google Drive, Dropbox hoặc Lumin là lý tưởng, vì bạn có thể theo dõi ai đã truy cập và liệu các tệp có bị chia sẻ ra ngoài hay không. Nếu bạn thích lưu trữ vật lý, hãy sao chép tệp sang ổ cứng khác và cất giữ ở nơi riêng biệt.

3. Sử dụng chữ ký điện tử

Bạn còn nhớ thời kỳ phải in, scan và gửi tài liệu cho khách hàng ký, rồi họ lại phải in, ký và gửi lại không? Có quá nhiều điểm mà dữ liệu nhạy cảm có thể bị chặn qua email hoặc thất lạc trên giấy tờ.

Với chữ ký điện tử, bạn có thể giữ tài liệu trên máy chủ đám mây an toàn và ký trực tuyến mà không cần tải xuống gì cả.

4. Xây dựng chính sách nội bộ

Việc mọi người trong doanh nghiệp tuân thủ các chính sách chia sẻ, quản lý tệp sẽ củng cố bảo mật. Một số biện pháp quan trọng bao gồm:

• Tất cả tài liệu nhạy cảm đều phải được bảo vệ bằng mật khẩu hoặc thêm watermark vào PDF
• Ngừng truy cập tệp đối với nhân viên đã rời công ty
• Các bản sao lưu của tài liệu quan trọng phải được thực hiện thường xuyên

Cách bảo vệ một tệp PDF

Có hàng trăm dịch vụ hỗ trợ PDF: Adobe Acrobat, Sejda, DocuSign, Lumin, v.v. Việc tạo PDF rất đơn giản, nhưng làm thế nào để đảm bảo nó được an toàn?

1. Giao thức truyền tệp (FTP)

FTP là một trong những phương thức lâu đời nhất để truyền dữ liệu qua mạng và vẫn được dùng nhờ hiệu quả, độ tin cậy. Bạn sẽ cần một máy chủ FTP như Hostinger. Cả người gửi lẫn người nhận phải có thông tin đăng nhập truy cập tệp.

FTP đặc biệt hữu ích với tệp lớn, nhiều định dạng hoặc dữ liệu cũ.

2. Lưu trữ đám mây

Các dịch vụ lưu trữ đám mây hiện nay là cách chia sẻ tệp phổ biến nhất. Chắc hẳn bạn cũng đã dùng: Google Drive, Dropbox hoặc Amazon Web Services chẳng hạn. Chỉ cần tải dữ liệu lên, người khác có thể tải về máy của họ. Tuy cung cấp nhiều cấp quyền truy cập, nhưng tệp của bạn vẫn do bên thứ ba quản lý.

3. Email

Có vẻ bị quên lãng, nhưng email cũng là một cách chia sẻ tệp. Bất cứ khi nào bạn đính kèm tài liệu vào email, nghĩa là bạn đang truyền dữ liệu qua internet.

Gửi tệp bằng email phù hợp với tệp nhẹ hoặc khi bạn cần gửi kèm thông tin bổ sung.

4. Lưu trữ vật lý

Đây là lúc quay về quá khứ. Khi không thể truyền qua mạng, vẫn luôn có phương án sử dụng ổ USB (pen drive). Nhất định an toàn hơn đĩa mềm chứ? Chỉ cần sao chép dữ liệu, tháo USB ra và cắm vào máy đích.

Luôn cảnh giác

Nếu bạn vẫn chưa từng quan tâm tới bảo mật tài liệu và dữ liệu, bây giờ là lúc. Khách hàng của bạn yêu cầu điều đó — và đó còn là yếu tố quyết định giữ gìn uy tín doanh nghiệp. Một khi hacker truy cập vào tệp của bạn hay của khách, danh tiếng nghề nghiệp của bạn sẽ gặp nguy hiểm.

Để trải nghiệm Lumin như một giải pháp bảo vệ dữ liệu, hãy nhấn vào đây.