Đám mây không thoả hiệp: Dịch vụ doanh nghiệp của Lumin

Kể từ năm 1945, Ngân hàng Farmers and Merchants phục vụ cộng đồng dân cư bang Arkansas từ trụ sở đặt tại một toà nhà phong cách Nữ hoàng Anne tuyệt đẹp tại Stuttgart, thủ phủ về lúa gạo và vịt trời trên thế giới. Với hơn 80 năm hoạt động, F&M đã xây dựng danh tiếng dựa trên sự đổi mới và ngày nay có hơn 20.000 khách hàng trung thành.

Ngân hàng luôn trung thành với các giá trị khởi đầu; tin rằng mọi người tại Arkansas cần được tiếp cận dịch vụ ngân hàng một cách dễ dàng và thuận tiện. Trong thế giới tài chính truyền thống, điều này không phải lúc nào cũng đơn giản. Nhưng cũng giống như những người dân địa phương sử dụng dịch vụ, F&M cam kết đảm bảo chất lượng.

Vài năm trước, ngân hàng bắt đầu lộ trình chuyển đổi số. Họ khởi động bằng việc chuyển sang đám mây — hiện đội ngũ sử dụng Google Workspace — và hiện đang mở rộng khả năng của Workspace thông qua việc tích hợp Lumin vào quy trình làm việc.

Làm thế nào một tổ chức lâu đời như F&M có thể thực hiện chuyển đổi số mà không đánh mất danh tiếng và giá trị đã xây dựng bấy lâu?

Google Workspace: Bước khởi đầu

“Cái khó ló cái khôn”, và khi đại dịch Covid-19 bùng phát, F&M buộc phải chuyển mọi hoạt động sang môi trường số. Họ cần phối hợp cùng cả khách hàng lẫn các ngân hàng khác, tất cả đều làm việc từ xa hoàn toàn.

Chuyển quản lý tài liệu sang Google Workspace là bước đi hiển nhiên và quyết định.

Tyler Morgan, CIO của F&M, khẳng định việc áp dụng điện toán đám mây mang lại tác động tích cực rõ rệt: “Chúng tôi thực sự đánh giá cao khả năng của đám mây và mô hình SaaS (phần mềm như một dịch vụ) để mở rộng quy mô công việc của mình”, ông chia sẻ. Quyết định này giúp ngân hàng trở nên linh hoạt hơn, vẫn đảm bảo hiệu quả và chất lượng vốn có.

“Chuyển sang công nghệ này thật sự đã thay đổi cục diện, đặc biệt là khi chúng tôi không còn phải quản lý phần mềm cục bộ.”

Khám phá Lumin

Sau khi nhận ra tất cả ưu điểm của phần mềm trên đám mây, F&M muốn tiến xa hơn. “Chúng tôi muốn tránh xa các máy bàn Windows cồng kềnh với những chương trình truyền thống phải cài đặt riêng lẻ trên từng máy”, Morgan giải thích.

Họ cần một trình chỉnh sửa PDF dùng trên trình duyệt. Morgan được giao trách nhiệm tìm giải pháp phù hợp. “Thị trường, thành thật mà nói, rất hiếm khi cung cấp được những gì chúng tôi mong muốn.”

Ken Masters, Giám đốc Trải nghiệm số về CNTT tại F&M, cũng xác nhận: “Khi nghiên cứu thị trường PDF hiện nay, chúng tôi nhanh chóng nhận ra lựa chọn rất hạn chế.”

F&M có những yêu cầu rất cụ thể: phần mềm cần cho phép chỉnh sửa PDF, ký số, chi phí hợp lý và đặc biệt phải dễ sử dụng. Họ đã tìm thấy Lumin, theo lời Masters mô tả là một “viên kim cương thô”.

Sản phẩm đáp ứng hoàn hảo tất cả mong đợi, và rõ ràng đội ngũ Lumin sẵn sàng thích ứng với bất kỳ nhu cầu mới nào từ phía ngân hàng. “Đây là sản phẩm thực sự thông minh”, Morgan nhận xét, “Nhẹ hơn nhiều, nhưng có đầy đủ chức năng như phần mềm PDF truyền thống.”

Điều khiến Masters ấn tượng nhất là mô hình cấp phép, cho phép triển khai dễ dàng nhờ tùy chọn người dùng không giới hạn. “Điều đó hoàn toàn thay đổi chi phí.”

Đáp ứng tiêu chuẩn bảo mật

Bảo mật là ưu tiên hàng đầu của F&M bởi dữ liệu tài chính rất nhạy cảm. Việc chuyển tài liệu ngân hàng lên Google Drive vốn đã là thử thách lớn; họ không muốn “di dời” thêm lần nữa.

“Một trong những điểm nổi bật đối với chúng tôi là Lumin cho phép tích hợp liền mạch với Google”, Morgan lý giải. “Điều này có nghĩa là, tài liệu của chúng tôi vẫn nằm ở Google Drive, như điều chúng tôi mong muốn, bởi mọi cấu trúc và kiểm soát đều đã được thiết lập ở đó.”

