Geração de documentos no Salesforce: Como gerar documentos a partir de registros do Salesforce

A geração de documentos no Salesforce utiliza os dados já armazenados no CRM para preencher documentos como propostas, contratos e acordos de renovação. Ao invés de copiar nomes, valores, datas e outros detalhes para um arquivo separado, as equipes podem gerar documentos diretamente do registro.

O Salesforce inclui ferramentas nativas para geração de documentos, mas o que é possível fazer depende dos produtos e licenças que sua organização utiliza. Integrações como o Lumin podem lidar com fluxos de trabalho adicionais, incluindo gerar documentos a partir dos registros do Salesforce, enviá-los para assinatura e retornar os arquivos completos ao CRM.

O Salesforce oferece geração de documentos?

O Salesforce oferece várias opções nativas para geração de documentos, mas elas não estão disponíveis da mesma forma em todas as configurações do Salesforce.

Salesforce Quotes, por exemplo, permite que os usuários gerem PDFs voltados para o cliente a partir dos registros de proposta. As organizações podem usar modelos padrão ou personalizados de propostas e salvar o PDF pronto no próprio registro da proposta.

O Salesforce também conta com o Document Builder, uma ferramenta visual sem necessidade de código, para situações como propostas, relatórios de serviço e ordens de serviço. O Salesforce Document Generation suporta documentos mais complexos e pode mesclar dados de objetos padrão ou personalizados em modelos do Microsoft Word ou PowerPoint. Também é possível inserir conteúdo condicional e aplicar formatações avançadas. A disponibilidade depende dos produtos e licenças Salesforce em uso. No seu material, o Salesforce explica as diferenças entre Document Builder e Document Generation.

Se sua equipe só precisa de PDFs padrões de propostas ou de outro tipo de documento já suportado pelos produtos Salesforce utilizados, as ferramentas nativas podem ser suficientes. Mas, se for necessário preencher modelos próprios de acordos, enviar esses documentos para assinaturas eletrônicas e salvar os arquivos finalizados de volta no Salesforce, uma ferramenta integrada de geração de documentos pode suprir essa demanda.

Vantagens de gerar documentos a partir dos registros do Salesforce

Quando os dados do Salesforce estão conectados a um modelo de documento, as equipes eliminam boa parte do trabalho manual entre o registro do CRM e o documento final.

• Menos digitação manual: Nomes de clientes, datas, valores e outros detalhes do registro podem preencher o documento automaticamente, reduzindo retrabalho e o risco de copiar informações desatualizadas.
• Documentos mais consistentes: Modelos reutilizáveis mantêm o padrão de linguagem e layout, enquanto o Salesforce fornece os dados que variam de um cliente, conta ou transação para outro. Isso é especialmente importante para contratos e outros documentos que exigem o uso consistente de termos aprovados.
• Documentos gerados mais rapidamente: Com o modelo e o mapeamento dos campos ajustados, os usuários podem gerar documentos a partir do registro, sem precisar enviar informações para que outra pessoa monte o arquivo.
• Fluxo de trabalho mais conectado: Os usuários conseguem gerar documentos, encaminhá-los para assinatura eletrônica e salvar automaticamente os PDFs assinados no Salesforce sem ter que exportar dados ou fazer upload novamente.

Astrea IT, parceira de consultoria Salesforce que utiliza Lumin junto ao Salesforce, relata uma economia de cerca de 10 minutos por documento no processo. A empresa possui uma trilha de auditoria pesquisável, já que armazena os documentos vinculados ao registro correspondente do Salesforce.

Como gerar documentos a partir de registros do Salesforce com o Lumin

O Lumin para Salesforce conecta modelos reutilizáveis aos dados do Salesforce, permitindo que informações de um registro preencham o documento antes de ser enviado para assinatura.

A integração não requer código personalizado, e a configuração inicial é tarefa do administrador.

1. Conecte o Lumin ao Salesforce

Um administrador do Salesforce instala e autoriza a integração com o Lumin, atribui as permissões necessárias e adiciona os componentes do Lumin às páginas dos registros onde serão utilizados.

A configuração também conecta o Salesforce ao Lumin, permitindo que as atualizações no status dos documentos retornem ao CRM.

2. Prepare o modelo de documento

Crie o documento reutilizável no Lumin e adicione o texto, os campos e os papéis de assinantes necessários.

O modelo contém o conteúdo que permanece igual, enquanto o Salesforce fornece os dados variáveis de um registro para outro, como nomes, datas ou informações de conta.

3. Sincronize o modelo com o Salesforce

Com o modelo pronto, sincronize-o com o Salesforce para que esteja disponível para geração de documentos.

Depois, é possível reutilizar o modelo sincronizado para diferentes registros, sem precisar que alguém faça upload ou crie o documento toda vez.

4. Mapeie os campos do Salesforce para o modelo

Relacione as variáveis do documento e os papéis dos assinantes aos campos do Salesforce que devem preenchê-los.

O Lumin permite mapeamentos diretos de campo e campos de pesquisa para informações armazenadas em registros relacionados. Após definir os mapeamentos, o modelo pode buscar os dados corretos de cada registro Salesforce, sem necessidade de preenchimento manual.

5. Defina assinatura e documentos finalizados

Configure o que deve acontecer ao enviar o documento e após sua conclusão.

Nas configurações do modelo do Lumin, é possível controlar opções como expiração do pedido de assinatura, certificados de conclusão e se o documento assinado será salvo automaticamente no Salesforce.

6. Gere e revise o documento

Com tudo configurado, os usuários abrem o registro do Salesforce correspondente e escolhem um modelo do Lumin. Os dados do Salesforce preenchem automaticamente os campos mapeados, e os usuários podem visualizar o documento antes do envio. Também é possível editar o acordo caso precise de ajustes.

Após a revisão, as equipes podem enviar o documento para assinatura e acompanhá-lo dentro do Salesforce.

Saiba mais sobre geração de documentos com o Lumin.

O que as equipes podem gerar a partir de registros do Salesforce

A geração de documentos funciona especialmente bem para papéis criados essencialmente a partir de informações já registradas no Salesforce.

Um acordo de renovação ou assinatura pode puxar detalhes do cliente, valores e do processo de renovação a partir de uma oportunidade. Uma declaração de trabalho pode usar informações vinculadas a um negócio fechado. Registros de contas fornecem dados para contratos de parceiros ou revendedores, enquanto registros de casos ou de serviços alimentam ordens de serviço e relatórios.

Esses casos são ideais porque as informações variáveis já estão presentes no registro do Salesforce.

A Astrea IT utiliza essa abordagem para vários tipos de documentos. A empresa gera certificados para alunos que concluem seus treinamentos, a partir dos registros do Salesforce, e os envia pelo Lumin. O fluxo também é usado para NDAs, cartas de nomeação e declarações de experiência de funcionários. Após a assinatura, o sistema armazena automaticamente os documentos completos nos registros apropriados do Salesforce.

Gere documentos no Salesforce sem retrabalho manual

O Salesforce já oferece ao time diferentes caminhos para transformar dados do CRM em documentos. A escolha ideal depende do que você precisa gerar, dos produtos Salesforce que já utiliza e do que deve acontecer após a criação do documento.

Equipes que procuram preencher modelos reutilizáveis de acordos com dados do Salesforce, coletar assinaturas eletrônicas e retornar os arquivos completos ao registro podem contar com o Lumin para integrar todas essas etapas, sem a necessidade de um desenvolvimento personalizado de geração de documentos.