5 formas en que la IA te ahorra horas al editar y gestionar documentos

Ya se trate de reformular, reestructurar o corregir errores, la actualización de PDF estáticos y otros formatos de archivo inflexibles puede hacer que te pongas a temblar, sobre todo cuando tienes que enfrentarte a formatos rígidos, incoherencias de diseño y falta de control de versiones en tiempo real.

Por suerte, las plataformas basadas en IA simplifican la edición y creación de documentos, con lo que tu empresa ahorrará horas de trabajo cada semana. Puedes importar tus archivos actuales a una de estas herramientas y transformarlos automáticamente en contenidos dinámicos que aporten más valor a tu empresa.

A continuación te presentamos algunas formas en las que la IA te permite ahorrar un tiempo valioso en la edición de documentos.

1. Crear contenido dinámico y editable

Además de ayudarte a crear nuevos documentos desde cero, la IA te permite convertir automáticamente PDF estáticos y otros formatos de archivo difíciles de editar en materiales totalmente personalizables e interactivos. Luego puedes retocarlos o cambiarles completamente el formato casi como quieras. ¿El resultado? Ahorro de tiempo, reducción de recursos y menos costos de mano de obra.

Utilicemos como ejemplo un contrato de cliente en PDF. Editar este tipo de documento normalmente sería un enorme quebradero de cabeza, que requeriría múltiples cambios manuales, los cuales consumen tiempo y recursos. Un editor de documentos con IA convierte el archivo en un documento dinámico, similar al de Microsoft Word o Google Docs. Esto proporciona a tu equipo nuevas funciones que ahorran tiempo, como un mayor control sobre la estructura y el formato, y la posibilidad de añadir fácilmente contenido nuevo o editar el existente.

La gestión de documentos ahora es mucho más rápida.

2. Hablar con un asistente de IA

En lugar de actualizar manualmente los archivos, puedes decirle a un asistente de IA qué cambios necesitas al editar, lo que reducirá drásticamente tu carga de trabajo. Hazlo escribiendo indicaciones como harías con ChatGPT o Google Gemini:

• "Pon en negrita todos los títulos"
• "Añade una cláusula de propiedad intelectual"
• "Dame sugerencias sobre cómo mejorar la introducción".

Supongamos que tienes un contrato antiguo que quieres reutilizar. Podrías perder horas editándolo minuciosamente desde cero o conseguir una herramienta de asistencia con IA que haga todo el trabajo pesado. Por ejemplo, pídele a la IA que "añada una cláusula de confidencialidad en el tercer párrafo" o "actualice las condiciones de pago del contrato para reflejar la facturación trimestral".

3. Editar documentos antiguos de forma inteligente

El tiempo dedicado a buscar en carpetas de PDF estáticos, cambiar el lenguaje en documentos antiguos y comprobar si hay errores puede acumularse rápidamente, lo que repercute en tu cuenta de resultados. En el ámbito jurídico, los abogados registran solo 2.72 horas facturables al día, en gran parte porque dedican el resto de su tiempo a tediosas tareas administrativas y papeleo muy repetitivo.

La IA automatiza la edición de documentos, con lo que se ahorra tiempo para tareas mucho más importantes. Esta tecnología identifica los problemas del papeleo tradicional y recomienda mejoras, lo que puede suponer un gran aumento de la productividad.

Un ejemplo: la edición asistida por IA puede mejorar drásticamente la claridad y coherencia de los documentos jurídicos, con lo que son más efectivos y cumplen la normativa.

4. Ahorrar tiempo buscando información

Esta estadística puede sorprenderte: los empleados, en promedio, pasan 1.8 horas al día — es decir, unas 9.3 horas a la semana — buscando y recopilando información cuando crean y editan documentos.

La buena noticia es que un asistente de acuerdos basado en IA te permite identificar todas las instancias de un tipo determinado de información en un documento, como nombres y fechas. Luego puedes actualizar, sustituir o eliminar esas instancias rápidamente.

Este es un ejemplo: si un contrato contiene varias menciones al nombre de una empresa, puedes sustituirlas por el nombre de otra empresa en todo el documento.

5. Integrar firmas electrónicas en tus documentos

Las herramientas de asistencia basadas en IA, como AgreementGen, agilizan todo el ciclo de vida del documento, desde la redacción del texto hasta la recogida de firmas. Puedes añadir funciones de firma electrónica a tus contratos y acuerdos, lo que te ahorrará un tiempo precioso.

Digamos que tienes un viejo contrato en PDF que tienes que actualizar antes que un cliente pueda firmarlo. La IA te permite añadir nuevas cláusulas y términos al documento, enviarlo por correo electrónico a la persona cuando hayas terminado, y recoger una firma legalmente válida en un proceso continuo, eliminando la necesidad de varias piezas de software. Piensa en cuánto tiempo podrías ahorrar.

Añade IA a tu proceso de edición de documentos hoy mismo

El problema de los PDF y otros formatos de archivo es que, una vez creados, son notoriamente difíciles de editar. Claro que puedes utilizar un editor de PDF como el de Lumin para facilitar este proceso. Pero para diseños y formatos más complicados y rígidos, la IA es tu nueva mejor amiga. Entre otras cosas, convierte los documentos estáticos en documentos dinámicos, extrae automáticamente los datos que necesitas y mejora seriamente tus procesos de trabajo de firma electrónica. Lo que antes te suponía 45 minutos o una hora, ahora te supone unos pocos minutos.

AgreementGen, que actualmente está en fase beta, toma tus documentos estáticos y los convierte en un formato más interactivo y personalizable. Puedes comunicarte con un asistente de IA en un espacio de trabajo inteligente similar a ChatGPT y personalizar tu contenido tal y como te gusta en un ecosistema unificado de gestión de documentos.

Buscamos comentarios de los usuarios sobre AgreementGen para ayudarnos a mejorarlo aún más, así que danos tu opinión.

Prueba AgreementGen hoy gratis y comprueba cuántas horas puedes ahorrarte al editar documentos.