Como proteger documentos online

O compartilhamento de arquivos já faz parte do nosso dia a dia e é inevitável. Seja assinando um contrato de aluguel, integrando novos clientes ou baixando uma newsletter, nunca foi tão fácil compartilhar arquivos com pessoas de confiança... ou nem tanto.

Alguns desses arquivos podem ser sensíveis. Não se preocupe! Você pode protegê-los.

Como proteger seus arquivos

Documentos internos, extratos financeiros e qualquer outro arquivo com informações pessoais precisam ser protegidos. Veja cinco atitudes para manter seus documentos protegidos por senha:

1. Proteja arquivos importantes com senha

É possível criptografar um documento do Word, mas um PDF protegido por senha é ainda mais seguro. O Adobe Acrobat é o software mais conhecido para isso, mas se você acha caro (no momento em que o texto foi escrito, custa US$ 19,99 por mês), existem alternativas gratuitas: CleverPDF e PDFEncrypt são dois exemplos.

2. Faça backups

Às vezes, o problema não é cibercrime, mas desastres naturais. Se o HD do seu computador for danificado, seja por um evento natural, um roubo ou um erro humano, você vai precisar de cópias de segurança dos arquivos.

Um sistema de armazenamento em nuvem como Google Drive, Dropbox ou Lumin é ideal porque permite saber quem acessou e se seus arquivos foram compartilhados. Se preferir uma opção física, copie os arquivos para outro HD e mantenha em um local diferente.

3. Use assinaturas eletrônicas

Lembra de quando era preciso imprimir, escanear e enviar um documento para o cliente assinar, depois ele precisava imprimir de novo, assinar e encaminhar de volta? Várias chances para os dados sensíveis serem interceptados por e-mail ou ficarem perdidos em papel.

Com as assinaturas eletrônicas, agora você pode manter seus documentos em servidores seguros na nuvem e assiná-los eletronicamente sem precisar baixar nada.

4. Implemente políticas internas

Ter políticas internas compartilhadas de gestão de arquivos reforça a segurança em toda a empresa. Algumas medidas importantes são:

• Todos os documentos sensíveis devem ser protegidos por senha ou ter um marca d’água acrescentada ao PDF
• O acesso aos arquivos deve ser revogado para colaboradores que não fazem mais parte da empresa
• Backups dos documentos importantes devem ser feitos regularmente

Como proteger um PDF

Existem centenas de serviços para PDFs: Adobe Acrobat, Sejda, DocuSign, Lumin, entre outros. Criar um PDF é simples, mas como garantir a segurança deles?

1. Protocolo de Transferência de Arquivos (FTP)

FTP é um dos métodos originais de transferir dados por redes e ainda é usado pela eficiência e confiabilidade. Você vai precisar de um servidor FTP como Hostinger. Remetente e destinatário devem ter dados de login para acesso aos arquivos.

FTP é especialmente útil para arquivos grandes, formatos diferentes ou dados antigos.

2. Armazenamento em nuvem

Serviços de armazenagem em nuvem são provavelmente a forma mais comum de compartilhar arquivos hoje em dia. Você provavelmente já usa um deles: Google Drive, Dropbox ou Amazon Web Services, por exemplo. Basta fazer o upload dos dados, e outros usuários podem baixar seus PDFs em seus próprios dispositivos. Apesar de oferecerem diversos níveis de permissões, os arquivos ficam hospedados por terceiros.

3. E-mail

Muito esquecido, o e-mail também pode ser usado para compartilhar arquivos! Sempre que você anexa um documento ao e-mail, está transferindo dados na internet.

Enviar arquivos por e-mail é ideal para arquivos leves ou quando são necessárias informações adicionais.

4. Armazenamento físico

Aqui é uma volta ao passado. Quando não é possível transferir pela rede, ainda tem o velho e bom pen drive (ou flash drive). Bem melhor que disquete, não é? Basta copiar os dados, remover o pen drive e conectar ao computador de destino.

Mantenha-se vigilante

Se você ainda não parou para pensar na segurança dos seus dados e documentos, agora é a hora. Seus clientes exigem isso — e é essencial para manter a credibilidade da empresa. Se um hacker tiver acesso aos seus arquivos ou aos dos seus clientes, sua reputação profissional pode ficar comprometida.

Para testar o Lumin como solução para proteção dos seus dados, clique aqui.