Trình tạo hợp đồng AI là gì? Một hướng dẫn đầy đủ

Soạn thảo hợp đồng theo cách thủ công là một công việc buồn tẻ và mất thời gian, có thể kéo dài nhiều ngày hoặc thậm chí nhiều tuần. Bạn sẽ phải xây dựng cấu trúc, định dạng tài liệu, thêm các điều khoản phù hợp và đảm bảo mọi chi tiết đều đúng chuẩn pháp lý. Nếu dùng sai thuật ngữ hoặc bỏ sót chi tiết quan trọng, hợp đồng của bạn có thể không có hiệu lực, và bạn còn có thể vướng vào rắc rối pháp lý.

Vậy nên, hãy cân nhắc sử dụng công cụ tạo hợp đồng AI. Điểm khác biệt của công cụ này so với các mẫu và công cụ truyền thống nằm ở khả năng tạo ra các thỏa thuận pháp lý vừa tùy biến linh hoạt, vừa tuân thủ quy định, dựa trên các câu lệnh mà bạn cung cấp.

Sau đây là tất cả những thông tin cần thiết giúp bạn hiểu về công nghệ này, cơ chế hoạt động và lý do bạn lại cần dùng đến.

Vậy công cụ tạo hợp đồng AI là gì?

Hẳn bạn đã từng sử dụng ChatGPT, dù là để làm việc hay giải trí. Một công cụ tạo hợp đồng AI như AgreementGen của Lumin hoạt động theo cách tương tự, nhưng được thiết kế đặc biệt để tạo ra các hợp đồng, thỏa thuận và tài liệu pháp lý khác từ đầu. Bạn chỉ cần cho biết nội dung bạn muốn đưa vào hợp đồng và công cụ này sẽ lo liệu mọi thứ. Công cụ này tự động tạo ra tài liệu dựa trên các yêu cầu của bạn, bao gồm các thuật ngữ và điều khoản liên quan, đồng thời cấu trúc tài liệu theo một định dạng hợp lý và được pháp luật công nhận.

Điều tuyệt vời là công cụ tạo hợp đồng AI rất dễ sử dụng, ngay cả khi bạn không có kiến thức nền tảng về công nghệ. Sau khi công cụ này soạn thảo phiên bản đầu tiên của hợp đồng, bạn có thể tùy chỉnh thêm đơn giản bằng cách trò chuyện với trợ lý AI, để cuối cùng có được một tài liệu mang đậm dấu ấn riêng. Đó là điểm khác biệt so với các mẫu hợp đồng, vốn vẫn vô cùng giá trị nhưng lại kém linh hoạt hơn.

Nếu bạn không chắc chắn về hình thức hợp đồng, AI cũng có thể giúp bạn, giúp bạn đảm bảo mọi thứ đều hoàn chỉnh. Bạn thậm chí có thể tải lên các hợp đồng hiện có của mình và định dạng lại chúng thành các tài liệu tương tác để bạn có thể chỉnh sửa theo thời gian thực.

Công cụ tạo hợp đồng AI hoạt động như thế nào?

Hãy cùng tìm hiểu một chút về mặt kỹ thuật: Công cụ tạo hợp đồng AI sử dụng một mô hình ngôn ngữ lớn (LLM), được huấn luyện trên vô số hợp đồng và các tài liệu pháp lý khác từ nhiều nguồn. Dựa trên các khuôn mẫu và cấu trúc học được những văn bản đó, mô hình này có thể dự đoán được những thành phần của một hợp đồng chất lượng.

Tiếp theo, dựa trên các câu lệnh bạn đưa ra, công cụ này sẽ soạn thảo một tài liệu mới, áp dụng việc xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP) để hiểu các yêu cầu của bạn nhằm tạo ra ngôn ngữ hợp đồng vừa chính xác vừa phù hợp với tình huống cụ thể.

Kết quả là bạn có được một thỏa thuận pháp lý được tùy chỉnh phù hợp với nhu cầu của mình - điều mà các mẫu hợp đồng hoặc các công cụ truyền thống khác không thể mang lại.