“Dù vậy, chúng tôi vẫn có thể chỉnh sửa trực tiếp tài liệu PDF trên trình duyệt.”

Cách làm này giúp F&M kiểm soát tốt hơn—và kiểm soát đồng nghĩa với an tâm về bảo mật. “Cuối cùng thì, chúng tôi luôn biết mọi thứ ở đâu và có nhật ký rõ ràng.”

Morgan còn nhấn mạnh thêm về tính linh hoạt của Lumin như cô lập kết nối chỉ trong miền Google của ngân hàng, hoặc thiết lập giới hạn truy cập bằng địa chỉ IP, cho phép chỉ các văn phòng ngân hàng truy cập phần mềm.

“Với tư cách tổ chức tài chính, điều quan trọng nhất là chúng tôi biết tài liệu ở đâu”, ông nói. “Cách này giúp chúng tôi kiểm soát vị trí có thể truy cập tài liệu.”

Giữ vững giá trị doanh nghiệp làm trọng tâm

Hợp tác – Chìa khóa thành công

Will Tate, chuyên viên phân tích báo cáo và tự động hóa tại F&M, phụ trách đảm bảo trải nghiệm số liền mạch cho nhân viên. Đối với anh, việc thúc đẩy hợp tác là yếu tố then chốt, và Google Workspace chính là điểm khởi đầu. Lumin là bước tiếp theo.

“Mục tiêu lớn nhất của chúng tôi với Google là hợp tác”, anh nói. “Khả năng cùng biên tập tài liệu, làm việc trực tiếp với các bộ phận khác trong ngân hàng là lợi thế vô cùng quý giá.”

Trải nghiệm khách hàng

Morgan nhấn mạnh anh đánh giá cao hiệu quả Lumin mang lại cho cả nhân viên và khách hàng F&M: “Hiệu quả và tốc độ là then chốt với chúng tôi. Mỗi thao tác dư thừa đều kéo dài thời gian và làm giảm trải nghiệm khách hàng.”

Theo anh, tích hợp trực tiếp Lumin với Google giúp cộng tác nhanh chóng, quy trình nội bộ cũng mượt mà hơn nhiều. “Giờ chúng tôi có thể gửi tài liệu, biểu mẫu cho khách hàng nhanh chóng hơn trước rất nhiều.”

Tate xác nhận, trong ngành ngân hàng, trải nghiệm khách hàng và quản lý thời gian luôn song hành: “Khi làm việc với khách hàng, một trong những điều chúng tôi chú trọng nhất là sự quan tâm và thời gian chuẩn bị cho họ.”

Cá nhân anh dành khoảng một giờ mỗi ngày sử dụng Lumin. Anh cùng đội nhóm luôn hướng tới hiệu quả tối đa, và việc xử lý hồ sơ khách hàng—như đơn vay vốn—trên đám mây đã tạo ra bước ngoặt lớn.

“Hiện tại ngân hàng dùng Lumin thực sự, tôi mới có bữa trưa đàng hoàng,” anh chia sẻ.

Khả năng tiếp cận

Trước đây, F&M dùng phần mềm chỉnh sửa PDF không hoạt động trên đám mây. Việc này khiến công việc chậm và phức tạp hơn: họ phải mở tệp PDF, tìm cách chỉnh sửa, tải về rồi mới lại upload lên Google Drive.

“Tôi phải tự mày mò học vô vàn tính năng phần mềm và cố hiểu hết các thao tác,” Tate kể lại.

“Trong khi đó, gần 300 nhân viên của chúng tôi cũng cần được đào tạo để nắm toàn bộ hệ thống.”

Việc đưa đội nhóm lên Lumin dễ dàng hơn nhiều. “Thời gian đào tạo cho người mới gần như bằng 0,” Tate khẳng định. “Chỉ cần cài là tự động đồng bộ với Google.”

Chuyển đổi số không phải đánh đổi

Với một doanh nghiệp quy mô lớn—nhất là ngân hàng—thay đổi không bao giờ đơn giản. Điều này không chỉ là vấn đề tư duy mà còn của tổ chức quy trình, đáp ứng tiêu chuẩn bảo mật, kiểm soát chi phí, và nhiều hơn nữa.

Vì vậy, F&M đã cân nhắc kỹ để chọn đúng công cụ chỉnh sửa PDF. “Sau đó, mọi thứ diễn ra rất nhanh”, Morgan chia sẻ.

Văn hoá của F&M dựa trên sự tử tế và thực tế. Một trong những giá trị nội bộ là “hãy là người tốt”. Morgan, Masters và Tate xem chuyển đổi số như một phần của văn hoá ấy. Với các ứng dụng đám mây như Lumin, đội ngũ ngân hàng giờ có thể phục vụ khách hàng lâu năm thật nhanh gọn và chất lượng.

“Mục tiêu mỗi ngày của chúng tôi là đối xử với mọi người như cách mình muốn được đối xử. Là ngân hàng, đó là nền tảng xây dựng quan hệ khách hàng.”

Đó cũng chính là cách tiếp cận của Lumin.