AI đang có tác động sâu sắc đến cuộc sống làm việc của chúng ta, tự động hóa các nhiệm vụ phức tạp và cho phép chúng ta làm việc thông minh hơn và năng suất hơn bao giờ hết. Bối cảnh AI đang không ngừng mở rộng với các mô hình như GPT-4, Gemini và DeepSeek-R1 mới được phát hành gần đây, tiếp tục đổi mới và thúc đẩy chúng ta đến những điều tưởng chừng như không thể chỉ vài năm trước đây.
Cách chúng ta làm việc với tài liệu là một trong nhiều lĩnh vực sẽ bị thay đổi một cách triệt để bởi sự chuyển đổi này. Không chỉ làm cho việc tạo tài liệu dễ dàng và nhanh chóng hơn, AI đang hoàn toàn định nghĩa lại mối quan hệ của chúng ta với chúng, từ việc soạn thảo đến quản lý. Cách chúng ta tương tác với các hợp đồng và thỏa thuận - vốn là nền tảng cho phần lớn cuộc sống chuyên nghiệp và cá nhân của chúng ta - đang trải qua một sự thay đổi có quy mô mà chúng ta chưa từng thấy kể từ khi số hóa bắt đầu phát triển.
Chúng ta đang bước vào một kỷ nguyên mà các tài liệu được hình thành thông qua cuộc trò chuyện tự nhiên, thay vì các mẫu, chỉnh sửa thủ công và quá trình sửa đổi qua lại tốn thời gian.
Sự chuyển dịch sang tạo lập theo kiểu đàm thoại
Ngay lúc này, chúng ta đang đối mặt với một sự thay đổi mô hình trong cách tạo tài liệu. Xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP) và các mô hình ngôn ngữ lớn (LLM) đang trên đà khiến hành động gõ văn bản từng ký tự một trở nên thừa thãi. Việc tạo tài liệu theo kiểu đàm thoại sẽ sớm trở thành chuẩn mực mới.
Cần soạn thảo một hợp đồng? Thay vì bắt đầu từ đầu hoặc dựa vào một mẫu có sẵn, bạn sẽ mô tả những gì bạn cần cho một tác nhân AI. Tác nhân này không chỉ hiểu những gì bạn đang nói, mà còn hiểu những gì bạn đang cố gắng đạt được và làm thế nào để đến đó.
Khi soạn thảo hợp đồng hoặc thỏa thuận pháp lý, các chuyên gia sẽ có những cuộc trò chuyện thông minh, tự nhiên với một AI hiểu được ý định và bối cảnh của yêu cầu của họ - "làm cho điều khoản bảo mật mạnh hơn", "điều chỉnh cái này cho việc sử dụng quốc tế", "thêm một phần về sở hữu trí tuệ". Công nghệ sẽ không thay thế chuyên môn của con người, nhưng sẽ khuếch đại nó để làm cho việc tạo tài liệu trở nên trực quan và hợp lý hơn nhiều.
Điều này còn hơn cả khả năng đọc chính tả hay chuyển giọng nói thành văn bản. Đây sẽ là những trợ lý thông minh có thể nhận chỉ dẫn rộng và tinh chỉnh chúng với người dùng để tạo ra các thỏa thuận chuyên nghiệp trong một phần nhỏ thời gian.
Dân chủ hóa tài liệu chuyên nghiệp
Dù công nghệ này mang tính cách mạng cho tổ chức ở mọi quy mô, tôi tin rằng tác động của nó sẽ sâu sắc nhất đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa (SMB).
Đối với những tổ chức nhỏ hơn này, các cá nhân thường gánh vác nhiệm vụ của bộ phận nhân sự, pháp lý, tiếp thị, tài chính; bộ phận pháp lý trên thực tế, quản lý tiếp thị có thể giám sát hoạt động. Đối với nhiều công ty, CEO sẽ đảm nhận tất cả những vai trò này. Do đó, họ không có nguồn lực chuyên dụng để tạo và duy trì các tài liệu chuyên nghiệp mà tất cả các doanh nghiệp đều cần.
