Blueprint Test Prep tiết kiệm hàng giờ mỗi tuần nhờ quy trình giấy tờ Google tích hợp trong Lumin

Tổ chức sự kiện và quản lý marketing trong khuôn viên trường cho một công ty luyện thi quốc gia đồng nghĩa với việc phải xử lý liên tục các hợp đồng. Đối với Emma Rand từ Blueprint Test Prep, điều này bao gồm các bản ghi nhớ hợp tác với tổ chức y tế, thỏa thuận tài trợ với các trường đại học, hợp đồng với influencer cho chiến dịch mạng xã hội và hợp tác với các hội nhóm sinh viên — mỗi đối tác lại gửi tài liệu của mình dưới nhiều định dạng và quy trình khác nhau.

Trước khi có Lumin, mỗi thỏa thuận đều đòi hỏi rất nhiều công đoạn thủ công, tốn sức và mất thời gian.

"Mọi thứ thực sự rất rối rắm và thiếu tổ chức," Emma giải thích. "Tôi thường phải nhập file vào Word hoặc Google Drive, kẻ một dòng cho chữ ký, vẽ chữ ký rồi thêm vào. Mỗi tài liệu lại trông khác nhau hoàn toàn và thường bị thất lạc đâu đó trong hộp thư đến của tôi."

Những rắc rối chỉ ngày càng tăng lên:

• Chữ ký hoặc định dạng không nhất quán giữa các thỏa thuận
• Tài liệu bị chôn vùi trong các chuỗi email dài, rất khó để tìm lại sau này
• Phải chuyển thủ công cho đội ngũ pháp lý và tài chính sau khi ký xong
• Mất hàng giờ mỗi tuần cho các công việc hành chính thay vì tập trung vào hoạt động marketing
• Sau những lần mua lại, nhóm có nhiều tài khoản Lumin rời rạc, không có không gian làm việc tập trung

Blueprint Test Prep phát triển nhờ nhiều lần sáp nhập, khiến nhóm của Emma bỗng phải quản lý cùng lúc nhiều thương hiệu, nhiều CRM và quy trình tài liệu chưa từng được chuẩn hóa. Chỉ để chuẩn bị một hợp đồng đã tốn 2-3 tiếng. Còn muốn tìm lại sau đó? Thậm chí còn mất nhiều thời gian hơn.

"Tôi luôn phải tìm kiếm, rà soát kỹ lưỡng mỗi khi được hỏi về hợp đồng đã ký. Rất nhiều thời gian bị lãng phí."

Giải pháp: Mở, ký và chia sẻ — ngay trong Gmail

Vốn dĩ đã quen làm việc trên Google Workspace, Emma cần một công cụ thực sự phù hợp với quy trình thường ngày của nhóm. Khi phát hiện tích hợp gốc của Lumin với Google Drive, cô đã nhận ra sự thay đổi ngay lập tức.

"Cực kỳ dễ dàng — nó tích hợp ngay với Gmail, vậy nên tôi có thể mở tài liệu với Lumin trực tiếp từ hộp thư đến," cô chia sẻ. "Tôi không phải tải về hay mở ở nơi khác để xử lý."

Quy trình mới loại bỏ hoàn toàn các điểm bất tiện:

• Tài liệu đến qua email hoặc Google Drive
• Mở và chỉnh sửa trực tiếp trên Lumin, không cần tải file
• Thêm trường chữ ký, ghi chú và ngày một cách đồng nhất
• Mời đồng nghiệp làm người đọc để họ truy cập tài liệu cuối cùng
• Tự động lưu trên Drive — không còn nhập nhằng giữa các phiên bản khác nhau
• Một không gian làm việc thống nhất cho cả nhóm, bất kể thương hiệu

"Cứ ký xong là tôi chỉ cần thêm người đọc, họ có thể truy cập tài liệu liền — tôi không còn phải gửi hợp đồng đi khắp nơi sau khi ký và cũng không sợ nó thất lạc email nữa."

