Làm thế nào Montessori School of Wellington chuyển đổi số hoàn toàn sau 30 năm

Montessori School of Wellington là một phần của cộng đồng địa phương từ năm 1996. Được mẹ của Rayna Lew thành lập với chỉ một lớp học và rất nhiều giấy tờ, ngày nay trường cung cấp nhiều chương trình, tổ chức các hoạt động trước và sau giờ học tại ba trường công lập và có 29 nhân viên để quản lý tất cả.

Trước khi biết đến Lumin, mỗi tài liệu cần ký đều phải trải qua một vòng lặp tẻ nhạt: in ra, ký tay, scan và gửi đi.

Rayna đã lớn lên cùng thói quen đó. Mẹ cô luôn là người chịu trách nhiệm trực tiếp ký tay từng hợp đồng lao động, đánh giá hiệu suất, và hồ sơ nhập học học sinh hàng ngày.

“Mẹ tôi là người sáng lập trường, tôi còn nhớ bà từng nói rằng tay mình đau vì ký quá nhiều giấy tờ.”

Khi Rayna tiếp quản công việc, quy trình vẫn không hề thay đổi. Với đội ngũ giáo viên trải dài ở nhiều cơ sở, một chiếc máy in chậm ở văn phòng và các đợt bận rộn vào tháng 9 cũng như mùa khai báo tài chính, vòng lặp in-ký-scan không chỉ tốn công mà còn trở thành nút thắt thực sự. Thêm nữa, do là người duy nhất được phép ký cho nhà trường, toàn bộ giấy tờ đều chất đống trên bàn cô.

Tìm thấy trên Google, ghim sẵn trên thanh tác vụ

Rayna đã tìm thấy Lumin khi tìm kiếm trên Google một giải pháp quản lý chữ ký điện tử hiệu quả hơn – và không mất nhiều thời gian để cô gắn bó ngay với công cụ này.

Là người dùng Google Workspace, cô cần một giải pháp tích hợp thẳng vào quy trình làm việc, không cần học thêm hay liên hệ với bộ phận hỗ trợ. Cuối cùng cô tìm thấy một công cụ luôn được mở sẵn trên trình duyệt — sẵn sàng mỗi lần có tài liệu mới.

“Lumin rất nhanh và tiện. Tôi luôn để nó mở trong một tab trên máy tính, nó luôn ở đó.”

Quy trình thao tác rất đơn giản và đồng nhất. Rayna chỉ cần tải hợp đồng hoặc tài liệu lên Lumin, thêm chữ ký đã lưu bằng một cú nhấp chuột rồi gửi đi — không cần in, không cần scan, không mất thời gian gửi lại. Bản gốc được lưu trên máy tính, còn bản đã ký lưu trên Lumin, sẵn sàng tra cứu bất kỳ lúc nào.

“Tôi thích việc có thể lưu sẵn chữ ký. Tôi chỉ cần nhấp chuột một lần là chữ ký xuất hiện đúng vị trí. Và tôi có thể giữ cả bản gốc lẫn bản đã ký trên Lumin – như vậy tôi luôn có đầy đủ lựa chọn.”

Đối với một ngôi trường phải quản lý hợp đồng lao động, đánh giá và các thoả thuận chương trình ở nhiều cơ sở, quản lý phiên bản tài liệu là điều sống còn. Mỗi giấy tờ đều có lịch sử rõ ràng, không lo bị thất lạc ở thùng giấy in hoặc hộp thư điện tử.

Tiết kiệm 5 phút mỗi tài liệu

Việc “tiết kiệm 5 phút mỗi tài liệu” cùng Lumin nghe có vẻ nhỏ, nhưng khối lượng tài liệu ở Montessori School of Wellington thực sự lớn và biến động theo từng mùa.

Tháng 9 đánh dấu làn sóng hợp đồng lao động mới vì khai giảng. Mùa khai báo tài chính lại là một đợt khác. Với một người duy nhất chịu trách nhiệm ký cho tổ chức có 29 nhân viên và bốn chương trình, tiết kiệm 5 phút mỗi tài liệu, nhân với hàng chục hợp đồng, tức là tiết kiệm được rất nhiều thời gian — thời gian mà trước đây Rayna dùng cho máy in, nay có thể dành cho việc điều hành trường học.

Kết thúc những cơn đau

Việc phải ký giấy tờ liên tục khiến mẹ của Rayna mệt mỏi trong quá khứ nay đã chấm dứt. Chữ ký lưu sẵn và nhập chỉ với một cú nhấp chuột đã thay thế hoàn toàn cho thao tác thủ công nhiều lần với số lượng lớn tài liệu.

Truy cập mọi lúc

Với bản gốc và bản đã ký đều lưu trữ trên Lumin, Rayna luôn có được lịch sử từng tài liệu — không mệt mỏi lục tìm trong email hay lo chất lượng file scan kém.

Sẵn sàng để phát triển

Rayna mới khám phá ra rằng gói đăng ký năm của cô cho phép thêm cộng tác viên không giới hạn trên Workspace. Khi trường tiếp tục phát triển, Rayna đã có sẵn hạ tầng để mở rộng đội ngũ mà không tốn thêm chi phí.

Lý do Rayna khuyên dùng Lumin

Dễ sử dụng

Rayna chưa từng phải liên hệ bộ phận hỗ trợ của Lumin. Cô tự học cách dùng công cụ, thấy nó trực quan và chưa từng gặp vấn đề từ khi sử dụng. “Nó rất dễ hiểu. Chưa bao giờ khiến tôi đau đầu, dễ dùng đến bất ngờ.”

Độ tin cậy cao

Là hiệu trưởng phải quản lý giấy tờ tại nhiều địa điểm và chương trình, yếu tố quan trọng là sự ổn định. Lumin luôn sẵn sàng trên trình duyệt của Rayna, dùng được bất cứ lúc nào.

“Thật tuyệt khi biết nó luôn ở đó cho mình.”

Công cụ hoàn hảo cho các trường học

Montessori School of Wellington bắt đầu với giấy và bút vào năm 1996. Giờ đây, trường vận hành bằng Google Workspace và Lumin — một sự thay đổi thể hiện mức độ phát triển của quản lý hành chính trong giáo dục và lượng thời gian các công cụ phù hợp có thể tiết kiệm.

Những điều cốt lõi

Đối với các nhà quản lý, hiệu trưởng đang phải xử lý lượng lớn giấy tờ ở nhiều cơ sở, nhiều thời điểm, quy trình in-scan-gửi luôn là gánh nặng thường trực (và ít được chú ý). Quy trình đó tốn thời gian, gây mệt mỏi về thể chất và làm việc kiểm soát phiên bản trở nên khó khăn đến mức gần như không thể kiểm soát tốt.

Rayna thừa hưởng một quy trình giấy tờ 30 năm và đã thay đổi hoàn toàn nhờ một giải pháp chỉ nằm gọn trong một tab trình duyệt. “Lumin giúp chúng tôi tiết kiệm thời gian, và trong một thế giới số hóa, chúng tôi cần những công cụ giúp tạo ra nhiều giá trị hơn.”