Với việc tạo tài liệu theo kiểu đàm thoại, các SMB sẽ làm việc với một trợ lý soạn thảo được hỗ trợ bởi AI để tạo thỏa thuận, cập nhật chính sách và duy trì tài liệu tuân thủ. Nếu một bản cập nhật luật lao động đòi hỏi phải thay đổi hợp đồng nhân viên, họ sẽ đơn giản yêu cầu AI xem xét và cập nhật tất cả các tài liệu liên quan. Nếu cần một thỏa thuận nhà cung cấp mới, họ chỉ cần mô tả những gì họ cần để tạo ra một bản nháp chuyên nghiệp trong vài phút.
Những trợ lý AI này sẽ không thay thế luật sư. Nhu cầu về tư vấn pháp lý chuyên nghiệp vẫn còn cần thiết trong nhiều tình huống. Nhưng chúng sẽ giúp các SMB xử lý các hợp đồng và thỏa thuận thường xuyên một cách đơn giản hơn và hiệu quả hơn về thời gian (và chi phí), cho phép họ tập trung vào việc quản lý và phát triển doanh nghiệp cũng như phục vụ khách hàng của mình.
Sự tiến hóa trong quản lý tài liệu
Sự chuyển dịch sang mối quan hệ đàm thoại này sẽ không chỉ giới hạn ở việc tạo ra tài liệu - nó còn sẽ định hình cách chúng ta cập nhật và quản lý chúng.
Theo thời gian, các chính sách, luật pháp và tiêu chuẩn tác động đến doanh nghiệp sẽ thay đổi. Điều này khiến việc xem xét và cập nhật thường xuyên các tài liệu doanh nghiệp trở thành một nhiệm vụ cần thiết nhưng tốn thời gian và nguồn lực. Nhưng bằng cách sử dụng một trợ lý được hỗ trợ bởi AI, một dự án như thế này có thể mất vài tuần sẽ được hoàn thành trong chốc lát.
Khi luật mới về nơi làm việc có hiệu lực, các đội nhân sự sẽ có thể yêu cầu trợ lý AI xem xét tất cả các thỏa thuận nhân viên, cập nhật chúng theo yêu cầu và gửi chúng cho nhân viên để ký lại. Nếu quy định quốc tế thay đổi, các phòng pháp lý có thể yêu cầu trợ lý đánh giá tất cả các hợp đồng hiện có để đảm bảo tuân thủ. Toàn bộ quy trình làm việc này sẽ được quản lý bởi một AI đàm thoại mạnh mẽ.
Các thỏa thuận chuyên nghiệp đang thay đổi
Tại Lumin, chúng tôi đang xây dựng một cách dễ dàng và hiệu quả về chi phí hơn để soạn thảo và quản lý các thỏa thuận.
AgreementGen là trợ thủ soạn thảo được hỗ trợ bởi AI của chúng tôi, có thể hướng dẫn bạn từ một trang trắng đến một thỏa thuận chuyên nghiệp thông qua giao diện trực quan, đàm thoại.
Giải pháp mới của chúng tôi cũng sẽ cho bạn khả năng tải lên các thỏa thuận PDF hiện có và chuyển đổi chúng từ các tệp tĩnh thành các tài liệu có thể chỉnh sửa hoàn toàn, có thể được điều chỉnh theo nhu cầu chính xác của doanh nghiệp bạn.
Về Max:
Max Ferguson là Nhà sáng lập và CEO của Lumin, dẫn dắt sự phát triển của công ty trở thành giải pháp quy trình làm việc tài liệu hàng đầu kể từ khi thành lập vào năm 2014. Với bằng Tiến sĩ về Kỹ thuật Dân dụng & Khoa học Máy tính từ Đại học Stanford, Max đam mê mang lại sự thay đổi tích cực thông qua đổi mới phần mềm.
