Mọi điều bạn cần biết về PDF

Trong 20 năm qua, PDF đã trở thành định dạng tiêu chuẩn trong nhiều ngành để gửi các tài liệu quan trọng. Chúng ta sử dụng định dạng này cho hợp đồng lao động, biểu mẫu về sức khỏe và an toàn và thậm chí cả bảng nhân vật của Dungeon & Dragons.

Có lẽ tất cả chúng ta đều đã từng tải xuống một tệp PDF. Nhưng PDF là gì?

Nói tóm lại, PDF là viết tắt của Định dạng Tài liệu Di động. Và PDF chính là như thế; đó là định dạng tệp được sử dụng để chuyển tài liệu từ nơi này sang nơi khác.

Adobe tạo ra định dạng PDF vào năm 1993. Định dạng PDF được thiết kế để cung cấp cho mọi người một cách chia sẻ và xem tài liệu nhanh chóng, dễ dàng và đáng tin cậy, bất kể họ đang sử dụng thiết bị hoặc phần mềm nào.

Việc phân phối tài liệu ở định dạng PDF cho phép mọi người mở và đọc tài liệu trên máy tính để bàn, máy Mac hoặc Android theo cách giống hệt nhau.

Định dạng PDF được sử dụng như thế nào?

Bạn đã bao giờ tự hỏi tình huống nào cần đến định dạng PDF thay vì các định dạng tài liệu khác như tệp .docx của Microsoft Word hoặc tệp .xlsx của Excel không? Dưới đây là 3 trong số những tình huống phổ biến nhất mà tốt nhất nên sử dụng định dạng PDF.

1. Chia sẻ tệp quan trọng

Khi chia sẻ các giấy tờ quan trọng hoặc bí mật, bạn sẽ muốn đảm bảo rằng không ai có thể chỉnh sửa tài liệu. Định dạng PDF có tính năng “khóa” và bảo vệ bằng mật khẩu, vì vậy không thể xảy ra trường hợp tài liệu bị chỉnh sửa.

Ngoài ra, định dạng PDF để lại dấu vết điện tử; vì vậy, khi bạn xử lý các tài liệu quan trọng như hợp đồng, tốt nhất bạn nên sử dụng định dạng PDF.

2. Giữ nguyên định dạng tài liệu

Bạn muốn giữ nguyên định dạng của tài liệu bạn mất bao công sức tạo ra. Việc lưu tệp dưới định dạng .docx hoặc .xlsx khiến tài liệu có nguy cơ bị lỗi khi bạn mở chúng trên phần mềm mới.

Khi dùng định dạng PDF, bạn có thể yên tâm rằng bố cục và nội dung của tài liệu sẽ được giữ nguyên, bất kể bạn đang sử dụng hệ điều hành nào.

3. Tạo hồ sơ

Sử dụng định dạng PDF giúp bạn dễ dàng hợp nhất và tách tài liệu. Bạn có thể thực hiện việc này một cách nhanh chóng và dễ dàng mà không làm ảnh hưởng đến nội dung, bố cục hoặc chất lượng của tài liệu gốc.

Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn muốn tạo một tài liệu với nhiều phần công việc, cho dù đây là hồ sơ ứng tuyển và thư xin việc của bạn hay các tệp khác nhau từ một dự án chung mà bạn và đồng nghiệp đang cộng tác.

​

Tại sao định dạng PDF là giải pháp tốt hơn?

Định dạng PDF có một số lợi thế so với các định dạng tệp khác như Google Docs và Microsoft Word. Dưới đây là một số lý do khiến định dạng PDF ngày càng trở nên phổ biến:

1. Định dạng di động

Điều này có ngay trong tên định dạng! Định dạng PDF cho phép bạn chia sẻ tài liệu nhanh chóng và dễ dàng mà định dạng hay thông tin của tài liệu không hề bị hỏng trong quá trình chia sẻ.