Giả sử bạn sở hữu một công ty quản lý bất động sản và muốn tạo hợp đồng thuê cho người thuê. Bạn có thể dùng một mẫu hợp đồng cho thuê bất động sản, trong đó nêu sẵn một số điều khoản và điều kiện cơ bản cho thỏa thuận. Tuy nhiên, nếu bạn cần một hợp đồng được tùy chỉnh theo yêu cầu với các điều khoản cụ thể và các chi tiết khác thì công cụ tạo hợp đồng AI sẽ là lựa chọn tốt nhất.

Đây là một ví dụ về cách mọi thứ hoạt động:

1. Bạn cung cấp cho trợ lý AI của công cụ tạo hợp đồng tất cả thông tin bạn muốn đưa vào hợp đồng thuê, chẳng hạn như tên người thuê, địa chỉ bất động sản và số tiền thuê hàng tháng. Bạn có thể sử dụng một câu lệnh như sau: "Tạo hợp đồng thuê một căn nhà tại số 100 đường Sunny. Hợp đồng có thời hạn 12 tháng và bắt đầu vào ngày 1 tháng 7 năm 2025. Tiền thuê là 2.000 đô la mỗi tháng. Không được phép nuôi thú cưng trong nhà."
2. Chờ công cụ thực hiện tác vụ, thường chỉ mất vài giây.
3. Xem xét bản nháp đầu tiên của hợp đồng thuê. Sau đó, bạn có thể tinh chỉnh thêm bằng cách trò chuyện với trợ lý AI - giống như bạn đang trao đổi với một người thật. Ví dụ, bạn có thể nói: "Thêm điều khoản phạt 100 đô la nếu người thuê không trả tiền thuê đúng hạn," hoặc "Bao gồm thông tin về khoản tiền đặt cọc, bằng một tháng tiền thuê nhà." Bạn có thể tiếp tục điều chỉnh cho đến khi có được hợp đồng đúng như ý muốn.
4. Bạn không chắc nên đưa những nội dung gì vào hợp đồng? Các công cụ tạo hợp đồng AI thông minh hơn sẽ đưa ra các gợi ý phù hợp với ngữ cảnh về cách cải thiện tài liệu của bạn, chẳng hạn như "Bao gồm thông tin về các tiện ích và ai chịu trách nhiệm thanh toán chúng."
5. Khi đã hài lòng với hợp đồng của mình, bạn có thể in, chia sẻ, hoặc nếu đang sử dụng một công cụ như AgreementGen, bạn có thể gửi trực tiếp cho người thuê để ký tên điện tử.

Hợp đồng thuê nhà chỉ là một trong nhiều loại tài liệu bạn có thể tạo, xem xét và quản lý bằng công cụ tạo hợp đồng AI. Bạn cũng có thể sử dụng công nghệ này cho:

• Hóa đơn bán xe
• Thỏa thuận với nhà thầu độc lập
• Thỏa thuận không tiết lộ (NDA)
• Thỏa thuận về kế hoạch thanh toán
• Hợp đồng thuê mua
• Hợp đồng dịch vụ

Các lợi ích tiềm năng của công cụ tạo hợp đồng AI

Một số ưu điểm của công cụ tạo hợp đồng AI bao gồm:

Dễ sử dụng

Như đã đề cập trước đó, bạn không cần được đào tạo để sử dụng những công cụ này. Bạn không cần phải là luật sư, chuyên gia pháp lý hay nhà phát triển.

Tiết kiệm thời gian

Có đến 89% các công ty gặp khó khăn trong việc quản lý số lượng lớn các hợp đồng đơn giản. AI giúp đơn giản hóa quy trình này bằng cách giảm thiểu thời gian tạo lập các thỏa thuận pháp lý.

Giảm thiểu lỗi do con người

Từ việc viết sai tên đến bỏ sót các thông tin pháp lý quan trọng, con người thường mắc lỗi khi tự soạn thảo hợp đồng. Trên thực tế, một nghiên cứu gần đây cho thấy trung bình một tài liệu pháp lý có 118 lỗi. Mặc dù không có công cụ AI nào đáng tin cậy 100%, bạn vẫn có thể giảm thiểu nguy cơ sai sót do con người, đồng thời tạo ra các tài liệu chính xác hơn, nhất quán hơn và tuân thủ quy định tốt hơn.

