Nuvem sem concessões: o serviço corporativo da Lumin

Desde 1945, a Farmers and Merchants Bank atende a população do Arkansas a partir de sua sede, localizada em um belo prédio estilo Rainha Anne em Stuttgart, a capital mundial do arroz e do pato. Em mais de 80 anos de atividade, a F&M construiu uma reputação de inovação e hoje já conta com uma base de mais de 20 mil clientes fiéis.

O banco sempre permaneceu fiel aos seus valores fundadores; acredita que o acesso bancário deve ser simples e acessível para quem mora no Arkansas. Em um mundo de finanças tradicionais, isso pode não ser tão fácil. Mas, assim como os moradores locais que utilizam seus serviços, a F&M está comprometida em garantir qualidade.

Há alguns anos, o banco se engajou em uma jornada de transformação digital. Começaram migrando para a nuvem – a equipe atualmente utiliza o Google Workspace – e agora eles ampliam as possibilidades do Workspace integrando o Lumin aos seus fluxos de trabalho.

Como uma instituição tão consolidada quanto a F&M pode passar por uma transformação digital sem perder a reputação e os valores que construiu ao longo do tempo?

Google Workspace: o ponto de partida

A necessidade é mãe da invenção, e no auge da pandemia de Covid-19, a F&M se viu obrigada a transferir o trabalho para o digital. Era preciso colaborar tanto com clientes quanto com outros bancos, todos agora trabalhando 100% remotamente.

Migrar a gestão documental para o Google Workspace foi um passo óbvio e determinante.

Tyler Morgan, CIO da F&M, afirma que a adoção da nuvem teve um impacto positivo inegável. “A gente realmente valorizou a capacidade do cloud e do formato SaaS (Software as a Service) para escalar nosso trabalho”, diz. Essa escolha deu ao banco mais agilidade, mantendo a eficiência e qualidade pelas quais é conhecido.

“Adotar essa tecnologia realmente mudou o jogo, por assim dizer, em termos de ganhos de eficiência vindos do fim da gestão de software local.”

Descobrindo o Lumin

Depois de perceber todos os benefícios dos softwares em nuvem, a F&M queria ir ainda mais longe. “Queríamos nos afastar dos muitos desktops Windows e daqueles softwares tradicionais pesados, que precisavam ser instalados em cada máquina”, explica Morgan.

Eles precisavam de um editor de PDF compatível com navegador. Morgan ficou responsável por encontrar o produto. “O mercado, para ser honesto, oferecia muito poucas soluções pro que precisávamos.”

Ken Masters, Diretor de Experiência Digital de TI na F&M, confirma: “Ao analisar o mercado de PDF hoje em dia, percebemos rápido que as opções eram bem limitadas.”

A F&M tinha requisitos muito específicos: o software precisava permitir edição de PDFs, assinatura digital, ter um custo razoável e ser fácil de usar. Eles então encontraram o Lumin, que descreveram como um “diamante escondido”, nas palavras de Masters.

O produto atendeu perfeitamente às expectativas, e estava claro que a equipe do Lumin estaria disposta a se adaptar a qualquer futura necessidade do banco. “É um produto realmente inteligente”, afirma Morgan. “Bem mais leve, mas com os mesmos recursos de um software PDF tradicional.”

O que mais chamou atenção de Masters foi o modelo de licença, que permitiu uma implementação muito mais ágil usando a função de usuários ilimitados. “Isso mudou totalmente a questão do custo.”

Atendendo às exigências de segurança

A segurança era prioridade máxima para a F&M, considerando a sensibilidade dos dados financeiros. Mover os documentos do banco para o Google Drive já tinha sido um imenso desafio – não havia a menor chance de repetir a operação.

“Um dos principais diferenciais para a gente é que o Lumin suporta integração com o Google”, explica Morgan. “Isso significa que nossos documentos continuam no Google Drive, onde sempre estiveram e onde queremos que permaneçam, porque já montamos toda a estrutura e controles necessários nesse ambiente.”

