Cách Bayleys thay đổi công tác quản lý bất động sản với Lumin Sign

Suốt hơn năm mươi năm, Bayleys là một biểu tượng trong ngành bất động sản tại New Zealand. Hoạt động của họ bao gồm mua, bán, phát triển và quản lý bất động sản ở những phân khúc trọng điểm: nhà ở, thương mại và nông thôn.

Ngành bất động sản vốn nổi tiếng truyền thống, nhưng Bayleys đã chứng minh rằng truyền thống không đồng nghĩa với việc dậm chân tại chỗ.

Đội ngũ quản lý bất động sản của Bayleys hiện quản lý khoảng 12.000 căn nhà trên toàn quốc, với gần 140 nhân viên phụ trách gần 7.000 khách hàng, từ Northland tới Invercargill. Cho tới gần đây, phần lớn công việc này vẫn thực hiện trên giấy bút. Nay, doanh nghiệp đã chuyển đổi sang quy trình kỹ thuật số.

Will Alexander, giám đốc quản lý bất động sản của Bayleys, là người ủng hộ mạnh mẽ các giải pháp hiện đại và đã đưa những công cụ ký số như Lumin Sign đến với đội ngũ của mình.

Hạ tầng là nền tảng

Cam kết của Bayleys với công nghệ hiện đại thể hiện ở cơ sở hạ tầng. "Bayleys vận hành hoàn toàn trên nền tảng đám mây," Alexander chia sẻ. "Mọi thứ đều trực tuyến và an toàn. Đó là một kiến trúc hiện đại."

Chiến lược lấy đám mây làm trung tâm giúp Bayleys dễ dàng áp dụng các giải pháp kỹ thuật số mới nhằm giải quyết thách thức hoạt động, đặc biệt là trong việc tiếp nhận khách hàng mới.

Thách thức: Đơn giản hóa hợp đồng với khách hàng

Ấn tượng đầu tiên rất quan trọng, nhất là trong ngành quản lý bất động sản. Tuy nhiên, quy trình truyền thống để ký hợp đồng với khách hàng mới khó có thể nói là lý tưởng. “Trước đây, hợp đồng được gửi qua email, in ra, ký, sau đó lại phải scan hoặc thậm chí là chụp ảnh bằng điện thoại,” Alexander cho biết.

“Chúng tôi luôn muốn tạo ấn tượng chuyên nghiệp nhất nhưng đơn giản là trải nghiệm như vậy không còn phù hợp vào năm 2024.”

Ký số thay đổi trải nghiệm

Sau khi cân nhắc nhiều lựa chọn, Bayleys đã chọn Lumin Sign. Hiệu quả đạt được ngay lập tức và rõ rệt. “Dùng Lumin Sign để tiếp nhận khách hàng mới giúp quy trình vốn kéo dài tới một tuần giờ chỉ mất một giờ,” Alexander nhấn mạnh. Riêng tại Auckland, chỉ trong một tháng có thể tiếp nhận đến 200 khách hàng mới. "Nếu mỗi khách hàng đều mất cả tuần, khối lượng công việc sẽ là khổng lồ."

Thách thức càng lớn hơn khi phải xử lý bất động sản thuộc sở hữu chung hoặc được uỷ thác, khi việc thu thập đủ chữ ký thường gây chậm trễ lớn cho khâu tiếp nhận.

Với Lumin Sign, quy trình hiện nay thuận tiện hơn rất nhiều. “Mỗi người sẽ ký theo thứ tự, bạn có thể theo dõi tiến độ và chỉ sau một tiếng, tài liệu đã được ký đầy đủ.”

Alexander cũng lấy làm lạ khi nhiều đơn vị bất động sản khác chưa tận dụng những công cụ như Lumin Sign để đơn giản hóa thủ tục hợp đồng. “Tôi không hiểu vì sao họ vẫn còn in tài liệu, thu thập chữ ký rồi lại nhận về bản PDF scan méo mó. Những chuyện đó giờ đã lỗi thời.”

“Đây là một giải pháp đơn giản.”

Dễ dàng áp dụng

Một yếu tố then chốt giúp quá trình chuyển đổi số tại Bayleys thành công là lựa chọn những công cụ dễ sử dụng.

“Tôi nghĩ nếu công nghệ nào cần có hướng dẫn sử dụng thì đó không phải là công nghệ tốt,” Alexander nhận xét. “Thời kỳ phải học công nghệ như một kỹ sư IT đã qua rồi. Giải pháp kỹ thuật số nào cũng phải dễ tiếp cận.”

Và nhân viên của Bayleys, từ 20 đến 60 tuổi, đã nhanh chóng làm chủ Lumin Sign. “Sau khi gửi 1-2 hợp đồng cho khách hàng, họ đã cảm thấy tự tin,” Alexander kể lại.

Đặt con người làm trung tâm

Đội ngũ quản lý bất động sản Bayleys luôn giữ vững giá trị cốt lõi. “Không chỉ là tiền bạc, con số hay các phép tính,” Alexander chia sẻ. “Mà còn là mang lại mái ấm cho những ai cần.”

“Chúng tôi giúp khách hàng đạt được mục tiêu về tài sản và tìm nơi ở cho người cần. Đó có lẽ là điều làm chúng tôi cảm thấy ý nghĩa nhất.”

Nhờ rút ngắn quy trình ký với các công cụ như Lumin Sign, nhân viên bất động sản của Bayleys có thể dành nhiều thời gian kết nối và phục vụ con người hơn. Chuyển đổi số thành công là mang con người lại gần công việc hơn, chứ không phải ngược lại.