Đơn giản hóa việc chỉnh sửa

Việc chỉnh sửa các thỏa thuận pháp lý có thể gây nhiều khó khăn, nhất là khi chúng ở dạng tĩnh. Chẳng hạn như với tệp PDF, loại tệp này giữ nguyên bố cục và định dạng của hợp đồng, gây khó khăn cho việc tùy chỉnh. Các công cụ tạo hợp đồng AI tiên tiến nhất có thể chuyển đổi tài liệu tĩnh thành dạng động, giúp bạn dễ dàng điều chỉnh và tùy biến hơn.

Những điều cần cân nhắc khi sử dụng công cụ tạo hợp đồng AI

Khi tích hợp một trong những công cụ này vào hoạt động kinh doanh của mình, bạn cần lưu ý một số yếu tố sau đây:

Độ tin cậy của AI

Không có công cụ AI nào hoàn toàn chính xác, ít nhất là ở thời điểm hiện tại, nên bạn hãy cẩn trọng khi dùng chúng để tạo hợp đồng. Luôn kiểm tra kỹ các thỏa thuận trước khi gửi đi và nhờ luật sư xem xét nội dung pháp lý nếu cần.

Yêu cầu pháp lý

Tại Hoa Kỳ, luật pháp hiện hành không cấm việc sử dụng hợp đồng do AI tạo ra, nghĩa là chúng có thể có giá trị pháp lý. Tuy nhiên, bạn cần tự mình xem xét các tài liệu để đảm bảo rằng ngôn ngữ và các điều khoản tuân thủ đúng quy định của pháp luật.

Bảo mật dữ liệu

Hãy chọn một công cụ tạo hợp đồng AI chú trọng đến vấn đề bảo mật dữ liệu, nhất là khi công cụ đó tích hợp thông tin từ hệ thống CRM và các hệ thống khác của bạn. Bạn sẽ cần một công cụ có khả năng mã hóa dữ liệu nhạy cảm và tuân thủ các tiêu chuẩn như SOC 2 cùng với các tiêu chuẩn tuân thủ khác.

Triển khai

Giống như bất kỳ công nghệ mới nào, có thể sẽ mất một khoảng thời gian để đưa công cụ tạo hợp đồng AI vào hoạt động kinh doanh của bạn. Mặc dù việc làm quen không quá khó khăn, bạn cần đảm bảo đội ngũ của mình hiểu rõ cách tận dụng các tính năng của công cụ để đạt được hiệu quả cao nhất.

Tại sao bạn lại cần AgreementGen

Nếu đã quen với ChatGPT, chắc chắn bạn sẽ có thể sử dụng công cụ tạo hợp đồng AI. Công nghệ mới này tạo ra hợp đồng và thỏa thuận pháp lý khác dựa trên các câu lệnh của bạn, mang lại trải nghiệm liền mạch và tương tác hoàn toàn. Nhờ đó, bạn có thể giảm thiểu sai sót do con người, tiết kiệm thời gian và tạo ra các thỏa thuận có giá trị pháp lý, giúp đơn giản hóa quy trình làm việc với tài liệu của bạn.

AgreementGen, hiện đang trong giai đoạn beta, không chỉ hiểu cấu trúc tài liệu mà còn hỗ trợ một cách thông minh khi tạo hợp đồng, nhờ đó trở thành một sự bổ sung đáng giá cho bộ công cụ công nghệ của bạn. Hãy dùng thử miễn phí ngay hôm nay để khám phá những lợi ích mà công cụ này có thể mang lại cho hoạt động kinh doanh của bạn.

Mời bạn đọc thêm các bài viết khác trên blog của chúng tôi về công cụ tạo hợp đồng AI:

• Nếu hợp đồng tiếp theo của bạn là một cuộc hội thoại thì sao?
• Lý do trình tạo hợp đồng AI có thể là tương lai cho doanh nghiệp nhỏ của bạn
• Cách giảm đáng kể thời gian và chi phí tạo hợp đồng với AI