2. Tương thích với tất cả

Định dạng PDF được tạo ra vào năm 1993, vì vậy tất cả các hệ điều hành đều đã có thời gian để bắt kịp với định dạng PDF. Hầu hết các trình duyệt hiện đại đều có đầy đủ khả năng mở và xem tệp PDF, đồng thời hầu hết các hệ điều hành hiện đại đều cài đặt sẵn các ứng dụng cơ bản để dễ dàng mở tệp PDF. Điều này có nghĩa là cùng một tệp PDF có thể dễ dàng đọc được trên máy tính Windows, máy Mac hoặc Linux.

3. Dễ sử dụng

Một trong những lợi ích chính của định dạng PDF là rất dễ tạo tệp. Nhiều ứng dụng cho phép bạn lưu tài liệu của mình dưới dạng PDF, bao gồm Microsoft Word và Google Docs. Bạn có thể chỉnh sửa tệp PDF trong rất nhiều ứng dụng miễn phí hoặc giá cả phải chăng.

4. Bảo mật

Như đã đề cập ở trên, định dạng PDF có tính năng bảo vệ bằng mật khẩu. Rất dễ bảo vệ tệp PDF bằng mật khẩu, để bảo mật nội dung của tệp PDF, ngăn người không có quyền truy cập xem nội dung tài liệu.

6. Kích thước tệp nhỏ

Tệp PDF có kích thước tương đối nhỏ, nhưng bạn có biết bạn có thể giảm kích thước tệp hơn nữa không?

Định dạng PDF cho phép bạn giảm kích thước tài liệu bằng cách giảm chất lượng của tài liệu. Ví dụ: nếu bạn đang làm việc với tệp PDF có kích thước rất lớn và chứa nhiều hình ảnh cũng như biểu đồ, bạn có thể sẽ gặp phải sự cố khi chia sẻ tài liệu qua email vì hầu hết các dịch vụ đều giới hạn kích thước tệp. Trong những trường hợp này, việc giảm kích thước tệp sẽ giúp việc chia sẻ tài liệu dễ dàng hơn.

7. Linh hoạt

Cuối cùng, các tệp PDF cực kỳ linh hoạt. Chúng có thể bao gồm:

• hình ảnh
• biểu đồ
• vectơ
• hộp văn bản
• biểu mẫu có thể điền
• báo cáo thường niên dài
• bài tập của trường đại học
• bảng tính

Trình đọc PDF tốt nhất cho máy Mac là gì?

Có vô số trình đọc PDF trên thị trường, nhưng trình đọc nào hoạt động tốt nhất với máy Mac? Dưới đây là 3 trình đọc được coi là tốt nhất:

1. Adobe Acrobat

Trình đọc nào tốt thì phải công nhận. Suy cho cùng thì Adobe đã tạo ra định dạng PDF, nên dĩ nhiên Adobe sẽ có trong danh sách này. Adobe cực kỳ dễ sử dụng trên máy Mac; bạn có thể xem, in và nhận xét trên tài liệu PDF từ bất kỳ thiết bị Apple nào.

Phiên bản miễn phí của Adobe cung cấp tất cả các công cụ cơ bản, nhưng nếu cần tạo các tài liệu phức tạp hơn, bạn sẽ phải mua phiên bản trả phí khá đắt.

2. Wondershare PDFElement

Trình biên tập PDF này có nhiều tính năng và là một giải pháp thay thế rẻ hơn nhiều so với Adobe. Tuy nhiên, nhược điểm chính của Wondershare PDFElement là gói cơ bản chỉ cấp quyền truy cập vào một thiết bị.

3. Lumin

Bạn cần gì, chúng tôi có. Lumin nhanh, giá cả phải chăng và cập nhật tất cả các tính năng mới nhất. Lumin bao gồm một loạt các chức năng để đáp ứng tất cả các yêu cầu của bạn, bao gồm:

- Công cụ chú thích
- Chữ ký điện tử
- Nhận dạng Ký tự Quang học
- Công cụ mở khóa
- Công cụ thao tác trang
- Tích hợp với Google Classroom

Và nhiều chức năng khác!

