5 maneiras pelas quais a IA economiza horas ao editar e gerenciar documentos

Seja reformulando, reestruturando ou corrigindo erros, atualizar PDFs estáticos e outros formatos de arquivo inflexíveis pode deixar você com calafrios, especialmente ao lidar com uma formatação rígida, inconsistências de layout e falta de controle de versão em tempo real.

Felizmente, plataformas com tecnologia de IA simplificam a edição e criação de documentos, economizando horas de trabalho toda semana. Você pode importar os seus arquivos para uma dessas ferramentas e transformá-los automaticamente em partes de conteúdo dinâmicas que fornecem maior valor para o seu negócio.

Aqui estão algumas maneiras pelas quais a IA faz ganhar um tempo valioso ao editar documentos.

1. Crie conteúdo dinâmico e editável

Além de ajudar a criar novos documentos do zero, a IA permite que você converta automaticamente PDFs estáticos e outros formatos de arquivo difíceis de editar em materiais totalmente personalizáveis ​​e interativos. Você pode então ajustá-los ou reformatá-los completamente de quase qualquer maneira que desejar. O resultado? Economia de tempo, redução de recursos e menor custo com mão de obra.

Vamos usar um contrato de cliente em PDF como exemplo. Editar esse tipo de documento normalmente seria uma enorme dor de cabeça, exigindo várias alterações manuais que drenam tempo e recursos. Um editor de documentos com tecnologia de IA transforma o arquivo em um documento dinâmico, como o do Microsoft Word ou Google Docs. Isso fornece à sua equipe novos recursos de economia de tempo, como maior controle sobre a estrutura e a formatação e a capacidade de adicionar facilmente novos conteúdos ou editar conteúdos existentes.

O gerenciamento de documentos acabou de ficar muito mais rápido.

2. Converse com um assistente de IA

Em vez de atualizar manualmente os arquivos, você pode dizer a um assistente de IA quais mudanças você precisa ao editar, reduzindo drasticamente sua carga de trabalho. Faça isso digitando comandos como faria com o ChatGPT ou o Google Gemini:

• "Coloque todos os títulos em negrito."
• "Adicione uma cláusula de propriedade intelectual."
• "Faça sugestões de como melhorar a introdução."

Digamos que você tenha um contrato antigo que deseja reutilizar. Você pode perder horas editando-o meticulosamente do zero ou usar uma ferramenta de assistente com tecnologia de IA para fazer todo o trabalho pesado. Por exemplo, peça à IA para "adicionar uma cláusula de confidencialidade no terceiro parágrafo" ou "atualizar os termos de pagamento do contrato de forma que reflita um faturamento trimestral".

3. Edite documentos antigos de forma inteligente

O tempo gasto pesquisando pastas de PDFs estáticos, alterando o idioma em documentos antigos e verificando se há erros pode crescer rapidamente, impactando os seus resultados financeiros. No ramo jurídico, os advogados registram apenas 2,72 horas de faturamento ​​por dia, em sua maioria porque passam o resto do tempo em tarefas administrativas tediosas e com papelada altamente repetitiva.

A IA automatiza a edição de documentos, economizando tempo para tarefas bem mais importantes. Essa tecnologia identifica problemas com a papelada antiga e recomenda melhorias, o que pode levar a um enorme ganho de produtividade.

O caso em questão: a edição assistida por IA pode melhorar drasticamente a clareza e consistência em documentos jurídicos, tornando-os mais impactantes e aderentes.

4. Economize tempo procurando informações

Aqui segue uma estatística chocante: os funcionários, em média, gastam 1,8 horas todos os dias — cerca de 9,3 horas por semana — pesquisando e reunindo informações ao criar e editar documentos.

A boa notícia é que um assistente de contratos com tecnologia de IA permite que você identifique todas as instâncias de um tipo específico de informação em um documento, como nomes e datas. Depois, você poderá atualizar, substituir ou remover essas instâncias rapidamente.

Aqui segue um exemplo: se um contrato contiver várias menções ao nome de uma empresa, você poderá substituí-las pelo nome de uma empresa diferente em todo o documento.

5. Integre assinaturas eletrônicas aos seus documentos

Ferramentas de assistente com tecnologia de IA, como o AgreementGen, simplificam todo o ciclo de vida do documento, desde a elaboração do texto até a coleta de assinaturas. Você pode adicionar recursos de assinatura eletrônica aos seus contratos e acordos, ganhando um tempo precioso.

Digamos que você tenha um contrato antigo em PDF que precise atualizar antes que um cliente possa assiná-lo. A IA permite que você adicione novas cláusulas e termos ao documento, envie-o por e-mail para a pessoa quando estiver pronto e colete uma assinatura com validade legal em um processo contínuo, eliminando a necessidade de vários softwares. Pense em quanto tempo você poderia economizar.

Adicione IA ao seu processo de edição de documentos hoje mesmo

Depois de criados, os arquivos PDF e de outros formatos têm o problema de serem notoriamente difíceis de editar. Claro que você pode usar um [editor de PDF como o Lumin] (https://www.luminpdf.com/lumin/) para facilitar esse processo. Mas para formatações e layouts mais complexos e rígidos, a IA é a sua nova melhor aliada. Entre outras coisas, ela transforma documentos estáticos em documentos dinâmicos, extrai automaticamente os dados que você precisar e melhora consideravelmente os seus fluxos de trabalho de assinatura eletrônica. O que antes levava 45 minutos ou uma hora agora leva alguns minutos.

O AgreementGen, que está atualmente em beta, pega os seus documentos estáticos e os transforma em um formato mais interativo e personalizável. Você pode se comunicar com um assistente de IA em um espaço de trabalho inteligente semelhante ao ChatGPT e personalizar o seu conteúdo do jeito que você gosta em um ecossistema unificado de gerenciamento de documentos.

Gostaríamos de receber a opinião de usuários sobre o AgreementGen para nos ajudar a torná-lo ainda melhor. Diga-nos o que você acha.

Experimente o AgreementGen hoje gratuitamente e veja quantas horas você poderá economizar ao editar documentos.