Nube sin concesiones: el servicio corporativo de Lumin

Desde 1945, Farmers and Merchants Bank atiende a la población de Arkansas desde su sede ubicada en un hermoso edificio de estilo Reina Ana en Stuttgart, la capital mundial del arroz y el pato. Con más de 80 años en funcionamiento, F&M ha construido una reputación basada en la innovación y hoy cuenta con una base de más de 20.000 clientes fieles.

El banco siempre se ha mantenido fiel a sus valores fundacionales; cree que el acceso a los servicios bancarios debe ser sencillo y accesible para quienes viven en Arkansas. En un mundo de finanzas tradicionales, esto no siempre es fácil. Pero, al igual que los habitantes locales que utilizan sus servicios, F&M está comprometido en garantizar la calidad.

Hace algunos años, el banco inició un proceso de transformación digital. Comenzaron migrando a la nube —el equipo ahora utiliza Google Workspace— y, actualmente, llevan las posibilidades de Workspace aún más lejos integrando Lumin a sus flujos de trabajo.

¿Cómo puede una institución tan consolidada como F&M realizar una transformación digital sin perder la reputación y los valores que ha construido con el tiempo?

Google Workspace: el punto de partida

La necesidad es la madre de la invención y, en el apogeo de la pandemia de Covid-19, F&M se vio obligada a trasladar el trabajo al ámbito digital. Era necesario colaborar tanto con clientes como con otros bancos, todos ahora trabajando de forma 100% remota.

Migrar la gestión documental a Google Workspace fue un paso obvio y decisivo.

Tyler Morgan, CIO de F&M, afirma que la adopción de la nube tuvo un impacto positivo innegable. “Realmente valoramos la capacidad de la nube y el modelo SaaS (Software as a Service) para escalar nuestro trabajo”, señala. Esta elección proporcionó al banco mayor agilidad, manteniendo la eficiencia y calidad por las que es conocido.

“Adoptar esta tecnología realmente cambió las reglas del juego, en lo que respecta al incremento de la eficiencia que vino con el fin de la gestión local del software.”

Descubriendo Lumin

Tras reconocer todos los beneficios del software en la nube, F&M quería llevarlo un paso más allá. “Queríamos alejarnos de los muchos escritorios Windows y de esos programas tradicionales pesados que requerían instalación en cada máquina”, explica Morgan.

Necesitaban un editor de PDF compatible con navegador. Morgan tenía la responsabilidad de encontrar el producto adecuado. “El mercado, siendo sinceros, ofrecía muy pocas soluciones para lo que necesitábamos.”

Ken Masters, Director de Experiencia Digital de TI en F&M, lo confirma: “Al analizar el mercado actual de PDF, rápidamente nos dimos cuenta de que las opciones eran muy limitadas.”

F&M tenía requisitos muy específicos: el software debía permitir la edición de PDFs, la firma digital, tener un coste razonable y ser fácil de usar. Entonces encontraron Lumin, que describieron como un “diamante en bruto”, en palabras de Masters.

El producto cumplió perfectamente con las expectativas, y era evidente que el equipo de Lumin estaría dispuesto a adaptarse a cualquier necesidad futura del banco. “Es un producto realmente inteligente”, afirma Morgan. “Mucho más ligero, pero con las mismas funciones que un programa tradicional de PDF.”

Lo que más llamó la atención de Masters fue el modelo de licencia, que permitió una implementación mucho más ágil usando la opción de usuarios ilimitados. “Eso cambió por completo el tema del coste.”

Cumpliendo con las exigencias de seguridad

La seguridad era la máxima prioridad para F&M, dado lo delicado de los datos financieros. Mover los documentos del banco a Google Drive ya había sido un enorme reto: no había ninguna posibilidad de repetir esa operación.

“Una de las principales ventajas para nosotros es que Lumin permite la integración con Google”, explica Morgan. “Eso significa que nuestros documentos siguen estando en Google Drive, donde siempre han estado y donde queremos que sigan, porque ya hemos montado toda la estructura y los controles necesarios en ese entorno.”

