Desde hace tiempo, la elaboración de contratos supone una gran carga para muchas organizaciones, especialmente para las pequeñas y medianas empresas (PYME). Consume recursos, desvía la atención del trabajo en el que realmente quieren centrarse y normalmente implica costosos servicios jurídicos externos.
Independientemente de que se trate de redactar contratos para clientes, acuerdos para empleados o cláusulas para proveedores, la elaboración de contratos consume tiempo y dinero que la mayoría de las organizaciones más pequeñas no tienen (o que podrían emplear en otra cosa).
Entonces, ¿qué consecuencias tiene esto? Un informe de Aberdeen Group reveló que una empresa tarda un promedio de 20 a 30 días en elaborar, negociar y finalizar un contrato. Y eso sin tener en cuenta el costo financiero.
Se podría pensar que ahora que la IA lo está revolucionando todo, desde las finanzas hasta la ciencia y el entretenimiento, es solo cuestión de tiempo que transforme la forma en que elaboramos y gestionamos los contratos. Pues bien, ese momento ya ha llegado y las empresas con visión de futuro ya están utilizando la IA para reducir drásticamente los costos y ahorrar tiempo. Veamos cómo lo hacen.
La situación actual
En la actualidad, es probable que usted elabore un contrato de una de estas tres maneras:
- Redacta desde cero.
- Modifica un contrato existente.
- Empieza con una plantilla.
La primera opción es la que más tiempo consume, la más costosa y la que probablemente implique contratar a un profesional del derecho. El lado positivo es que tendrá la seguridad de que el contrato se adaptará a sus necesidades específicas.
Modificar un contrato existente (por ejemplo, utilizar un antiguo contrato de empleado como base para uno nuevo) suele ser más fácil y barato, pero tiene sus propios inconvenientes. Para empezar, los contratos tradicionales suelen ser archivos PDF: un formato de documento estático no diseñado para ser editado y que dificulta los cambios. También es posible dudar a la hora de actualizar un contrato sin asesoramiento legal.
Empezar con una plantilla puede ser una buena opción, pero las plantillas son bastante genéricas y suelen requerir mucho trabajo para incluir las particularidades que necesita. También es posible que dedique un tiempo considerable a buscar la plantilla adecuada en primer lugar (nosotros le facilitamos esa parte con nuestra selección de plantillas preparadas por expertos).
La IA está llevando la elaboración de documentos hacia una nueva era y está haciendo que producir y gestionar contratos sea más fácil, rápido y económico. Estas son algunas de las características que están cambiando las reglas del juego y convirtiendo la generación de contratos mediante IA en la nueva opción preferida de muchas empresas.
Elaboración interactiva de documentos
Muchos generadores de contratos mediante IA ofrecen una interfaz similar a la de un chat en la que basta describir lo que se necesita y la IA genera el documento. A partir de ahí, puede perfeccionarlo y añadir más detalles según sea necesario. Por ejemplo, si estuviera trabajando en un contrato de servicios, puede que quiera incluir una cláusula de confidencialidad o aclarar qué garantías ofrece su empresa y en qué situaciones.
Al haber sido entrenada con miles de documentos similares, la IA combina su comprensión con un procesamiento avanzado del lenguaje para transformar sus necesidades en un contrato profesional. El resultado es una forma más accesible de elaborar contratos en cuestión de minutos, en lugar de horas o días.
Ahorre tiempo con las plantillas
Antes hemos visto por qué las plantillas genéricas pueden no responder a las necesidades únicas de su empresa. Pero, ¿qué hay de las plantillas elaboradas exactamente a la medida de sus necesidades?
Algunos generadores de contratos mediante IA le permiten guardar los documentos que haya personalizado como plantillas para utilizarlos en el futuro. No es necesario reformatear ni modificar ya que su plantilla personalizada estará lista cuando la necesite.
Esto ahorra tiempo, garantiza la consistencia y facilita enormemente la elaboración de nuevos contratos.
Finalización más rápida de contratos con firmas electrónicas
Algunos generadores de contratos mediante IA incluyen una función de firma electrónica que simplifica la obtención de firmas una vez completado el documento, lo que supone un mayor ahorro de tiempo.
En lugar de imprimir los documentos para su entrega física, la función de firma electrónica le permite enviar los contratos digitalmente a todas las partes y obtener las firmas en cuestión de minutos. La plataforma realiza un seguimiento del estado de las firmas para que pueda ver quién ha firmado y quién no.
Además, las firmas electrónicas son legalmente vinculantes, al igual que las firmas físicas, lo que garantiza que sus contratos sigan siendo seguros, ejecutables y reconocidos por la ley.
Presentamos AgreementGen: elaboración de contratos más inteligente
AgreementGen es un nuevo asistente de redacción de contratos basado en IA que está diseñado para transformar la forma en que las empresas elaboran, personalizan y gestionan los contratos.
Actualmente en fase beta, AgreementGen emplea una interfaz conversacional intuitiva que le permite generar documentos profesionales o importar y convertir acuerdos PDF existentes en documentos dinámicos que pueden adaptarse exactamente a sus necesidades.
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