Lumin là giải pháp thay thế tiết kiệm chi phí cho các tùy chọn được liệt kê ở trên, với nhiều gói để bạn lựa chọn nhằm đáp ứng nhu cầu ngân sách của bạn.

Trình đọc PDF tốt nhất cho máy tính Windows là gì?

Dưới đây là 3 lựa chọn hàng đầu dành cho những bạn không muốn gắn bó với Adobe:

1. PDF-XChange

PDF-XChange Viewer là trình đọc PDF miễn phí và là một trong những trình đọc PDF nhanh nhất. Bám sát phương châm đơn giản là trên hết, PDF-XChange cho phép bạn tắt các tính năng không cần thiết để có trải nghiệm xem dễ dàng hơn.

2. Slim PDF

Slim PDF là trình xem PDF cho phép bạn mở và xem tài liệu PDF cũng như dễ dàng đưa ra nhận xét và chú thích. Bạn cũng có thể sử dụng công cụ này để điền vào các biểu mẫu được tạo sẵn và xác minh chữ ký điện tử. Slim PDF đi kèm với một bộ đầy đủ các công cụ chú thích mạnh mẽ.

3. Lumin

Thật tuyệt khi được nhắc đến Lumin 2 lần! Lumin được tạo ra để hoạt động trơn tru trên máy tính Windows, máy Mac và thậm chí còn có một ứng dụng để bạn có thể làm việc trên điện thoại thông minh Apple hoặc Android khi đang di chuyển. Để tải xuống từ App Store, hãy nhấp vào đây. Để tải xuống từ Cửa hàng Google Play, hãy nhấp vào đây.

Ngoài ra còn có phiên bản Lumin dành cho máy tính để bàn mà bạn có thể cài đặt trên máy tính để bắt tay ngay vào công việc mà không bị phân tâm. Tải xuống Lumin cho máy tính để bàn tại đây.

Tôi có thể tải trực tuyến miễn phí phần mềm chỉnh sửa PDF nào?

Có vô số trình đọc PDF miễn phí trên thị trường, chúng tôi đã liệt kê một số trình đọc ở trên. Lumin cung cấp gói miễn phí, cùng với các gói Starter, Pro, Business và Enterprise.

Với gói miễn phí của Lumin, bạn có thể:

• Xem, chia sẻ và chú thích các tệp PDF trên đám mây
• Tách, hợp nhất, mở khóa, nén, chú thích và chuyển đổi tệp PDF
• Thêm chữ ký điện tử vào tệp PDF
• Sử dụng phầm mềm Nhận dạng Ký tự Quang học (OCR)
• Tích hợp với Google Drive và Dropbox. 

Các gói Starter, Pro, Business và Enterprise cung cấp nhiều công cụ hơn cùng khả năng sử dụng không giới hạn, nhưng nếu bạn không sử dụng tệp PDF hằng ngày thì gói miễn phí sẽ đáp ứng đủ yêu cầu. Để đăng ký và dùng thử, hãy nhấp vào đây.

Chỉnh sửa PDF nâng cao

Đôi khi bạn cần những công cụ phức tạp hơn một chút. Đó là lý do tại sao chúng tôi có Công cụ Lumin.

Lumin không chỉ là trình đọc hoặc chuyển đổi PDF. Chúng tôi có tất cả các công cụ chỉnh sửa tiêu chuẩn và các công cụ hạng nặng. Trên trang Công cụ Lumin, bạn có thể:

• Sử dụng công cụ OCR để chuyển đổi tài liệu được quét thành văn bản có thể chỉnh sửa
• Mở khóa tệp PDF được bảo vệ bằng mật khẩu
• Tách các trang để biến một tệp PDF thành nhiều tệp hoặc hợp nhất để biến nhiều tệp PDF thành một tài liệu lớn
• Nén tệp PDF để gửi dễ dàng hơn
• Chuyển đổi tệp khác sang định dạng PDF

Và nhiều thao tác khác!