“Aun así, tenemos la capacidad de editar los documentos con un editor PDF directamente en el navegador.”

Esto ofrece a F&M mucho más control, y ese control aporta tranquilidad en lo que respecta a la seguridad. “Al final, sabemos dónde está todo y que todo está debidamente registrado.”

Otros aspectos de seguridad destacados por Morgan son la flexibilidad de Lumin para aislar las conexiones solo al dominio Google del banco y la posibilidad de establecer restricciones de IP para el software, lo que permite limitar el acceso a las oficinas de la entidad.

“Como institución financiera, es especialmente importante para nosotros saber dónde están nuestros documentos”, añade. “Hacerlo así nos permite decidir desde dónde pueden ser accedidos.”

Mantener los valores de la empresa en el centro

Colaboración, la clave del éxito

Will Tate, analista de reports y automatización en F&M, es responsable de asegurar una experiencia digital fluida para los colaboradores. Para él, facilitar la colaboración es clave, y Google Workspace fue el punto de partida. Lumin fue el siguiente paso.

“Uno de los objetivos principales con Google es la colaboración”, explica. “Poder editar documentos y trabajar en tiempo real con otros departamentos del banco nos ha ayudado mucho.”

Experiencia del cliente

Morgan destaca cuánto valora la eficiencia que Lumin aporta tanto a los empleados como a los clientes de F&M. “La eficiencia y la velocidad son fundamentales para nosotros, ¿verdad? Cada paso extra en un proceso consume tiempo y perjudica la experiencia del cliente.”

Según él, la integración directa de Lumin con Google hace que la colaboración sea mucho más rápida y sencilla, acelerando los procesos internos. “Ahora podemos enviar documentos y formularios a nuestros clientes mucho más rápido.”

Tate confirma que, en el sector bancario, la experiencia del cliente y la gestión del tiempo van de la mano. “Cuando trabajamos con nuestros clientes, uno de los grandes focos es precisamente la atención y el tiempo que dedicamos a la preparación para ellos.”

Pasa aproximadamente una hora al día usando Lumin. Él y su equipo están sumamente enfocados en la eficiencia y, gestionar los formularios de los clientes—como solicitudes de préstamo—utilizando un software en la nube supuso toda una revolución.

“Ahora que el banco usa realmente Lumin, por fin puedo tomarme una pausa decente para el almuerzo”, comenta.

Accesibilidad

Antes, F&M utilizaba otro programa de edición de PDF que no era en la nube. Esto hacía que las tareas fueran más lentas y complicadas: debían abrir el PDF, averiguar cómo editarlo, descargarlo de nuevo y, solo entonces, volver a subirlo a Google Drive.

“Dedicaba mucho tiempo a aprender por mi cuenta innumerables funciones del software e intentar entender cómo funcionaba todo”, relata Tate.

“Y además, teníamos cerca de 300 empleados que también necesitaban formación para dominar el sistema.”

Integrar los equipos a Lumin fue mucho más sencillo. “El tiempo de formación para los nuevos usuarios es prácticamente nulo”, señala Tate. “Solo hay que instalarlo en el equipo y ya se sincroniza con Google.”

Transformación digital sin concesiones

Para una empresa de gran tamaño—en especial, un banco—el cambio puede ser complicado. No es solo una cuestión de mentalidad, sino también de reorganización de procesos, cumplimiento de requisitos de seguridad, control de costes y mucho más.

Por ello, F&M se tomó su tiempo para escoger la solución de edición de PDF adecuada. “Después de eso, todo avanzó muy rápido”, comenta Morgan.

La cultura de F&M está basada en el sentido común y la amabilidad. Entre los valores internos, está el lema “sé una buena persona”. Morgan, Masters y Tate ven la transformación digital como parte de esa cultura. Con aplicaciones en la nube como Lumin, el equipo del banco puede ofrecer un servicio ágil y de calidad a sus clientes habituales.

“Nuestro objetivo cada día es tratar a las personas como nos gustaría ser tratados. Como banco, así queremos construir la relación con nuestros clientes.”

Ese también es el enfoque de Lumin.