“Mesmo assim, temos a capacidade de editar os documentos com um editor PDF diretamente no navegador.”

Isso oferece à F&M muito mais controle – e esse controle gera tranquilidade quanto à segurança. “No fim das contas, sabemos onde está tudo e que está tudo devidamente registrado.”

Outros pontos de segurança destacados por Morgan: a flexibilidade do Lumin para isolar as conexões ao domínio Google do banco e a possibilidade de definir restrições de IP para o software – com isso, o banco pode limitar o acesso aos próprios escritórios.

“Como instituição financeira, nos preocupamos especialmente com o local onde nossos documentos ficam”, acrescenta. “Fazer desse jeito nos permite decidir de onde eles podem ser acessados.”

Manter os valores da empresa no centro

Colaboração, o segredo do sucesso

Will Tate, Analista de Reports e Automação da F&M, é responsável por garantir uma experiência digital fluida para os colaboradores. Para ele, facilitar a colaboração é fundamental, e o Google Workspace foi o ponto de partida. O Lumin foi o próximo passo.

“Um dos principais objetivos com o pacote Google é a colaboração”, explica. “Poder editar documentos e trabalhar em tempo real com outros departamentos do banco nos ajudou muito.”

Experiência do cliente

Morgan destaca o quanto valoriza a eficiência que o Lumin traz para os funcionários e clientes da F&M. “Eficiência e velocidade, isso é fundamental para a gente, né? Cada passo a mais em um processo consome tempo e prejudica a experiência do cliente.”

Segundo ele, a integração direta do Lumin com o Google torna a colaboração mais rápida e simples, acelerando muito os processos internos. “A gente consegue enviar documentos e formulários para nossos clientes muito mais rápido.”

Tate confirma que, no setor bancário, experiência do cliente e gestão do tempo andam juntas. “Quando trabalhamos com nossos clientes, um dos grandes focos é justamente no atendimento e no tempo que dedicamos à preparação para eles.”

Ele passa cerca de uma hora por dia usando o Lumin. Ele e seu time são extremamente focados em eficiência, e fazer a papelada dos clientes – como pedidos de empréstimo – usando um software em nuvem foi uma revolução.

“Agora que o banco usa o Lumin de verdade, consigo finalmente fazer uma pausa decente para o almoço”, comenta.

Acessibilidade

Antes, a F&M usava outro software de edição de PDF que não era na nuvem. Isso tornava as tarefas mais lentas e trabalhosas: era preciso abrir o PDF, desvendar como editar, baixar de novo e só então reupar no Google Drive.

“Eu passava muito tempo tendo que aprender sozinho as inúmeras funcionalidades do software e tentando entender como tudo funcionava”, conta Tate.

“E além disso, tínhamos cerca de 300 colaboradores que também precisavam ser treinados para dominar o sistema.”

Integrar as equipes ao Lumin foi muito mais simples. “O tempo para treinar novos usuários é praticamente zero”, diz Tate. “É só instalar no computador e ele já sincroniza com o Google.”

Transformação digital sem concessões

Para uma empresa de grande porte – principalmente um banco – a mudança pode ser complicada. Não é só uma questão de mentalidade, mas também de reorganização de processos, obediência a requisitos de segurança, controle de custos – e muito mais.

Por isso a F&M levou tempo para escolher a solução de edição de PDF correta. “Depois disso, tudo deslanchou rapidinho”, conta Morgan.

A cultura da F&M é baseada no bom senso e na gentileza. Entre os valores internos, está o lema “seja uma boa pessoa”. Morgan, Masters e Tate enxergam a transformação digital como parte dessa cultura. Com softwares em nuvem como o Lumin, a equipe do banco pode oferecer um serviço ágil e de qualidade para os clientes fiéis.

“Nosso objetivo todos os dias é tratar as pessoas como gostaríamos de ser tratados. Como banco, é assim que queremos construir a relação com nossos clientes.”

Esse também é o jeito que o Lumin trabalha.