Cách Radiant Veterinary mở cửa mà không gặp rắc rối với giấy tờ

Radiant Veterinary là một phòng khám thú y độc lập ở ngoại ô Chicago, được thành lập với ý tưởng đơn giản: không tuân theo sách hướng dẫn của doanh nghiệp, chỉ tập trung vào chăm sóc xuất sắc. Khi Karen Kunst được bổ nhiệm làm phụ trách vận hành, bệnh viện vừa mới khai trương. Mới hoạt động chưa đầy 30 ngày.

Mở một cơ sở y tế từ đầu nghĩa là phải xử lý cả núi giấy tờ trước cả khi đón tiếp bệnh nhân đầu tiên. Hợp đồng với nhà cung cấp, xác thực chứng chỉ, kiểm định thiết bị, xác nhận đơn đặt hàng. Karen phải xử lý toàn bộ luồng công việc hành chính đó đồng thời dẫn dắt đội ngũ 6 người, điều phối bác sĩ, đặt thuốc và đảm nhiệm mọi việc liên quan tới xây dựng quy trình từ đầu.

Cách truyền thống – in, điền tay, scan, gửi – không khả thi. Radiant lúc đó chưa hề có máy in. Thêm vào đó, Karen lại bị chấn thương ở tay, khiến việc viết tay càng khó hơn nữa.

"Với Lumin, tôi tiết kiệm được rất nhiều giấy, cực kỳ nhiều thời gian, và sử dụng thì thực sự dễ dàng."

Lumin xuất hiện nhờ tích hợp Google Workspace và trở thành không thể thiếu

Karen biết đến Lumin nhờ tích hợp với Google Workspace, ngay trong tuần đầu Radiant bắt đầu đi vào hoạt động. Gói thử nghiệm miễn phí đã bao trọn quá trình khai trương, và cô đã tìm ra một công cụ xóa bỏ mọi rào cản với việc quản lý tài liệu – không cần học thêm, không phải nhờ hỗ trợ.

Quy trình rất đơn giản: nhận được hợp đồng. Karen mở lên bằng Lumin, điền các trường, ký tên, lưu dưới dạng PDF, rồi gửi mail. Không cần in. Không cần scan. Không viết tay.

"Tôi chỉ ký vào phần cần thiết, lưu tài liệu, gửi đi – xong."

Gần 90% tài liệu Karen xử lý bằng Lumin là hợp đồng. Số còn lại là xác nhận từ nhà cung cấp và biểu mẫu khách hàng mới – tất cả những gì cần chữ ký hoặc thông tin phòng khám. Mỗi tài liệu đã ký được lưu dạng PDF trên đám mây, đảm bảo quản lý khoa học và truy cập nhanh chóng, bất kể là cho tuân thủ pháp luật hay cần đối chiếu sau này.

Với một phòng khám mới, luôn trong tình trạng bị kiểm soát chặt chẽ về quy định, khả năng truy vết này là cực kỳ cần thiết.

Tác động: Tiết kiệm 20 phút cho mỗi tài liệu

Tiết kiệm thời gian tạo ra khác biệt ngay từ ngày đầu

"Lumin giúp tôi tiết kiệm 20 phút giấy tờ cho mỗi tài liệu."

Giai đoạn khai trương, số lượng tài liệu cần xử lý luôn đều đặn. Tiết kiệm 10 đến 20 phút cho mỗi hợp đồng, nhân với hàng tuần trời đăng ký nhà cung cấp, gửi giấy tờ hoặc ký kết nội bộ – lợi ích tích lũy rất nhanh. Mỗi phút tiết kiệm cho công tác hành chính là thêm một phút dành cho mục tiêu lớn nhất: khai trương bệnh viện.

Không có máy in cũng chẳng sao

Mua máy in, mực và giấy cho một phòng khám mới là không rẻ. Khi bắt đầu, Lumin đã loại bỏ hoàn toàn nhu cầu đó.

"Lumin giúp tôi tiết kiệm tiền! Tôi không phải in ra cả núi giấy đó nữa."

Linh hoạt theo từng giai đoạn phát triển

Thời gian đầu, khối lượng giấy tờ vô cùng lớn. Khi Radiant đã đi vào quỹ đạo hàng ngày, số hợp đồng Karen xử lý cũng ổn định hơn và cô rất thích vì có thể điều chỉnh gói Lumin linh hoạt từng tháng, đúng theo nhu cầu thực tế.

"Việc tính phí theo tháng rất phù hợp. Tôi có thể tùy ý duy trì hay dừng lại."

Với các doanh nghiệp mới, đặc biệt là cơ sở y tế, đối mặt với thực tế hành chính khi khởi động, quy trình in – điền tay – scan – gửi giấy tờ thực sự là gánh nặng không cần thiết. Tốn thời gian, tiền bạc và sức lực – đúng lúc thiếu nhất khi bắt đầu.

Karen cần mở bệnh viện, dẫn dắt đội nhóm và thay đổi thói quen khi bị chấn thương tay – mọi phương án cũ đều không thể thực hiện. Lumin giúp đơn giản hóa tất cả. Tài liệu chuyên nghiệp, thao tác và lưu trữ chỉ trong vài phút, không cần máy in.

"Lumin thực sự giúp tôi sắp xếp công việc hiệu quả hơn."