Tự động hoá phiếu điểm trường học: Một trường độc lập đã giảm 67% nhập liệu thủ công như thế nào

Là hiệu trưởng của một trường trung học được công nhận và có quyền cấp tín chỉ, trong năm thứ hai đạt chứng nhận, Georgia Petinarelis cần một cách tốt hơn để quản lý công việc giấy tờ hành chính. Trường học bán thời gian vào thứ Bảy của cô phục vụ 40 học sinh và phải đáp ứng các yêu cầu tuân thủ nghiêm ngặt của Bộ Giáo dục Ontario trong khi đồng thời phối hợp với nhiều tổ chức bên ngoài.

Hệ thống trước đây không hiệu quả. Mỗi học sinh phải có bốn trang phiếu điểm, dẫn đến tổng cộng 160 trang tài liệu được định dạng kỹ lưỡng, đảm bảo đúng chuẩn của bộ mỗi lần gửi phiếu điểm. Các công cụ trước đây thường làm rối định dạng, gây khó khăn cho việc cộng tác do sự khác biệt về tên miền email và khiến việc kiểm soát phiên bản trở nên phức tạp hơn.

“Tôi tải xuống rồi lại tải lên tài liệu; điều đó thực sự rất rối”, Georgia giải thích. “Tôi không chắc mình đã ký tài liệu này hay đã tải tài liệu kia lên chưa, vì vậy tôi phải tải lại và chia sẻ lại.”

Kết quả là gì? Georgia phải nhập dữ liệu thủ công cho từng học sinh trong số 40 học sinh ghi danh, mỗi kỳ mất khoảng 90 phút. Khi một giáo viên mới với tên miền email khác cần quyền truy cập, các hạn chế về tên miền lại gây ra sự chậm trễ không cần thiết. Đối mặt với các hạn chót của bộ và một đội ngũ nhỏ chỉ làm việc vào thứ Bảy, quá trình này rõ ràng cần được tối ưu hóa.

Giải pháp

Sau khi thử các công cụ quen thuộc như Google Suite nhưng không thể giữ nguyên định dạng tài liệu, Georgia đã khám phá ra Lumin.

“Tôi thực sự tin rằng, nếu một công nghệ cần có hướng dẫn sử dụng để làm quen thì không tốt”, cô khẳng định. “Với Lumin, chỉ cần một buổi giới thiệu ngắn là đủ; tôi đã có đúng thứ mình cần.”

Điểm khác biệt lớn nhất chính là chức năng điền sẵn và trộn dữ liệu. Thay vì phải gõ thủ công thông tin học sinh cho 160 trang, Georgia chỉ cần thiết lập tiêu đề và dữ liệu một lần, sau đó áp dụng cho tất cả các trang. “Sau khi điền xong trang đầu, các trang tiếp theo nhanh hơn rất nhiều”, cô chia sẻ.

Các hạn chế về tên miền không còn là vấn đề. Giáo viên, bất kể địa chỉ email, đều có thể cộng tác dễ dàng và các trường đối tác cũng nhận được tài liệu mà không gặp vấn đề kỹ thuật nào. Định dạng tài liệu vẫn nguyên vẹn và theo chuẩn của bộ.

Thời gian chuẩn bị phiếu điểm đã giảm từ 90 xuống còn 30 phút, tiết kiệm 67% công việc hành chính. Quan trọng hơn, Georgia giờ đây có thể dành thời gian đó cho những công việc có giá trị hơn.

“Lumin giúp tôi có lại thời gian đầu tư cho những việc khác”, cô chia sẻ. “Đối với tôi, với tư cách là nhà quản lý, điều đó có nghĩa là tôi có thể dành thời gian hỗ trợ đội ngũ với việc nhận xét và xây dựng cấu trúc thay vì chỉ gõ và soạn thảo lại dữ liệu.”

Chuyển từ việc nhập tay lặp đi lặp lại sang công tác sư phạm mới thực sự là giá trị lớn. Hiện tại, Georgia tập trung hướng dẫn giáo viên viết nhận xét phong phú hơn cho học sinh, phát triển chương trình và lên kế hoạch mở rộng trường học.

Giáo viên cũng được hưởng lợi. Tính năng sao chép và dán giữa các phiếu điểm giúp loại bỏ công việc lặp lại, và chức năng “mẫu” của Lumin mà Georgia tự khám phá còn giúp tăng tốc công việc hơn nữa.

Hiệu quả không chỉ dừng lại ở cấp trung học. Trường tiểu học liên kết cũng đã tích hợp Lumin vào hệ thống và áp dụng các quy trình đơn giản hóa phù hợp với Lumin, được truyền cảm hứng từ thành công của trường trung học. “Tích hợp Lumin với hệ thống hiện tại, chúng tôi không cần dùng công cụ nào khác.”

Tại sao Georgia đề xuất Lumin

“Lumin thực sự tiết kiệm thời gian giá trị. Chúng tôi có thể tạo ra cái mới, nhờ đó vừa học hỏi vừa sáng tạo thay vì chỉ tiêu tốn thời gian.”

Với các trường và hiệp hội cần đáp ứng yêu cầu chính phủ nhưng nguồn lực có hạn, Georgia đã tìm ra giải pháp phù hợp.

Lumin xử lý hiệu quả hồ sơ của 40 học sinh không giới hạn tài liệu, cho phép giáo viên cộng tác không rào cản tên miền email và duy trì định dạng hoàn toàn phù hợp với chuẩn của Bộ. Khi cận deadline, luôn có hỗ trợ ưu tiên sẵn sàng hỗ trợ mọi lúc.

Bước sang năm thứ hai đạt chứng nhận, Hellenic Academy of York đã sẵn sàng tăng trưởng — và Georgia hoàn toàn tin tưởng Lumin sẽ đồng hành cùng sự phát triển đó.