Thời mà công việc là một địa điểm cụ thể đã qua đi. Công việc giờ đây là một không gian; có thể truy cập từ bất cứ đâu, bất cứ lúc nào. Chúng tôi đã đổi tên Organizations thành Workspaces để phản ánh đúng hơn cách chúng ta cộng tác và chia sẻ.
Trong một thế giới mọi thứ chuyển động với tốc độ ánh sáng, kết nối số là điều không thể thiếu để giữ cho các dự án, thậm chí cả cuộc sống cá nhân của chúng ta vận hành trơn tru. Bởi công nghệ càng tinh vi, cách chúng ta sử dụng nó cũng ngày càng đa dạng.
Điều này cũng tương tự với việc quản lý tài liệu. Việc in ấn từng là một bước tiến lớn, lần đầu tiên trong lịch sử giúp truyền tải câu chuyện và thông tin tới đông đảo mọi người. Nhưng ngày nay, những xấp giấy liên tục chồng chất trên bàn làm việc và bàn uống cà phê lại trở thành gánh nặng, trừ khi chúng được số hóa để bảo quản an toàn, tạo ra nhu cầu cần các giải pháp phần mềm – như PDF – để lưu trữ và sắp xếp tài liệu một cách dễ dàng.
Tuy nhiên, việc quản lý PDF chưa phải lúc nào cũng thực sự trơn tru. Email đính kèm tài liệu rất dễ bị bỏ lỡ, và phải thừa nhận rằng: Việc liên tục thêm cùng một nhóm người vào Google Docs thực sự khá nhàm chán.
Những giới hạn như vậy khiến ta bực bội, nhất là khi đa phần chúng ta đều có một nhóm cộng tác viên thân thiết thường xuyên chia sẻ thông tin. Đó có thể là nhóm làm việc, lớp tiếng Anh đại học, hoặc câu lạc bộ chạy bộ địa phương. Trong mọi tình huống trên, bạn cần một nơi vừa an toàn vừa tiện lợi để chia sẻ, lưu trữ và cùng làm việc trên tài liệu.
Workspaces là gì?
Workspaces là sự thay đổi thương hiệu của tính năng Organizations trên Lumin, cho phép người dùng tạo một không gian chia sẻ trong tài khoản của mình để cộng tác và chỉnh sửa tài liệu tiện lợi. Nhờ đó, bạn có thể dễ dàng hợp tác với bất cứ ai mình cần, từ một đồng nghiệp cho đến bạn bè và người thân.
Khi tập hợp tất cả các cộng tác viên thường xuyên trong một workspace, Workspaces giúp bạn hoàn thành mọi việc một cách trơn tru nhất. Dù đó là ký tài liệu pháp lý hay để lại nhận xét cho ý tưởng dự án mới nhất của nhóm, việc tạo Workspace sẽ giúp bạn tăng tốc quy trình làm việc, giảm thiểu thời gian gửi đi gửi lại tài liệu.
Tại sao chúng tôi chọn tên ‘Workspaces’?
Workspace là biểu tượng hoàn hảo cho sự trọn vẹn, thống nhất và hợp tác. Khi sử dụng Workspaces, người dùng Lumin có được một không gian số trực quan, dễ dùng với vô số ứng dụng khác nhau. Khi các công cụ quản lý công việc và đời sống cá nhân ngày càng tích hợp mạnh mẽ, Lumin đang ưu tiên tính linh hoạt trong sứ mệnh mang đến cho người dùng bộ công cụ PDF xuất sắc nhất.
Bạn có thể làm được gì với Workspaces?
Chia sẻ và lưu trữ PDF tại một không gian trung tâm
Chắc hẳn ai cũng từng trải qua cảm giác upload tài liệu lên mạng để lưu trữ, nhưng lại không chắc nó nằm ở thư mục nào, thậm chí là tài khoản nào. Việc liên tục phải đi tìm các file bị lạc mất làm mất đi sự tiện lợi của chia sẻ nhanh chóng.
Với Workspaces, bạn sẽ không còn phải thêm đi thêm lại cùng một nhóm người vào tài liệu nữa. Mỗi file PDF mới được tải lên Workspace đều tự động cấp quyền truy cập cho tất cả mọi người trong nhóm, giúp bạn tiết kiệm thời gian quý báu và tăng hiệu suất làm việc.
Cộng tác dễ dàng cùng gia đình, bạn bè hoặc đồng nghiệp
Điều tuyệt vời nhất ở Workspaces chính là: Ai cũng có thể sử dụng! Không cần là một công ty hay tổ chức lớn để tận dụng sức mạnh chia sẻ liền mạch này. Ai cũng có lúc cần ký số vào tài liệu hoặc chia sẻ thông tin cho nhiều người tại cùng một nơi. Có thể bạn đang gửi vé xem hòa nhạc cho bạn bè để thuận tiện lấy, hoặc lưu trữ tài liệu tài chính quan trọng cho gia đình. Dù là trường hợp nào, Workspaces đều là công cụ lý tưởng đưa thông tin đến nơi cần thiết.
Theo dõi ý tưởng và bình luận theo thời gian thực
Tài liệu chia sẻ lúc nào cũng nhộn nhịp; ai cũng muốn đóng góp ý kiến, điều này khiến bạn khó kiểm soát được thay đổi và bình luận diễn ra khi mình không trực tuyến. Công cụ Insight của Lumin trong Workspaces cho phép bạn dễ dàng theo dõi hoạt động tài liệu, nhờ vậy bạn có thể phản hồi bình luận nhanh chóng và giữ mọi việc luôn tiến triển.
Làm sao để tạo Workspace?
Để tạo Workspace, chỉ cần vào trang cá nhân, chọn ‘Tạo Workspace’ từ danh sách thả xuống. Bạn sẽ được yêu cầu chọn tên cho Workspace và tải lên một hình đại diện (có thể là logo doanh nghiệp hoặc ảnh gia đình dễ thương – tùy bạn lựa chọn!). Thêm email của những người bạn muốn đưa vào Workspace, rồi nhấn ‘tạo’. Nếu cần, đây là hướng dẫn chi tiết từng bước.
Với sức mạnh cộng tác liền mạch ngay trong tầm tay, bạn sẽ an tâm khi biết rằng mọi file PDF của mình đều ở đúng nơi cần thiết – an toàn trong Workspace cùng với các cộng tác viên yêu thích.
