Digital Career Opportunities Worldwide đã giảm một nửa thời gian làm việc mỗi ngày với Lumin như thế nào

Kamara Daughtry thành lập Digital Career Opportunities Worldwide trong đại dịch để hỗ trợ các chuyên gia thích nghi với một thị trường lao động luôn thay đổi. Khi số lượng sa thải gia tăng và nhu cầu sử dụng dịch vụ tư vấn nghề nghiệp ngày càng lớn, khối lượng giấy tờ cũng tăng lên: hợp đồng đã ký, báo cáo đánh giá, gói tối ưu hóa LinkedIn và tài liệu onboarding khách hàng liên tục được lưu chuyển giữa những thành viên ít nhưng năng động trong nhóm của cô.

Vấn đề nằm ở định dạng. Mỗi lần gửi tài liệu qua Word hoặc xuất từ Google Docs, tệp lại bị lỗi định dạng. Cộng tác viên phàn nàn. Khách hàng lo lắng. Hình ảnh chuyên nghiệp mà Kamara đã dày công xây dựng bị ảnh hưởng bởi những công cụ không thể giữ nguyên định dạng tài liệu.

“Tôi từng gửi tài liệu cho một cộng tác viên và họ nói định dạng bị lạ. Họ bảo: à, bạn dùng tài liệu Word, bạn cần in ra.”

In ấn không phải là một lựa chọn. Kamara không có máy in, cũng giống như phần lớn cộng tác viên của cô. Phương án thay thế — in, ký tay rồi scan tài liệu — làm quy trình chậm đi và đôi khi khiến khách hàng từ bỏ hợp đồng trong quá trình chờ đợi qua lại.

“Trước khi dùng Lumin, nhiều người đổi ý. Điều này giúp công ty tiết kiệm được cả tiền lẫn thời gian.”

Giải pháp: Tích hợp Google, không cần máy in

Kamara biết đến Lumin qua Google Drive cách đây hai hoặc ba năm, bị thu hút bởi một video YouTube khiến quá trình này có vẻ rất đơn giản. Cô đã thử và từ đó không rời khỏi.

Kết nối liền mạch: Lumin giữ nguyên định dạng tài liệu, cho phép cả nhóm thêm chữ ký và ký tắt mà không cần tải xuống hay in ấn, đồng thời tích hợp tự nhiên với môi trường Google Workspace mà doanh nghiệp cô đã sử dụng.

“Tôi tìm ra Lumin vì Google Docs có giới hạn. Lumin giữ nguyên định dạng tài liệu, rất hữu ích. Đôi khi tải word về là lỗi định dạng. Lumin tiết kiệm rất nhiều thời gian.”

Quy trình công việc mới rõ ràng:

• Khách hàng xác nhận dịch vụ và thanh toán
• Đội ngũ của Kamara gửi hợp đồng qua Lumin để ký, đẩy nhanh thủ tục
• Một, hai bước ký tắt, xác nhận và dự án bắt đầu
• Tất cả tài liệu được lưu trữ, dễ tìm trên Lumin, không còn các liên kết rời rạc trên Google Drive

Khi cần tìm nhanh một khách hàng hoặc cộng tác viên, chức năng tìm kiếm trong Lumin giúp giải quyết ngay lập tức.

“Lumin giúp chúng tôi tiết kiệm thời gian, tiền bạc và giữ được sự tổ chức. Chúng tôi không còn phải xử lý nhiều đường dẫn khác nhau nữa.”

Tiết kiệm 20–30 giờ mỗi tuần

“Tôi nghĩ là khoảng 20 đến 30 giờ mỗi tuần, vì gần như mọi thứ đều giải quyết trên điện thoại. Khi chúng tôi tập trung được vào một tài liệu, họ ký, chúng tôi ký.”

Với một nhóm nhỏ nhưng quản lý lượng lớn tài liệu khách hàng – nhất là khi gặp làn sóng sa thải, nhu cầu tăng đến 200 tài liệu chỉ trong dưới ba tuần – khoảng thời gian tiết kiệm này vô cùng giá trị. Công việc từng phải chia nhỏ qua nhiều cuộc gọi và thao tác thủ công, giờ chỉ cần vài phút là xong.

Làm việc chỉ nửa ngày

Dòng chảy hợp đồng ký kết nhanh này không chỉ giảm thời gian, mà còn giúp đổi mới nhịp độ hoạt động của cả công ty. Chỉ cần hợp đồng hoàn thành, đội nhóm có thể triển khai công việc ngay lập tức.

“Tôi nhận thấy chúng tôi giảm một nửa thời gian làm việc, vì bạn nghĩ: Hồ sơ xin việc hoặc thư xin việc đã xong rồi mà. Và điều đó chỉ xảy ra nhờ ký được hợp đồng sớm.”

Tổ chức lớn dần theo chúng tôi

Khi quy mô nhóm mở rộng, lượng khách hàng tăng, chức năng tìm kiếm của Lumin trở thành trung tâm tổ chức – cho phép tìm theo tên khách hoặc dịch vụ mà không cần lục các thư mục lưu trữ.

Tại sao Kamara khuyên dùng Lumin

Hoạt động, không cần học nhiều

Kamara tự học qua YouTube, chưa từng phải liên hệ hỗ trợ kỹ thuật và đội ngũ cộng tác viên đều có thể tiếp cận ngay mà không cần hỗ trợ thêm.

“Thật lòng, chỉ cần biết dùng máy tính là dùng được Lumin.”

Giữ nguyên định dạng

Với một công ty đặt nặng hình thức trình bày – hồ sơ cá nhân, hồ sơ LinkedIn, hợp đồng khách hàng –, sự nguyên vẹn của giấy tờ là điều tối quan trọng.

“Lumin giữ nguyên định dạng gốc của tài liệu, rất hữu ích. Nhận chữ ký trong các tài liệu chuyên nghiệp chỉ mất hai bước.”

Một khoản đầu tư xứng đáng

“Lumin rất xứng đáng đồng tiền. Đặc biệt với các chủ doanh nghiệp ngày nay, khi mọi thứ thay đổi liên tục. Đơn giản, trực tiếp, không rườm rà.”

Sinh ra để cho các đội ngũ làm việc từ xa

Với đội ngũ rải rác, không có văn phòng cố định, Lumin giúp cả nhóm tiếp cận được tài liệu mà không cần đến máy in, máy scan hoặc cài đặt phức tạp.

Với các nhà cung cấp dịch vụ quản lý lượng lớn tài liệu khách hàng, ký tay thủ công và file Word lỗi định dạng không chỉ phiền phức: chúng còn tiêu tốn thời gian và chi phí. Kamara xây dựng một công ty tư vấn nghề nghiệp giữa thời điểm khủng hoảng và ngay từ đầu, Lumin đã trở thành một phần cốt lõi – âm thầm nhưng không thể thiếu – cho thành công đó.

Không cần máy in. Không lỗi định dạng. Không chạy theo xin chữ ký. Chỉ còn lại những tài liệu hoạt động trơn tru.