Cách Sage Properties từ bỏ giấy tờ và tiết kiệm 30 phút cho mỗi hợp đồng

Khi Mackenzie và chồng tiếp quản Sage Properties chưa đầy một năm trước, họ không chỉ thừa hưởng một danh mục bất động sản — mà còn nhận được một mớ hỗn độn về giấy tờ. Hệ thống của chủ sở hữu trước, theo lời Mackenzie, dựa trên "rất nhiều lần gửi qua gửi lại". Hợp đồng được gửi bằng thư. Thỏa thuận dựa trên sự tin tưởng. Một số hợp đồng thuê thậm chí còn chưa ký.

Đối với một công ty dựa trên sự tin tưởng của khách hàng, quản lý những bất động sản mà chủ nhà thường sống ở tiểu bang khác và chưa từng gặp mặt Mackenzie, đó không còn là lựa chọn khả thi nữa.

Chỉ riêng số lượng giấy tờ đã nói lên tất cả: hợp đồng cho thuê, hồ sơ nhận nhà, NDA, hợp đồng với đơn vị cung ứng trang trí hoặc làm vườn, phụ lục gia hạn hàng năm. Mọi thứ đều cần bảo mật, dễ kiểm soát, và dễ hoàn thành kể cả với những khách hàng không rành công nghệ.

Giải pháp: Ký không cần tài khoản và đảm bảo mọi bước đều được xác thực

Mackenzie biết đến Lumin khi tìm cách đơn giản hóa quy trình ký hợp đồng — và điều thuyết phục cô ấy lại đơn giản: khách hàng không cần tạo tài khoản để ký.

Với một công ty quản lý bất động sản ở nhiều bang khác nhau, với những chủ nhà phần lớn chưa từng gặp mặt, việc xóa bỏ rào cản này tạo nên sự khác biệt lớn. Mọi người chỉ cần mở tài liệu, xem các trường ký có màu riêng cho từng người, thêm chữ ký tắt và ngày tháng, rồi nhận ngay bản sao bảo mật khi mọi người đã hoàn tất. Không còn các cuộc gọi nhắc nhở. Không còn lăn tăn liệu hợp đồng đã được ký chưa.

"Tôi thực sự thích việc khách hàng không cần tài khoản Lumin để xem và ký tài liệu. Quá trình ký cực kỳ đơn giản, với các trường màu sắc khác nhau cho từng người thuê hoặc chủ nhà. Đây là quy trình ký an toàn và ai cũng nhận được bản sao ngay lập tức."

Ngoài ký hợp đồng, Mackenzie sử dụng trình chỉnh sửa PDF của Lumin để nhanh chóng cá nhân hóa các mẫu tiêu chuẩn. Cô dễ dàng chỉnh sửa các điều khoản theo ngày hay địa điểm bất động sản trước khi gửi đi, cho phép duy trì một mẫu chính linh hoạt cho toàn bộ danh mục mà không cần bắt đầu lại từ đầu mỗi lần.

Với khoảng 20 tài liệu Lumin mỗi tuần, thời gian tiết kiệm được cộng dồn rất đáng kể. Mackenzie ước tính rằng cô tiết kiệm gần 30 phút cho mỗi tài liệu đơn giản nhờ loại bỏ giai đoạn gửi qua gửi lại — in, scan, nhắc nhở và gửi lại từng tốn rất nhiều thời gian.

Nhưng điều cô đánh giá cao nhất lại không phải là thời gian tiết kiệm được: đó là các nhắc nhở tự động.

Khi gửi hợp đồng gia hạn và người thuê chưa ký, Lumin tự động gửi nhắc nhở, Mackenzie không cần phải làm gì thêm. Không còn những tin nhắn SMS hay cuộc gọi nhắc nhở khó xử. Tin nhắn được gửi đi, hợp đồng được ký và mọi thứ tiếp tục tiến triển.

Với những chủ nhà ở xa, chưa từng gặp Mackenzie ngoài đời, trải nghiệm trở nên chuyên nghiệp hơn rất nhiều. Họ nhận được tài liệu sạch đẹp, màu sắc, có thể ký mà không cần tạo hay tải gì về và nhận xác nhận ngay khi tất cả hoàn tất.

"Lumin Sign đơn giản hóa quy trình tài liệu từ A đến Z. Ai cũng chắc chắn nhận được bản ký ngay lập tức. Không cần lục mail để lưu lại nữa, vì đã có sẵn rồi."

Tại sao Mackenzie khuyên dùng Lumin

Chồng cô Mackenzie không rành công nghệ nhưng vẫn sử dụng được ngay từ đầu. Chính sự dễ dùng này khiến Lumin trở thành giải pháp mở rộng dễ dàng cho Sage Properties khi đội ngũ lớn lên.

Với một doanh nghiệp vừa đổi chủ chưa đầy tám tháng và đã xử lý hàng trăm tài liệu mỗi tuần, sở hữu một công cụ chỉ cần sử dụng là chạy tốt — và ai cũng dễ làm quen — không chỉ là một lợi thế. Đó là chìa khóa để phát triển mà không bỏ sót điều gì.