Geração de documentos no HubSpot: Como ir do registro ao acordo assinado

As informações que você precisa para criar um orçamento, contrato ou termo de renovação já podem estar no HubSpot. Muitas equipes ainda copiam esses dados do CRM para montar o documento.

Alguém cola os dados do cliente em um modelo, confere o preço do negócio, atualiza as condições e manda para assinatura. O documento assinado pode até ser anexado de volta ao registro, mas o HubSpot não consegue ler, nem atualizar os dados dentro dele. Se algum preço ou data mudar depois no negócio, o documento e o registro deixam de coincidir.

O HubSpot lida nativamente com alguns fluxos de documentos, especialmente orçamentos. Mas preencher seus próprios modelos de contrato com dados do CRM precisa de outro caminho. Veja o que o HubSpot consegue fazer sozinho e onde entra uma ferramenta de geração de documentos como a Lumin.

É possível gerar documentos no HubSpot?

Sim, mas só para alguns tipos de documentos.

As ferramentas nativas de orçamentos do HubSpot conseguem gerar orçamentos personalizados com informações do negócio e itens. Para adicionar termos, coletar assinaturas eletrônicas, aprovações via clique e gerenciar cobranças e pagamentos pelo fluxo de orçamentos, é preciso ter o Revenue Hub Professional ou Enterprise e a licença correspondente.

O HubSpot também possui a ferramenta Documentos, mas para outro propósito. Ela serve para fazer upload, organizar, compartilhar e rastrear conteúdos de vendas, como PDFs e outros arquivos. Não gera documentos, nem mescla dados do CRM nos seus modelos de contratos e acordos.

O que a geração de documentos do HubSpot faz nativamente?

Para contratos, termos de renovação e outros documentos que usam modelos personalizados, a geração de documentos pode puxar dados do CRM direto para o documento, eliminando a necessidade de redigitar.

Quais registros do HubSpot fornecem os dados para um contrato?

Um contrato pode puxar informações de vários registros do HubSpot. Por exemplo:

• Propriedades do Contato podem fornecer informações sobre a pessoa que vai receber ou assinar o acordo, como nome, cargo, e-mail ou telefone.
• Propriedades da Empresa podem fornecer informações sobre a empresa, como nome e endereço.
• Propriedades do Negócio podem fornecer detalhes ligados à transação, como valor do negócio, data de fechamento e outros dados comerciais armazenados em propriedades padrão ou personalizadas.

O HubSpot mantém propriedades padrões para Contatos, Empresas e Negócios, e os usuários também podem criar propriedades personalizadas para guardar informações específicas do seu negócio. Assim, um mesmo contrato pode reunir informações do signatário, da empresa e dos termos do negócio sem guardar tudo em um único registro.

E quanto aos itens?

Os itens são úteis quando um documento precisa listar os produtos ou serviços de um negócio. No HubSpot, os itens podem trazer detalhes como preço, descontos e condições de pagamento. Eles estão associados aos negócios e são usados para criar orçamentos.

Se seus contratos contêm lista de produtos ou serviços, confira como sua ferramenta de geração de documentos lida com os itens antes de montar um modelo em cima disso. O ideal é que um modelo consiga lidar com qualquer quantidade de produtos, sem precisar ser refeito a cada negócio.

Como gerar documentos dos registros do HubSpot dentro do Lumin

Depois que a integração com o HubSpot estiver conectada, a Lumin consegue usar propriedades de Contato, Empresa e Negócio para preencher um modelo AgreementGen. Você pode então gerar, revisar e enviar o acordo para assinatura pelo registro do HubSpot.

1. Conecte a Lumin ao HubSpot

Instale o app da Lumin no marketplace do HubSpot, conceda as permissões necessárias e conecte o workspace apropriado da Lumin.

Você pode adicionar o cartão do app da Lumin aos registros de Contato, Empresa ou Negócio, dependendo de onde sua equipe normalmente inicia o processo do acordo.

Saiba mais: Integrando a Lumin ao HubSpot

2. Prepare e faça o mapeamento do seu modelo de acordo

No AgreementGen da Lumin, faça upload do modelo que deseja usar e adicione papeis para todos que precisarão preencher campos ou assinar.

Depois, abra o cartão do app da Lumin no HubSpot e selecione Ver variáveis. A Lumin cria automaticamente uma variável correspondente para cada propriedade de Contato, Empresa e Negócio na sua conta do HubSpot, incluindo as novas propriedades personalizadas que você adicionar depois.

Copie as variáveis necessárias para os lugares certos do modelo de acordo para que os dados do HubSpot sejam preenchidos ao gerar o documento.

Antes de ir adiante, atribua os campos de assinatura ou preenchimento aos papeis corretos.

Saiba mais: Como faço o mapeamento de modelos Lumin no HubSpot?

3. Gere e revise o acordo

Pelo registro no HubSpot, selecione Criar e Gerar Contrato, escolha o modelo mapeado e visualize o documento.

Confira se os campos obrigatórios foram preenchidos corretamente e se preços, datas e dados dos signatários coincidem com o registro do HubSpot antes de enviar.

A revisão é ainda mais importante da primeira vez que usar um modelo ou após alterações nas propriedades do HubSpot que alimentam esse modelo.

Saiba mais: Como envio e gerencio contratos para assinatura no HubSpot?

4. Envie o acordo para assinatura

Quando o contrato estiver pronto, crie a solicitação de assinatura pelo cartão do app da Lumin. Selecione o modelo mapeado, adicione os destinatários e, se quiser, defina uma data de vencimento.

O número de papeis de assinatura disponível no HubSpot reflete os papeis configurados no modelo. Você também pode adicionar alguém como visualizador se precisar de acesso ao contrato, mas não for assinar.

5. Acompanhe o contrato pelo HubSpot

Após o envio, você pode acompanhar o status e as ações dos destinatários pelo registro do HubSpot. Quando a última assinatura for coletada, a Lumin marca o acordo como aprovado e anexa a cópia assinada ao registro.

Benefícios da geração de documentos no HubSpot

A geração de documentos mantém o contrato mais próximo dos dados e do fluxo de trabalho já registrados no HubSpot. O registro no HubSpot segue sendo o ponto central para as informações do cliente e do negócio usadas na geração do acordo.

• Reduza retrabalho manual: Informações do cliente, da empresa e do negócio podem preencher o contrato a partir das propriedades mapeadas do HubSpot.
• Mantenha modelos consistentes: As equipes podem reutilizar o mesmo modelo aprovado enquanto as informações específicas do negócio mudam de um contrato para o outro.
• Reduza repasses: Depois que o modelo estiver configurado, os usuários do HubSpot podem gerar, revisar e enviar o contrato pelo próprio registro, sem ter que passar por outras áreas para prepará-lo.
• Mantenha a cópia assinada com o registro: Após a última assinatura, a Lumin anexa o contrato concluído ao registro do HubSpot, mantendo o documento assinado junto aos dados do cliente ou negócio.

Com a Lumin, as equipes usam os dados do HubSpot para preencher modelos de contratos reutilizáveis e gerenciam o processo até a assinatura, sem refazê-los manualmente a cada vez.

Explore a integração da Lumin com o HubSpot.