Cách điền mẫu W-4 trực tuyến

Không có gì khó chịu hơn việc đóng quá nhiều – hoặc quá ít – thuế. Nếu làm sai, bạn sẽ có thể phải nhận một hóa đơn thuế lớn vào cuối năm.

Ai cũng biết cách tốt nhất để làm đúng là điền mẫu W-4 cho nhà tuyển dụng mới. Điều bạn có thể chưa biết là việc cực kỳ quan trọng này không hề phức tạp. Sau đây là cách để tìm, điền và ký mẫu W-4 trực tuyến – nhanh chóng!

Mẫu W-4 là gì? 

Mẫu W-4, còn gọi là Chứng nhận Khấu trừ thuế của Nhân viên (Employee's Withholding Certificate), hướng dẫn nhà tuyển dụng số thuế thu nhập liên bang cần khấu trừ từ tiền lương của nhân viên. Mẫu này sử dụng quy trình 5 bước để xác định số tiền cần khấu trừ dựa trên trạng thái khai thuế, nguồn thu nhập và các khoản khấu trừ của bạn.

Không giống như các phiên bản trước đây sử dụng khoản miễn trừ khấu trừ, mẫu W-4 hiện tại tính toán trực tiếp số thuế cần khấu trừ của bạn. Sự thay đổi này giúp mẫu dễ hiểu và chính xác hơn với đa số nhân viên.

Ai cần điền mẫu W-4?

Tất cả nhân viên đều phải điền mẫu W-4 khi bắt đầu công việc mới. Bạn cũng nên cập nhật mẫu W-4 bất cứ khi nào tình hình cá nhân hoặc tài chính thay đổi đáng kể.

Các trường hợp phổ biến cần phải điền mẫu W-4 mới:

• Sinh con
• Bắt đầu công việc mới
• Mua nhà
• Kết hôn hoặc ly hôn
• Nhận thêm hoặc dừng việc làm thứ hai
• Thu nhập có sự thay đổi lớn

Sở Thuế vụ Hoa Kỳ (IRS) khuyến nghị bạn nên hoàn thành một mẫu W-4 mới mỗi năm và khi có bất cứ thay đổi nào về tình trạng cá nhân hoặc tài chính. Thường xuyên cập nhật giúp đảm bảo việc khấu trừ thuế chính xác trong suốt năm.

Hướng dẫn từng bước để điền mẫu

Mẫu W-4 được chia thành nhiều bước, hướng dẫn bạn nhập thông tin cá nhân và lựa chọn các tuỳ chọn khấu trừ phù hợp. Điền cẩn thận từng bước sẽ giúp khấu trừ thuế chính xác.

Bước 1: Nhập thông tin cá nhân

Cung cấp tên, địa chỉ, số bảo hiểm xã hội (Social Security number), và tình trạng khai thuế (Độc thân, Kết hôn khai chung hoặc Chủ hộ gia đình).

Bước 2: Xác nhận có nhiều công việc hoặc vợ/chồng đi làm

Nếu bạn có từ hai công việc trở lên hoặc vợ/chồng của bạn cũng đi làm, hãy làm theo hướng dẫn trong phần này để điều chỉnh số tiền khấu trừ. Bước này giúp bạn không bị khấu trừ thiếu.

Bước 3: Khai báo người phụ thuộc

Nếu bạn có con đủ điều kiện hoặc người phụ thuộc khác, hãy nhập tổng số tiền được giảm trừ để giảm số thuế bị khấu trừ.

Bước 4: Điều chỉnh khác (Tùy chọn)

Sử dụng phần này để yêu cầu khấu trừ thêm, khai báo các khoản thu nhập khác không phải từ công việc hoặc khai các khoản giảm trừ thuế.

Bước 5: Ký tên và ghi ngày

Ký tên và ghi ngày vào mẫu W-4 để xác nhận thông tin là chính xác. Nộp mẫu đã hoàn thành cho nhà tuyển dụng của bạn, không phải cho IRS.

Bạn có thể tải mẫu W-4 ở đâu? 

Bạn có thể tìm và điền Mẫu W-4 trên trang web của Lumin. Nền tảng này cho phép bạn hoàn thành mẫu trực tuyến và tải về để nộp cho nhà tuyển dụng.

Điền và tải mẫu ngay bên dưới.

Điền mẫu W-4 trực tuyến

Việc điền mẫu W-4 trực tuyến trở nên nhanh chóng và dễ dàng với Lumin. Bạn có thể hoàn tất mẫu này một cách điện tử mà không cần in ấn hay viết tay, kiểm tra từng phần trong lúc điền và chỉnh sửa trước khi gửi. 

Khi hoàn tất, bạn có thể ký điện tử và lưu lại một bản để tham khảo sau này. Dưới đây là hướng dẫn từng bước giúp bạn thực hiện quy trình nhanh chóng.

1. Tìm kiếm “Mẫu W-4" trong Template Discovery trên Lumin và nhấn Sử dụng Mẫu.
2. Đăng nhập hoặc tạo tài khoản Lumin.
3. Điền đầy đủ tất cả các trường yêu cầu trong mẫu.
4. Nhấp vào “Chữ ký” và chọn vẽ, tải lên hình ảnh hoặc nhập chữ ký của bạn.
5. Kéo và thả chữ ký vào ô ký tên, sau đó hoàn tất các phần còn lại của mẫu.

Cách nộp mẫu W-4

Mẫu W-4 cần được nộp trực tiếp cho nhà tuyển dụng, không phải cho IRS. Có nhiều hình thức nộp khác nhau tùy vào quy trình của từng công ty.

Nộp bản giấy

Hình thức nộp bản giấy truyền thống vẫn rất phổ biến. Bạn điền mẫu bằng tay hoặc đánh máy thông tin, rồi gửi mẫu đã ký tới bộ phận nhân sự hoặc phòng trả lương của nơi làm việc. Nhà tuyển dụng phải áp dụng mẫu W-4 mới muộn nhất vào kỳ trả lương đầu tiên diễn ra vào hoặc sau ngày thứ 30 kể từ khi nhận được mẫu.

Nộp điện tử

Nhiều nhà tuyển dụng hiện nay chấp nhận nộp mẫu W-4 điện tử thông qua hệ thống trả lương của họ. Nhà tuyển dụng có thể thiết lập hệ thống nhận W-4 từ nhân viên qua mạng và phải cập nhật ngay trong kỳ trả lương đầu tiên diễn ra vào hoặc sau ngày thứ 30 kể từ khi nhận mẫu W-4 mới.

Với các mẫu thuế và hồ sơ hành chính khác như W-7, W-9, và W-2, bạn hãy khám phá Template Discovery trên Lumin với hàng ngàn mẫu có thể điền sẵn để giúp bạn giải quyết giấy tờ đơn giản và nhanh chóng hơn. Những mẫu này sẽ giúp tiết kiệm thời gian cho việc hoàn thiện thủ tục.