Hiện tại, Lumin đã xử lý cho Emma hầu hết quy trình tài liệu chính: ghi nhớ hợp tác với các nhóm y tế và hội sinh viên, hợp đồng influencer cho chiến dịch mạng xã hội, thỏa thuận marketing trong khuôn viên trường và chia sẻ để đội pháp lý, tài chính cùng theo dõi — tất cả diễn ra mà không cần thêm bất kỳ email thừa nào.

Tại sao Emma giới thiệu Lumin

Một giải pháp phù hợp với phong cách làm việc của nhóm

Với một nhóm làm việc trên Google Workspace, chẳng ai muốn một công cụ khiến quy trình thêm phức tạp. Nhờ tích hợp gốc trong Gmail, Emma có thể mở, chỉnh sửa và ký tài liệu ngay từ hộp thư đến — không tải về, không chuyển ứng dụng, không cần nạp lại file.

"Lumin tích hợp với Gmail — tôi mở tài liệu ngay từ hộp thư đến mà không cần tải xuống hay mở ở nơi khác."

Phong cách chuyên nghiệp và thống nhất

Trước Lumin, mỗi hợp đồng Emma gửi đi lại mang một diện mạo khác — chữ ký vẽ tay, định dạng lộn xộn, tài liệu thay đổi tùy nguồn nhận. Giờ đây, hợp đồng nào cũng có chữ ký tay của cô, ghi chú và trường ngày chuẩn hóa giống nhau bất kể đối tác là ai.

"Chữ ký tay của tôi xuất hiện trên mọi hợp đồng. Tất cả đồng bộ — ghi chú, chữ ký, ngày tháng đều giống nhau với từng thỏa thuận."

Một khoản đầu tư xứng đáng

Khi một công cụ có thể giúp bạn tiết kiệm nhiều giờ mỗi tuần, giá cả không còn là vấn đề. Emma cũng không chần chừ khi ai đó hỏi về việc Lumin có đáng đầu tư hay không.

"Thực sự tôi tiết kiệm được vài tiếng mỗi tuần. Không quan trọng giá bao nhiêu, nó xứng đáng. Tôi rất chắc chắn điều đó."

Sinh ra cho teamwork, không chỉ cho cá nhân

Dấu hiệu rõ nhất cho thấy một công cụ tốt là khi bạn chủ động giới thiệu cho người khác. Emma đã từng đề xuất Lumin với đồng nghiệp từ trước cả khi biết rằng họ cũng dùng được — và giờ cô không cần làm trung gian nữa.

"Tôi đã có tài khoản rồi — cứ gửi cho tôi, tôi xử lý giúp để tiết kiệm thời gian cho họ. Bây giờ họ có thể tự làm hết, còn tuyệt vời hơn. Tôi đã giới thiệu Lumin cho rất nhiều người làm cùng lĩnh vực."

Thông điệp cuối cùng

Với một người quản lý marketing phải xử lý lượng lớn hợp đồng trong một tập đoàn nhiều thương hiệu, quy trình giấy tờ không nên chiếm hàng giờ quý báu mỗi tuần. Thiếu chuẩn hóa, hợp đồng bị thất lạc trong hộp thư đến và việc chuyển thủ công gây áp lực tiềm ẩn và cắt ngang công việc thật sự quan trọng.

Emma đã trải qua việc tải file, ký tay, mò lại email bất tận và những rắc rối do tăng trưởng quá nhanh. Rồi cô tìm thấy Lumin — và đã lấy lại thời gian cho chính mình.

"Lumin cực kỳ dễ sử dụng, xứng đáng từng đồng. Chúng tôi tiết kiệm được vài giờ mỗi tuần và hợp đồng đều sẵn sàng cho mọi phòng ban truy cập."

Với một trưởng nhóm marketing tại công ty giáo dục không ngừng phát triển, quản lý hàng chục đối tác, bấy nhiêu là đủ để lựa chọn giải pháp này.