IC ABA tiết kiệm 7 giờ mỗi tuần nhờ tối ưu hóa quản lý tài liệu lâm sàng

Viridiana Loera hiểu cảm giác khi các công cụ không hoạt động như mong đợi. Sau mười hai năm làm việc với liệu pháp ABA tại nhiều cơ sở khác nhau, cô đã thành lập IC ABA ở Massachusetts để xây dựng một phòng khám thật sự mang lại cảm giác "như ở nhà".

Nhưng vẫn có một vấn đề: tài liệu lâm sàng.

"Một trong những khó khăn lớn nhất là các công ty bảo hiểm cung cấp cho tôi các mẫu đơn để điền, nhưng nhiều mẫu là file PDF", Viridiana giải thích. "Tôi đã sử dụng Adobe, nhưng tôi không thích định dạng của nó chút nào".

Quy trình khi chưa dùng Lumin của cô như sau:

1. Tải PDF bảo hiểm xuống từ cổng thông tin hoặc qua email
2. Mở bằng một hệ thống khác (đã thử Adobe và các quy trình thủ công khác)
3. Chỉnh sửa và thêm chữ ký
4. Gửi lại lên Google Drive
5. Gửi cho bảo hiểm hoặc bệnh nhân
6. Lặp lại cho từng khách hàng, từng mẫu đơn

"Trước đây, tôi phải tải PDF xuống, dùng một phần mềm khác và bắt đầu lại mọi quy trình", cô nhớ lại. "Đó là những gì tôi cố gắng thực hiện lúc đầu và thật sự rất mệt mỏi".

Với 20 khách hàng đang hoạt động, 50 người trong danh sách chờ và kế hoạch tuyển thêm các nhà phân tích hành vi được chứng nhận (BCBA) để hỗ trợ sự phát triển, Viridiana cần một giải pháp phù hợp với hệ thống hiện tại của mình.

Tích hợp trực tiếp với Google Drive

Viridiana đã phát hiện ra Lumin vào năm 2025, và sự tích hợp với Google Workspace đã thay đổi mọi thứ.

"Lumin tích hợp với hệ thống Gmail của chúng tôi", cô chia sẻ chi tiết. "Tôi chỉ đơn giản tải tài liệu của chúng tôi lên drive và có thể chỉnh sửa ngay tại đó. Tôi rất thích điều này".

Quy trình mới diễn ra mượt mà và không gặp trở ngại:

1. PDF của bảo hiểm gửi đến qua email hoặc cổng thông tin
2. Tải lên Google Drive để lưu trữ tập trung
3. Chỉnh sửa và ký trực tiếp bằng Lumin từ Drive
4. PDF được tự động lưu lại trên Drive
5. Chia sẻ cho bảo hiểm hoặc bệnh nhân
6. Tái sử dụng mẫu đơn cho các khách hàng khác bằng cách sao chép và dán

"Bây giờ mọi thứ đều trên Google Drive nên tôi có nhiều thời gian hơn cho những việc khác".

Hiện tại, Lumin quản lý toàn bộ quá trình tài liệu lâm sàng tại IC ABA:

• Mẫu giấy tờ bảo hiểm để xin phép trị liệu và thanh toán
• Yêu cầu chữ ký của phụ huynh để đồng ý điều trị
• Lưu trữ tài liệu lâm sàng tập trung trên Drive
• Mẫu tài liệu tái sử dụng giúp xử lý công việc nhanh hơn với nhiều khách hàng
• Không gian làm việc cộng tác sẵn sàng cho phát triển đội ngũ

Tiết kiệm 5 đến 7 giờ mỗi tuần

Đối với một người sáng lập vừa chịu trách nhiệm chăm sóc lâm sàng vừa quản lý hành chính, thời gian là vàng bạc.

Thời gian tiết kiệm được

"Lumin giúp tôi tiết kiệm khoảng từ năm đến bảy tiếng mỗi tuần", Viridiana ước tính. "Với tư cách là người sáng lập, thời gian đó rất quý giá vì tôi có thể dành nhiều hơn cho hoạt động lâm sàng và hỗ trợ khách hàng".

Công việc lâm sàng được đơn giản hóa

Dù là để đáp ứng yêu cầu của bảo hiểm hay lấy chữ ký phụ huynh, mọi thứ giờ đây đều liền mạch và tích hợp. Không còn phải chuyển đổi hệ thống hoặc tải về tài liệu liên tục nữa.

Làm việc cộng tác có thể mở rộng

Khi IC ABA phát triển từ 20 lên hơn 50 khách hàng và bổ sung các BCBA vào đội, Viridiana tin rằng Lumin sẽ đáp ứng tốt cho quá trình này. Mô hình không gian làm việc cho phép một giấy phép phần mềm có thể được nhiều chuyên gia sử dụng để hợp tác trên tài liệu lâm sàng.

Lý do Viridiana khuyên dùng Lumin

Lý tưởng cho chuyên gia y tế

"Lumin giúp điền mẫu bảo hiểm và thu thập chữ ký bệnh nhân trở nên đơn giản hơn. Đây là công cụ lý tưởng cho những ai làm trong lĩnh vực y tế và muốn duy trì tổ chức mà không phải phụ thuộc vào phần mềm nặng nề".

Sẵn sàng cho sự phát triển

Với kế hoạch bổ sung BCBA và hỗ trợ danh sách chờ 50 người tại IC ABA, Viridiana hoàn toàn yên tâm rằng mô hình không gian làm việc của Lumin sẽ dễ dàng thích ứng cùng sự phát triển của đội ngũ.